Система управления предприятием БЭСТ-5 Руководство пользователя (стр. 34 )

Формирование отчетов

В режиме Формирование отчетов доступен широкий спектр ведомостей, сводок и справок, отражающих состояние и движение товарных запасов в различных аналитических срезах. Формы отчетов сгруппированы в следующие папки:

Синтетические и аналитические отчеты (ведомости операций по счетам учета запасов, отчеты по оборотам, аналитические ведомости); Ведомости учета остатков (остатки на дату, остатки по картотеке); Ведомости учета движения (карточки учета, ведомости поступления и выбытия, оборотные ведомости, детальная ведомость движения, товарный отчет по форме ТОРГ-29); Отчеты по товарам отгруженным (ведомости движения и списания товаров отгруженных); Показатели прибыли (отчеты о валовой прибыли, прибыли на рубль себестоимости, на рубль реализации и на единицу ТМЦ); Реестр документов; Расчеты с контрагентами; Ведомость дефицита.

Закупки. Поставщики

Каждое предприятие периодически решает задачи, связанные с пополнением материальных запасов и/или приобретением различных работ и услуг, т. е. совершает сделки закупки.

Функции учета и контроля сделок закупки сосредоточены в приложении Закупки. Поставщики, которое обеспечивает:

Ведение договоров на закупку ТМЦ/приобретение работ, услуг; Ведение реестра актов оприходования выполненных работ и  оказанных услуг; Формирование отчетов по закупкам в любой момент времени и в любом аналитическом срезе: по датам и периодам, поставщикам, договорам, операциям, видам товаров и услуг и др.

Договоры закупок

Закупки, совершаемые у постоянных поставщиков, на долгосрочной основе, предполагающие большие объемы или серии поставок, оформляются договорами. Ведение этих договоров осуществляется в режиме Договоры закупок.

При проведении сделки закупки, оформляемой договором, предприятие-поставщик и предприятие-покупатель – каждое со своей стороны – контролируют исполнение условий договора и определяют баланс расчетов по договору на основании документов оплат и поставок. Если баланс расчетов (т. е. соотношение сумм оплат и поставок) равен нулю, сделка считается завершенной. При балансе расчетов, отличном от нуля, возникают обязательства поставщика или покупателя.

•

Логика работы с договорами закупки аналогична той, которая используется при ведении договоров продажи (см. п.9.2.1).

Разовые сделки закупки или закупки в небольших объемах либо оформляются счетами-фактурами, либо могут вообще не иметь документа-основания. Во всех перечисленных случаях для оформления поступления ТМЦ, являющихся предметом сделки, используются приходные накладные, а оформление приемки работ и услуг выполняется с помощью актов.

Система БЭСТ-5 позволяет оперативно контролировать обязательства по поставкам как в рамках отдельно взятой сделки, так и по партнеру в целом.

Приложение Закупки. Поставщики взаимодействует с другими функциональными блоками системы БЭСТ-5:

СЫРЬЕ. МАТЕРИАЛЫ, ТОВАРЫ. ПРОДУКЦИЯ – совместное использование номенклатурных справочников, контроль оприходования поставляемых ТМЦ; КНИГА ПОКУПОК-ПРОДАЖ – автоматическая регистрация счетов-фактур поставщиков на основании актов о выполнении работ, услуг, ведение реестра счетов-фактур на закупку и книги покупок; КАССА. ПОДОТЧЕТЫ, СЧЕТА В БАНКАХ – разнесение оплат по актам выполнения работ/оказания услуг; РАСЧЕТЫ С ПАРТНЕРАМИ – отражение и контроль расчетов по обязательствам перед поставщиками; Главная книга – формирование проводок по актам выполнения работ, услуг.

Учет приобретения работ и услуг

Описание групп работ, услуг и их характеристик (код, наименование, ставка НДС и др.) производится в Справочнике групп услуг, работ. Среди характеристик работ и услуг, вводимых в справочник Номенклатура услуг, работ,  –  код группы, к которой относится вид работы/услуги; уникальный код вида работ/услуг в пределах этой группы (т. е. номенклатурный номер); единица измерения (если работы/услуги являются «измеряемыми» – например, в часах),  цена за единицу и т. д. В  данном справочнике также могут присутствовать дополнительные характеристики (атрибуты). Возможные значения этих характеристик вводятся в Справочнике атрибутов услуг.

Для оформления оприходования выполненных работ/оказанных услуг используется режим Акты о выполнении работ, услуг.  Акт о выполнении работ/ оказании услуг может быть или введен вручную, или сформирован на основании соответствующего счета-фактуры, зарегистрированного в приложении Книга покупок-продаж.

По актам о выполнении работ, услуг могут быть сформированы бухгалтерские проводки  – автоматически (при помощи типовых операций) или вручную.

Книга покупок-продаж

Приложение Книга покупок-продаж предназначено для учета расчетов по НДС на основе книги покупок и книги продаж. Оно объединяет функции регистрации и оформления счетов-фактур и ведения книг покупок и продаж.

Среди возможностей приложения:

Формирование счетов-фактур на оприходование и отгрузку (при этом реализована связь с документами, формируемыми в приложениях Товары. Продукция, с актами на выполненные работы, формируемыми в приложениях Закупки. Поставщики и Продажи. Клиенты, а также с документами приложения Имущество); Формирование авансовых счетов-фактур, связь с наличными и безналичными платежами; Отражение счетов-фактур в расчетах по обязательствам; Автоматическое формирование записей в книги покупок и продаж; Исправление ошибок, ведение дополнительных листов в книгах покупок и продаж; Поддержка различных групповых операций со счетами-фактурами; Формирование проводок по записям в книгах покупок и продаж.

Реестры счетов-фактур

Ведение входящих и исходящих счетов-фактур осуществляется в реестрах Счета-фактуры на закупку и Счета-фактуры на продажу соответственно.

Счета-фактуры (Рисунок 9‑26) вводятся по видам движения материальных ресурсов и денежных средств относительно предприятия-пользователя. Виды движения определяют регламент формирования и разнесения счетов-фактур в книги покупок и книги продаж.  Перечень видов движения определен разработчиками системы и закрыт для корректировки. В него включены  следующие виды движения:

Вид счета-фактуры	Виды движения
Счет-фактура на закупку	Закупка ТМЦ Безвозмездное получение
Счет-фактура на продажу	Отгрузка Безвозмездная передача Предоплата Поступление прочих денежных средств

В строках одного счета-фактуры могут присутствовать:

Товары. Данная позиция счета-фактуры выбирается из номенклатурного справочника приложения Товары. Продукция; Запасы. Данная позиция счета-фактуры выбирается из номенклатурного справочника приложения Сырье. Материалы; Услуги. Данная позиция счета-фактуры выбирается из номенклатурного справочника услуг и работ, общего для приложений ЗАКУПКИ. ПОСТАВЩИКИ и ПРОДАЖИ. КЛИЕНТЫ; Имущество. Данная позиция счета-фактуры выбирается из номенклатурного справочника приложения Имущество; Прочее имущество. Данная позиция вводится вручную – без использования каких-либо справочников.

В строках счета-фактуры на предоплату и поступление прочих денежных средств могут отражаться:

Наличные платежи; Безналичные платежи.

Рисунок 9‑57 Счет-фактура

Система БЭСТ-5 предусматривает различные варианты формирования счетов-фактур:

Ввод счетов-фактур в реестре вручную. В дальнейшем на основе счета-фактуры, введенного в реестре вручную, в соответствующих приложениях могут быть сформированы документы склада, акты о выполнении работ/оказании услуг, документы поступления имущества. В складских документах и актах о выполнении работ/оказании услуг нужный счет-фактура выбирается в одноименном поле документа. В документе поступления имущества для этого имеется специальная кнопка «Фактура». Если счет-фактура был выставлен на основании договора или заказа продажи, то этот договор или заказ следует указать в поле Основание. Выбор договора/заказа осуществляется в том случае, если расчеты с партнером, указанным в счете-фактуре, ведутся в разрезе договоров/заказов (т. е. по сделкам);

•

При вводе строк счета-фактуры налоги по строке и по документу в целом считаются в соответствии с настроенными налоговыми моделями. Налоги, рассчитанные по документу в целом, можно посмотреть при помощи кнопки «Налоги».

Формирование счетов-фактур из реестра на основе на основе документов на отгрузку, оприходование ТМЦ или актов о выполнении работ/оказании услуг. Для использования этих документов в роли источников, в форме счета-фактуры существует кнопка «Документы». При нажатии на данную кнопку необходимо сначала выбрать тип документа-источника: Товары, Запасы или Услуги. Далее, в реестре документов указанного типа, отфильтрованных по партнеру и документу-основанию (если он существует), нужно отметить один или несколько документов-источников. Их данные будут перенесены в строки счета-фактуры; Формирование счетов-фактур на предоплату и на поступление прочих денежных средств из реестра на основе документов-источников. В этом случае при нажатии кнопки «Документы» Вы можете выбрать одну из двух разновидностей документов-источников: Платежи безналичные и Платежи наличные. В первом случае Вам будет предложен список входящих платежных документов, прошедших по выписке банка и отфильтрованных по покупателю, указанному в счете-фактуре. Во втором случае предлагается список приходных кассовых документов, также отфильтрованный по данному покупателю. В предложенном списке нужно отметить один или несколько платежей. Далее отмеченные позиции будут перенесены в строки счета-фактуры; Формирование счетов-фактур на отгрузку и оприходование из соответствующих складских документов и актов о выполнении работ/оказании услуг. Для решения этой задачи в реестрах перечисленных видов документов используются функциональные клавиши <Alt+F> и <Alt+J> или кнопка «Фактура»; Формирование счетов-фактур на предоплату  и поступление прочих денежных средств из приходных документов, зарегистрированных по выписке банка. Для этого, находясь в реестре таких документов, следует воспользоваться кнопкой «Фактура». Формирование счета-фактуры будет выполняться либо на полную сумму данного платежа в основной валюте, либо на сумму неразнесенного остатка по этому документу. Не покидая режима работы с банковским документом, Вы можете получить информацию о неразнесенном остатке: или с помощью кнопки «Основание», или в поле Док.-основание; Формирование счетов-фактур на предоплату и поступление прочих денежных средств из приходных кассовых ордеров. Эта задача решается с помощью кнопки «Фактура», расположенной в реестре кассовых документов. Если выбранный кассовый  ордер не был оформлен на основании какого-либо отгрузочного счета-фактуры, то при нажатии данной кнопки будет создан счет-фактура на предоплату/поступление прочих денежных средств – на полную сумму платежа, выраженную в основной валюте.

Книга покупок и книга продаж

В приложениях существуют режимы Книга покупок и Книга продаж, построенные на едином регистре (Рисунок 9‑28). Главный способ формирования записей в книге покупок и книге продаж – автоматический, однако при необходимости записи можно вводить и вручную.