Система управления предприятием БЭСТ-5 Руководство пользователя (стр. 46 )

Восстановление из архива базы отчетов

Восстанавливает из созданного архива только базу с отчетами.

Импорт данных из БЭСТ-5

Позволяет конвертировать базы данных при обновлении версий системы БЭСТ-5.

Для конвертации следует создать в новой версии программного комплекса БЭСТ-5 базу данных нового предприятия, войти в него и запустить на выполнение данный режим. Далее в открывшемся окне нужно указать путь к той базе, данные которой подлежат переносу в новую версию, и нажать кнопку «Выполнить».

Импорт данных из БЭСТ-4

Этот режим предназначен для пользователей, которые осуществляют переход с системы БЭСТ-4 на систему БЭСТ-5. До начала переноса данных необходимо  выполнить следующие операции:

Проиндексировать в БЭСТ-4 базу данных предприятия, данные которого должны быть перенесены в БЭСТ-5. В БЭСТ-5 создать базу данных нового предприятия и войти в нее.

Проконтролировать, чтобы в момент выполнения операции по переносу данных в системах БЭСТ-4 и БЭСТ-5 не работали другие пользователи.

Импорт данных из БЭСТ-ОФИС

Этот режим предназначен для пользователей, осуществляющих переход с системы управления малым предприятием БЭСТ-ОФИС.

Восстановление целостности плана счетов

Данный режим применяется в ситуациях, когда  после проведения процедуры Upgrade (обновления версии) или при каких-либо сбоях план счетов или не отображается вообще, или отображается только частично, а также если не отображаются привязки аналитических сегментов к счетам.

Описание структуры БД

Содержит полное описание файлов (таблиц) и полей базы данных системы БЭСТ-5 с указанием их русских и английских названий.

Сменить собственное предприятие

В данном режиме можно выбрать предприятие  из Картотеки партнеров, которое далее будет использоваться в качестве собственного предприятия, от имени которого ведется учет. При выполнении данного режима выводится предупреждение с информацией о том, какие параметры необходимо перенастроить для дальнейшей работы.

Общие данные

В БЭСТ-5 существует ряд справочников, которые, в силу своего назначения, совместно используются многими приложениями. Поэтому все они собраны  в приложении Общие данные. Справочники, входящие в рассматриваемое приложение, всегда доступны для пользователя – независимо от состава приобретаемых приложений.

Валюты и курсы валют

Как уже было сказано ранее, система БЭСТ-5 обеспечивает учет операций как в национальной, так и в любой другой  валюте.  Список иностранных валют при этом не ограничен. Любые валюты, используемые для целей учета, должны быть описаны в соответствующем справочнике При выполнении операций в иностранной валюте программа запрашивает курс иностранной валюты по отношению к национальной денежной единице.

Система предусматривает два варианта ведения валютных операций:

Перевод суммы в национальную валюту по курсу ЦБ РФ на дату выполнения операции. Это общепринятое и нормативно определенное правило для  операций в иностранной валюте. При вводе проводки в иностранной денежной единице  система  просматривает справочник курсов валют. Если курс на дату совершения операции установлен, он вводится в документ автоматически. Если же курс отсутствует, то система  запрашивает его у пользователя; Использование произвольного курса. Независимо от наличия курса в справочнике валют, для каждой операции можно установить свой курс, в том числе и взятый из этого  справочника.

Папка Валюты и курсы валют включает в себя два справочника, необходимых для ведения валютного учета:

Справочник курсов валют; Справочник кодов валют.

В Справочнике кодов валют вводятся следующие сведения:

Параметр	Описание
Код валюты	Уникальный код денежной единицы (не более 3 знаков). Может содержать любые цифры, буквы, специальные символы. Регистр букв не различается. Редактирование кода валюты возможно, если он не используется в проводках.
Код валюты по ISO	Код валюты в соответствии со стандартами международной организации по стандартизации (ISO). В частности, эта кодировка используется при импорте и экспорте платежных документов в систему электронных платежей «Клиент-Банк». В остальных случаях ввод данного реквизита не является обязательным.
Наименование	Наименование денежной единицы. Может содержать до 15 символов.
Точность представления	Точность представления валюты при отображении на экране компьютера. Возможные варианты: До целых, До десятых, До сотых, До тысячных.
Множитель для курса	В стандартной ситуации, если множитель равен единице, курс валюты показывает количество национальных денежных единиц, предлагаемое  за одну иностранную единицу. С помощью множителя можно задать курс за 10, 100 денежных единиц и т. д. Изменение этого параметра в процессе работы запрещается.

В данном справочнике также необходимо указать склонения названий основной и разменной денежных единиц. Это требуется для печати в документах сумм прописью. Для системы достаточно указать склонения для одной, 3 и 5 денежных единиц. Остальные варианты склонений будут сформированы автоматически.

•

В данный справочник не рекомендуется вводить те валюты, которые не будут использоваться в учете.

Справочник курсов валют используется для ведения истории изменения валютных курсов. При вводе записей в справочник нужно указать код валюты, используя Справочник кодов валют; дату, на которую вводится курс и значение курса по отношению к национальной валюте. Курсы валют могут вноситься как непосредственно в справочнике, так и при вводе валютных операций. Корректировка записей допускается только в самом справочнике.

Если используется курс ЦБ РФ, то в справочник должны быть внесены курсы валют на все даты проведения валютных операций. При использовании произвольных курсов обязательно должны быть сделаны записи на даты переоценки валютных счетов.

Аналитические измерения

Данная папка включает в себя три справочника:

Виды измерений; Групповые измерения; Справочник статей расходов; Дополнительные измерения.

Первые два из этих справочников служат для описания объектов аналитического учета, которые будут использоваться в процессе работы с системой. В третий из указанных справочников – Справочник статей расходов – вводится список статей расхода денежных средств (как правило, он применяется в бюджетных организациях – в рамках учета финансовых операций). Четвертый справочник предназначен для описания дополнительных аналитических измерений, включаемых в состав документов, ведомостей и картотек. 

Виды измерений

В этом справочнике формируется список аналитических измерений, которые могут использоваться в любом функциональном разделе системы для целей аналитического учета.

⇘

О принципах аналитического учета, реализованных в системе  БЭСТ-5, рассказывалось в п. 3.1.2 и п. 7.5

Измерения, вводимые в справочник, делятся на две категории: системные и пользовательские. В свою очередь, измерение характеризуется неким набором значений.

Рисунок 9‑77 Справочник видов измерений

Системные измерения определены и настроены разработчиком. Они изначально присутствуют в поставке БЭСТ-5. Корректировка и удаление списка системных аналитических измерений запрещены. Системные измерения допускают только просмотр, а также внесение изменений в их значения.

Пользовательские измерения могут быть созданы в любой момент времени. Точно также в любой момент времени пользователь может вводить значения этих измерений и изменять их реквизиты (за исключением длины кода сегмента). Удаление пользовательских измерений допускается лишь при условии, что они до этого не использовались в учете.

При входе в справочник видов измерений (Рисунок 9‑47) отображается таблица, в которой указаны код и название вида измерения, наименование связанного с ним системного справочника, признак использования вида измерения в учете запасов, признак системности, а также  текущий статус, указывающий на возможность его применения.

Для создания новой записи в справочнике видов измерений  следует воспользоваться командой меню Правка → Новая запись, соответствующей кнопкой на панели инструментов или клавишей <F4>.

Экранная форма для ввода/корректировки пользовательского вида измерения содержит две закладки (Общее и Значения). Рассмотрим набор реквизитов, представленных на первой закладке:

Реквизит	Описание
Код	Уникальный код измерения. В качестве кода могут использоваться обычные названия (например, «Регионы», «Партнеры» и пр.) или буквенно-цифровые обозначения.
Название	Наименование измерения. По своему содержанию может быть произвольным. Максимально допустимая длина – 50 символов.
Длина сегмента	Количество знаков в коде аналитики для данного измерения. Допустимый диапазон – от 1 до 10. По умолчанию, предлагается 10.
Системный объект	Вспомогательное, не обязательное для заполнения поле, предусмотренное для облегчения ввода значений пользовательского  измерения. Если в данном поле выбран какой-либо системный справочник, в дальнейшем его значения могут использоваться для ввода значений пользовательского измерения. На содержимое самого системного справочника это никак не влияет.
Использовать в номенклатуре	Признак использования измерения для расширенного аналитического учета номенклатуры. В зависимости от ситуации, может принимать значения Да или Нет.
Алгоритм для кода	Алгоритм для формирования кода аналитического измерения.
Алгоритм для названия	Алгоритм для формирования названия измерения.
Алгоритм для фильтра	Алгоритм для наложения фильтра на значения аналитического измерения.

У вида измерения имеется свой собственный аналитический справочник – справочник значений по данному измерению (закладка Значения). Работа со справочником значений ведется строго в разрезе измерений. Другими словами, сначала выбирается  само измерение, а затем для него отображается набор значений.