Система управления предприятием БЭСТ-5 Руководство пользователя (стр. 41 )

Персонал, работающий на автомобиле, подразделяется на три категории:

Старший водитель; Водитель; Сопровождающее лицо.

Карточки водителей и лиц, сопровождающих автомобили, содержатся в Картотеке водителей. Помимо общих сведений профессионального плана (класс, категории, удостоверение, водительский стаж и т. д.), карточка содержит различные данные о работе водителя и исходную информацию для целей расчета зарплаты. Так, если у пользователя имеется приложение Заработная плата, то в поле карточки водителя Табельный номер может быть указана ссылка на соответствующую карточку персонального учета, а  при нажатии кнопки «Персональная карточка» будет доступно содержимое данной карточки. В карточке водителя также имеется кнопка «Автомобили», позволяющая увидеть список машин, на которых работал данный водитель. Нажав кнопку «Работа», Вы можете просмотреть данные всех путевых листов по этому водителю, а воспользовавшись кнопкой «ГСМ» – увидеть сведения о движении ГСМ по путевым листам.

Учет ГСМ

ГСМ, предназначенные для эксплуатации автотранспорта и хранящиеся на предприятии в стационарных хранилищах, учитывают средствами приложения Сырье. Материалы.

ГСМ, находящиеся в баках транспортных средств, учитываются в приложении Автотранспорт. Для целей их сводного количественно-суммового учета в приложении введены вспомогательные «виртуальные» места хранения (склады), относящиеся к транспортным подразделениям предприятия. Учет ГСМ на таких складах ведется на стандартных карточках складского учета. Учет осуществляется либо в разрезе номенклатуры ГСМ, либо, при партионном способе хранения – в разрезе отдельных партий.

Согласно терминологии, принятой в приложении Автотранспорт, таким «виртуальным» местом хранения ГСМ в баках транспортных средств является склад транспортного цеха. Под транспортным цехом понимается собой структурная единица, за которой числятся транспортные средства предприятия, а также сотрудники, осуществляющие их эксплуатацию. Информация об этих подразделениях находится в общесистемном справочнике Структурные подразделения и Справочнике транспортных цехов (режим Справочники, папка ГСМ).

Склад транспортного цеха представляет собой сводный объект учета, позволяющий оценить суммарное наличие и движение ГСМ в баках по транспортному подразделению в целом – в разрезе номенклатурных позиций и партий. Для таких складов определен специальный тип места хранения – цех (транспорт).

Детальный количественно-суммовой учет ГСМ в баках транспортных средств организован для каждого отдельного транспортного средства категории автомобиль. Такой учет ведется в карточках транспортных средств – в разрезе номенклатуры ГСМ и партии.

Учет ГСМ в баках транспортных средств имеет существенную особенность, связанную с тем, что при ведении бухгалтерского и складского учета используется единица массы (кг, тонны), а при учете ГСМ в баках транспортных средств применяется единица объема (литры, кубометры). При этом единица массы интерпретируется как основная, а единица объема – как дополнительная.

Движение ГСМ во всех документах приложения Автотранспорт ведется в единицах объема, т. е. в дополнительной единице измерения, которая пересчитывается в основную по общим правилам с использованием коэффициента пересчета – плотности. Данный коэффициент зависит от температуры воздуха, а, следовательно, постоянно изменяется.

В приложении Автотранспорт выделяются следующие категории ГСМ:

Топливо; Моторные масла; Трансмиссионные масла; Пластичные смазки.

Используемая на предприятии номенклатура ГСМ хранится в справочнике Номенклатура ГСМ. Этот справочник является частью Номенклатурного справочника приложения Сырье. Материалы. 

ГСМ может поступать в бак  транспортного средства двумя способами:

Выдача из стационарного хранилища; Заправка на АЗС.

Обе названных операции должны быть оформлены документами внутреннего перемещения/оприходования запасов на склады транспортного цеха – т. е. на соответствующие карточки складского учета. Одновременно с этим ГСМ приходуется в карточку транспортного средства. Списание топлива по путевому листу должно быть оформлено расходным документом  со склада транспортного цеха. Одновременно ГСМ списывается с соответствующей карточки транспортного средства. Документы на перемещение, оприходование и списание ГСМ соответствуют стандартным видам движений по складам сырья и материалов.

В то же время любое движение ГСМ в баках автомобилей отслеживается не только по номенклатуре, но и в разрезе отдельных транспортных средств, водителей и путевых листов.

Текущая информация о состоянии запасов ГСМ отображается в Картотеке ГСМ.  Картотека ГСМ входит в состав Картотеки складского учета приложения Сырье. Материалы и представляет собой совокупность карточек складского учета по  местам хранения типа цех (транспорт). Нажав на кнопку «Автомобили» в выбранной карточке складского учета, Вы сможете увидеть данные о наличии ГСМ в баках транспортных средств.

Путевые листы

Путевой лист (Рисунок 9‑38) представляет собой документ, фиксирующий работу водителя и автомобиля. Ведение и обработка путевых листов осуществляются в режиме Путевые листы. Путевой лист содержит следующие разделы:

Общий раздел – сведения об автомобиле, прицепах, водителях и сопровождающих лицах; Работа водителя и автомобиля – время выезда и возвращения в гараж и показания спидометра. Результаты работы водителя и автомобиля: время в наряде, пробег, объем перевезенного груза; Движение горючего: остаток при выезде и возвращении, сведения о заправках, фактический расход топлива и нормативный расход, исчисленный по данным транспортной работы.

Рисунок 9‑68 Путевой лист

Путевой лист может пребывать в одном из двух состояний (статусов): Открыт и Закрыт.

Закрытие путевого листа означает, что его данные введены полностью, и он может использоваться бухгалтером для списания ГСМ, расчета зарплаты водителей и сопровождающих лиц за транспортную работу для приложения Заработная плата, а также для передачи данных о пробеге транспортного средства в приложение имущество.

Ввод исходных данных об отправляемом в рейс автомобиле осуществляется с использованием Карточки автомобиля (тип, марка, данные о постоянно прикрепленном прицепе и пр.). Данные о водителе вносятся либо из этой же карточки, либо из Картотеки водителей (если водитель не бы указан в карточке автомобиля). По данным выбранной карточки автоматически заполняются ФИО и табельный номер.

Данные о работе водителя и автомобиля вносятся вручную, за исключением показания спидометра при выезде. Показание спидометра при выезде автоматически переносится из предыдущего по дате путевого листа, выписанного на эту же автомашину. При необходимости показание спидометра может быть изменено. Общее правило контроля правильности заполнения полей экранной формы путевого листа – значения показателей на момент возвращения автомобиля должны быть больше, чем значения показателей на момент его выезда в рейс.

В путевом листе осуществляется расчет общего пробега, пробега с грузом, время в наряде, объем перевезенного груза, а также показатели по ГСМ.

Оплата транспортной работы

Оплата транспортной работы заключается в расчете начислений за транспортную работу водителям и сопровождающим автотранспорт лицам. При этом речь идет исключительно о транспортной работе.

Начисления за транспортную работу могут включать:

Повременную оплату за время работы на транспортном средстве (данное время определяется согласно  путевым листам); Сдельную оплату за работу на транспортном средстве – как правило, это оплата перевезенного груза в тоннах или тонно-километрах, объем которого также определяется по путевым листам; Прочие надбавки за транспортную работу,  классность и пр.

Таким образом,  отличительной особенностью любых начислений за транспортную работу является то, что их сумма определяется на основании данных о результатах работы водителя и сопровождающих лиц, полученных при обработке данных путевых листов.

Эти начисления экспортируются в лицевые счета сотрудников – т. е. в приложение Заработная плата.  Другие начисления, выходящие за рамки транспортной работы и распространяемые на любой персонал предприятия –  больничные, отпускные и пр. , а также налоги и взносы рассчитываются в приложении Заработная плата в стандартном порядке.

Учет питания

Приложение Учет питания, входящее в группу приложений Производство, является центральным звеном отраслевого решения БЭСТ-ПИТАНИЕ. Это решение автоматизирует функции планирования и учета питания в столовых лечебных, санаторно-курортных, дошкольных и образовательных учреждений, а также в столовых, буфетах, кафе, принадлежащих организациям различного профиля. Оно ориентировано на бухгалтеров-калькуляторов, технологов-пищевиков, диетсестер. 

Решение БЭСТ-ПИТАНИЕ построено на интеграции приложения УЧЕТ ПИТАНИЯ с приложениями Сырье. Материалы и Товары. Продукция, последнее из которых взаимодействует с приложением Продажи. Клиенты. В результате этой интеграции обеспечивается полный контроль всех стадий движения продуктов питания и приготовленных из них блюд –  начиная с  поступления закупок на склад и заканчивая продажей готового блюда. Проводки, сформированные на основании документов движения продуктов и блюд, передаются в приложение Главная книга – для отражения в общем учете хозяйственной деятельности и подготовки бухгалтерской, налоговой и управленческой отчетности предприятия.

В функции приложения Учет питания входят:

Ведение реестра технологических и технико-технологических карт на блюда; Расчет планового меню (типового меню) по дням недели, сезонам, времени приема и категориям и количеству питающихся; Расчет плановой потребности в продуктах с учетом сезонных норм убыли; Определение недостающих компонентов блюд; Учет компонентов блюд, которые не хранятся на складе, но есть в рецептуре блюда (вода, бульон и т. д.); Различные способы формирования меню-раскладки на каждый день по категориям питающихся  –  на основании планового меню, вручную, путем копирования ранее сформированных меню-раскладок ; Формирование меню на заказ – для последующей реализации блюд; Резервирование продуктов на складе по данным меню-раскладок; Формирование требований на отпуск продуктов со склада в столовую, накладных на списание в производство, накладных на приход готовой продукции; Формирование калькуляционных листов и калькуляционных карточек (форма ОП-1); Формирование отчетности по расходу продуктов и приготовлению блюд (плановый и фактический расход продуктов, сводная ведомость затрат и др.)

Ведение учета в приложении организовано следующим образом.