Система управления предприятием БЭСТ-5 Руководство пользователя (стр. 30 )

Рисунок 9‑51 Заказ продажи

На основании заказов может быть выписан счет на оплату. По одному и тому же заказу можно вывести на печать несколько счетов на оплату, формы которых  генерируются по усмотрению пользователя. Далее, по выставленным счетам покупатель оплачивает ТМЦ, работы или услуги – либо наличными, либо через банковский счет. При соответствующей настройке, выполненной в приложении Расчеты с партнерами, счет на оплату может выступать в роли объекта расчетов (т. е. по нему будет отслеживаться баланс платежей и отгрузок при учете взаиморасчетов с партнером).

Система БЭСТ-5 располагает развитыми средствами учета сроков оплаты и поставки. Данные сроки могут рассчитываться по формулам, настроенным пользователем.  Формула задает временной интервал, который отсчитывается относительно некоторой условной даты. Сроки могут устанавливаться различными способами: на уровне группы расчетов, к которой относится та или иная совокупность клиентов (т. е. в рамках настройки приложения Расчеты с партнерами) или для отдельно взятого покупателя (т. е. соответствующей карточке из Картотеки партнеров). 

В роли источников данных о товарах и ценах при оформлении заявок, заказов и подготовке счетов на оплату выступают прайс-листы.  Отпускные цены в прайс-листах могут быть указаны в любых денежных единицах. Пересчет цен в национальную валюту производится автоматически – по курсу, указанному пользователем. Коммерческий курс, применяемый для расчета цен в прайс-листах, может как соответствовать курсу ЦБ РФ, так и  устанавливаться в произвольном порядке. При этом Вы можете настроить свои алгоритмы расчета отпускных цен.

Заказ продажи также является основанием для отгрузки ТМЦ со склада. Формирование расходной накладной на основании заказа продажи выполняется двумя способами:

В приложении Товары. Продукция. В режиме оформления расходной накладной, при установке курсора в поле Заказ, система выдает список заказов, готовых к отгрузке, из которого следует выбрать необходимый документ-основание. Данные из выбранного заказа (включая строки товарной спецификации) будут автоматически перенесены в накладную. Возможность использования информации из заказов при формировании накладных обеспечивается за счет соответствующей настройки параметров приложения Товары. Продукция; В приложении ПРОДАЖИ. КЛИЕНТЫ – в режиме работы с заказом. Для этого, при работе с окном, где находятся строки заказа, следует воспользоваться комбинацией клавиш <Alt+O> или кнопкой «Накладная».

ТМЦ, указанные в заказе продажи, могут быть отгружены как полностью, так и частично. Если происходила частичная отгрузка товаров, то каждая последующая расходная накладная будет формироваться с учетом предыдущих отгрузок.

В процессе оформления заказа продажи система предусматривает одновременное резервирование указанных в нем ТМЦ. ТМЦ, зарезервированные на складе по оформленному заказу, становятся недоступными для распределения при обработке новых заказов. Иными словами, при оформлении каждого нового заказа количество свободного (т. е. доступного для продажи) товара на складе уменьшается на резервируемое количество – несмотря на то, что фактической отгрузки этой номенклатуры не было. Применять механизм резервирования или нет – решает сам пользователь. Если при обработке заказов продажи  практикуется резервирование товарных позиций, то при начальной настройке параметров приложения Продажи. Клиенты указывается количество дней, предусмотренное для резервирования ТМЦ на складе. Резерв автоматически отменяется  после отгрузки заказанных товаров со склада, а также при закрытии или аннулировании данного заказа.

Нередко предприятия оформляют сделки продажи, предметом которых являются ТМЦ, отсутствующие на данный момент на складе. Типичные примеры таких ситуаций – прием заказов на ТМЦ, ожидаемые в ближайших поставках, или организация эксклюзивных поставок товаров строго по заявкам конкретных клиентов. Такая возможность реализована и в БЭСТ-5. Эта задача решается с помощью параметра Использовать лимит?, значение которого устанавливается в режиме Настройка приложения →Настройка параметров. Если данный параметр принимает значение Нет, система разрешает выписку счетов без учета остатков на складе.

Заказ продажи, по которому либо были выполнены все операции, либо их выполнение отменяется/откладывается на неопределенный срок, может быть закрыт по усмотрению пользователя. После закрытия заказ переносится в реестр закрытых заказов, и, если по нему не производились отгрузки, его можно открыть повторно (т. е. восстановить в реестре открытых заказов продажи – вместе с восстановлением резервирования указанных в нем ТМЦ).

Сводные заказы

Система БЭСТ-5 позволяет отслеживать исполнение обязательств по сделкам продажи, состоящим из ряда этапов. Контроль исполнения обязательств осуществляется на уровне ассортимента поставки, объемов и цен. Как правило, подобные сделки оформляются договорами продажи. Для отражения предмета поставки (т. е.спецификации) такого  договора используются сводный заказ.

Работа с данными документами ведется в режиме Сводные заказы. При входе в этот режим отображается список сводных заказов. Сводные заказы либо формируются на основании заключенных договоров продажи, либо вводятся вручную.

Основные особенности сводных заказов заключаются в следующем:

Сводный заказ содержит ссылку на соответствующий договор продажи; Каждая строка спецификации сводного заказа содержит дату поставки; В строке спецификации содержатся данные о количестве данной номенклатурной позиции в заказе, сформированных заказах на отгрузку и отгруженных товарах; Сводные заказы не могут выступать основанием для формирования накладных или актов о выполнении работ/оказании услуг; По сводным заказам не выполняется резервирование номенклатурных позиций на складах предприятия;

На основании сводного заказа создается заказ-этап. Заказ-этап представляет собой обычный заказ продажи. Он включает в себя совокупность номенклатурных позиций из сводного заказа, имеющих одну и ту же дату поставки. Заказ-этап полностью определяется сводным заказом и не может существовать или изменяться вне зависимости от сводного заказа. Во всех остальных отношениях заказы-этапы не отличаются от заказов продажи и хранятся в том же реестре, что и заказы продажи. Каждый заказ-этап содержит ссылку на соответствующий сводный заказ.

При формировании заказ-этапа пользователь должен указать дату поставки. Система просматривает сводный заказ и выявляет все неотгруженные позиции со сроком поставки, более ранним, чем указанная дата или совпадающим с нею.

Иными словами, в заказ-этапе будут отражены те товары, которые должны быть отгружены в указанный день, а также товары с более ранними сроками отгрузки, на которые еще не были оформлены другие заказ-этапы.

Контроль исполнения заказов по договорам и заказ-этапов осуществляется за счет сопоставления плановых данных, указанных в эти документах, с фактическими данными по отгрузкам. 

Прайс-листы и управление ценообразованием

Управление прайс-листами осуществляется с помощью режимов, находящихся в папке Ведение прайс-листов. Система БЭСТ-5 позволяет вести один основной и произвольное количество дополнительных прайс-листов.

Список товаров, включаемых в прайс-лист (Рисунок 9‑22), может быть сформирован одним из двух способов:

На уровне номенклатурного справочника товаров и готовой продукции. При использовании этого способа каждая позиция прайс-листа однозначно соотносится с записью номенклатурного справочника – независимо от того, ведется ли учет товаров по партиям или нет; На уровне партий ТМЦ. В этом случае каждая позиция прайс-листа соотносится с определенной партией поставки. Соответственно, для всех партий одного и того же товара могут быть назначены разные отпускные цены.  Это значит, что при вводе заказа менеджер, помимо номенклатуры, должен точно указывать код партии; По аналитикам. Одни и те же товары могут отличаться по какому-либо характеристическому признаку (размеры, материал, цвета и т. д.). Данные признаки в системе БЭСТ-5 называются аналитиками номенклатуры (Подробнее об этом см. п.9.2.2).  Данный способ формирования прайс-листа означает формирование отпускных цен для каждой разновидности одного и того же товара. 

Выбор видов ТМЦ, включаемых в прайс-лист, осуществляется в приложении Товары. Продукция. Однако пополнение прайс-листа возможно не только в приложении Товары. Продукция, но и непосредственно в режиме работы с прайс-листом.

При входе в Основной прайс-лист на экране отображается список товаров и готовой продукции, продаваемых на данный момент предприятием пользователя. Для каждой позиции указываются:

Остаток товара на складе (если прайс-лист сформирован по партиям, то остаток по каждой партии; Лимит перезаказа; Количество зарезервированного товара и текущий остаток (с учетом резерва), Цены в рублях и в валюте.

Система БЭСТ-5 предусматривает различные способы назначения отпускных цен – как в «привязке» к учетной цене товаров на складе, так и в произвольном порядке. Выбор нужного варианта ценообразования осуществляется в режиме настройки параметров приложения Продажи. Клиенты.

Настраивать алгоритмы расчета отпускных цен можно как для прайс-листа в целом, так и для каждой группы и даже для каждой номенклатуры. При этом действует иерархический принцип: если для конкретной номенклатуры задан свой способ расчета цен, то используется именно он. Если этот способ не задан, то используется настройка для группы. Если настройка для группы не задана,  используется настройка для всего прайс-листа.

•

В том случае, если алгоритм расчета отпускной цены определяется для товаров, учитываемых по партиям, он будет действовать для всех партий данной номенклатуры.

Система позволяет настраивать до 4 видов отпускных цен в основном прайс-листе. Другими словами, прайс-лист представляет собой «объединение» четырех одновременно используемых прайс-листов.

Кроме того, в папке Ведение прайс-листов также существует режим Дополнительный прайс-лист. С его помощью может быть создано любое количество прайс-листов, имеющих индивидуальную настройку.