Система управления предприятием БЭСТ-5 Руководство пользователя (стр. 20 )

•

В поставке системы изначально присутствуют три плана счетов: бухгалтерский (Б), налоговый (Н) и план счетов для учета по упрощенной системе налогообложения (УСН). Ведение произвольного количества планов счетов является дополнительно приобретаемой функцией.

Рисунок 9‑31 Режим формирования плана счетов

Перед началом работы с системой пользователь должен сформировать план счетов (Ведение системы счетов → Формирование плана счетов), в котором максимально учтены специфика деятельности и информационные потребности его предприятия (Рисунок 9‑1). Решение этой задачи существенно упрощает наличие настроенного  плана счетов, входящего в поставку системы. В нем, если это потребуется, можно добавить новые синтетические счета или открыть субсчета на счетах, которые уже существуют. Также можно дополнить или откорректировать вспомогательный план счетов, используемый для целей налогового учета. Следует проработать и систему аналитического учета: прежде всего, определить те счета, на которых он будет вестись. И, наконец, можно удалить те счета, которые не будут использоваться в бухгалтерском и налоговом учете. Выбор необходимого плана счетов делается с помощью кнопки «Вид», расположенной в нижней части экранной формы.

•

Под номер счета в системе БЭСТ-5 отводится 16 символов. К таким символам могут относиться цифры, прописные буквы русского алфавита, а также знак подчеркивания. Включение пробелов в номере счета не разрешается.

Все счета характеризуются статусами (состояниями). У счета могут быть два статуса: Открытый и Закрытый. По счету со статусом Открытый можно  выполнять любые проводки. Со счетом,  имеющим статус Закрытый,  любые корреспонденции запрещены. Закрытые счета служат только для сбора информации по счетам более низкого уровня, а также при подготовке отчетов.

Каждый синтетический счет может быть разбит на субсчета, которые детализируют отражаемую на нем информацию. Для более глубокой детализации учетных данных на счете/субсчете используется аналитический учет. Субсчета имеют те же характеристические признаки, что и счета более высокого уровня, и могут быть открыты только на счетах со статусом Закрытый.

Сегменты аналитики на счетах

Для конкретного синтетического счета/субсчета, на котором открыт аналитический учет, указывается последовательность сегментов аналитического учета. Каждый сегмент представляет собой аналитическое измерение, которое соответствует определенному виду аналитических признаков (об этом было более подробно рассказано в п. 3.1.2 и 7.5). Виды измерений могут быть системными (включенными в поставку программы и связанными с конкретными системными справочниками) и пользовательскими (созданными пользователем по своему усмотрению).

Справочник сегментов аналитики ведется в режиме Ведение системы счетов → Сегменты аналитики на счетах. Сегменты аналитики также можно указать непосредственно в плане счетов. При указании сегментов аналитики также предусмотрена настройка обязательности ввода данного сегмента. Если сегмент объявлен обязательным  для ввода, то без указания значения данного сегмента документ или проводка не будут сохранены.

•

Любые изменения в системе счетов рекомендуется проводить до начала выполнения учетных операций в БЭСТ-5, так как сделать это в дальнейшем будет значительно сложнее. О том, как изменить структуру Плана счетов уже в процессе работы, будет рассказано далее.

Счета, на которых открыт аналитический учет, выделяются для наглядности зеленым цветом, валютные счета – голубым.

Книга учета операций

Главным информационным регистром не только данного приложения, но и всей системы БЭСТ-5 является Книга учета операций, которая находится в папке Учет хозяйственных операций. Книга включает записи всех бухгалтерских операций и служит основным источником для формирования сводных бухгалтерских отчетов (Рисунок 9‑2).

Рисунок 9‑32 Книга учета операций

При регистрации операции в любом приложении (чаще всего это ввод первичного документа), данные о ней сохраняются в соответствующем учетном файле (например, в кассовой книге, реестре документов поступления товаров и пр.), а сформированные  проводки поступают в Книгу учета операций. Проводкам присваивается регистрационный номер, а сам номер записывается в поле документа. При корректировке/удалении первичного документа система «обращается» к Книге учета операций и корректирует/удаляет соответствующие проводки.

В Книге учета операций также предусмотрен вызов первичного документа, породившего ту или иную проводку. Установив курсор на строке с соответствующей проводкой и нажав  кнопку «Документ», Вы получаете доступ к нужному реестру документов, в котором хранится интересующий Вас документ-основание, выделенный курсором – для упрощения поиска. Работая с ним и прочими документами, входящими в этот реестр, Вы можете выполнять любые операции с их реквизитами – согласно установленным для Вас правам доступа. 

Помимо формирования проводок на основании документов допускается ввод проводок непосредственно в Книге учета операций. Обычно, таким образом записываются проводки служебного характера, например, проводки закрытия счетов, распределения остатков и т. д.

Кроме того, система БЭСТ-5 позволяет импортировать наборы проводок из других информационных систем. При импорте БЭСТ-5 проверяет корректность заполнения реквизитов импортируемых проводок и вносит их в Книгу учета операций.

Книга учета операций также имеет альтернативную форму представления (Учет хозяйственных операций → Журнал операций по счету). Эту форму очень удобно использовать в тех ситуациях, когда необходим просмотр всех проводок в корреспонденции с указанным синтетическим счетом. Данная форма называется Журнал операций по счету. В то же время следует помнить, что это не автономный учетный регистр, а просто другой вариант группировки содержимого Книги учета операций.

В Книгу учета операций поступают все проводки, которые относятся к текущему расчетному периоду. При этом любая проводка, независимо от источника ее поступления, может быть откорректирована или удалена пользователем. При закрытии расчетного периода все проводки за соответствующий месяц переносятся в архивный файл. Устройство архивного файла аналогично Книге учета операций, однако данные здесь доступны только для просмотра.

Как уже было сказано в п. 3.1.2, проводки по первичным документам можно формировать не только вручную, но и автоматически – с использованием предварительно настроенных наборов шаблонов, называемых типовыми операциями. В каждом приложении программы БЭСТ-5 предусмотрен свой список типовых операций. Проводки, сформированные по типовым операциям, при необходимости также могут быть откорректированы пользователем.

При вводе проводки вручную БЭСТ-5 контролирует факт принадлежности каждого фигурирующего в ней счета к одному и тому же плану счетов. Система не допускает возможности выбора счетов, относящихся к разным планам. Это делается во избежание разрушения целостности учета. После указания первого счета, входящего в ту или иную проводку, для ввода второго (корреспондирующего с ним) счета, предлагается только тот план счетов, к которому относится первый счет. Точно также, при настройке шаблона проводки, входящей в состав типовой операции, система запрещает выбирать счета из разных планов счетов.

Общесистемная отчетность

В системе имеется широкий набор стандартных форм налоговой и бухгалтерской отчетности (как для журнально-ордерной, так и для мемориально-ордерной форм учета). Все отчеты могут быть получены в валюте учета или в валютах совершения операций. Формирование различных синтетических и аналитических отчетов, включая оборотно-сальдовые ведомости, шахматную ведомость, Главную книгу выполняется в режиме Общесистемная отчетность.

Документы свободного вида

Система БЭСТ-5 позволяет расширить возможности пользователя в плане ведения полного документированного учета. Книга регистрации документов представляет собой реестр так называемых документов свободного вида, т. е. учетных документов произвольного содержания. К таким документам можно отнести акт бартерных сделок, бухгалтерские справки, доверенность, командировочное удостоверение (которые включены в поставку системы), а также любые другие разновидности документов, настроенных пользователем в режиме Формирование справочников → Справочник документов свободного вида. Возможность создания  документов свободного вида позволяет полностью отказаться от ввода проводок непосредственно в Книгу учета операций без документов. Создавая новый вид документа, помимо его кода и названия. для параметра Категория печатных форм, можно указать одно из предлагаемых системой значений. Данный параметр определяет «привязку» вида документа к конкретной папке, содержащей шаблоны печатных форм. Если для вида документа не указана категория печатных форм, то при его выводе на печать система предложит для выбора список всех папок с шаблонами печатных форм, предусмотренных для этого режима.

Принципы налогового учета

Как говорилось в п. 3.1.3, в системе БЭСТ-5 реализовано ведение налогового учета по общей и по упрощенной системе налогообложения. При этом в качестве основы налогового учета используется система специальных налоговых счетов, являющаяся составной частью общего Плана счетов. При использовании общего налогового режима налоговые счета позволяют вести учет доходов и расходов в целях налогообложения прибыли согласно требованиям главы 25 НК РФ. Налоговые счета для УСН предназначены для учета доходов и расходов предприятия, признаваемых в соответствии с положениями главы 26.2 Налогового кодекса РФ. Используемый в системе БЭСТ-5 механизм типовых операций позволяет организовать параллельное ведение бухгалтерского и налогового учета на основании одних и тех же первичных документов, зарегистрированных в системе.

Внешняя отчетность

Одной из наиболее важных обязанностей бухгалтера является представление отчетов в налоговые и государственные органы за определенный учетный период: месяц, квартал, год. К таким отчетам относятся, например, баланс предприятия (форма № 1) с приложениями, отчет о финансовых результатах (форма № 2), отчет о движении денежных средств (форма № 4), различные налоговые декларации и т. п. Все эти отчеты  имеют ряд характерных особенностей: