Система управления предприятием БЭСТ-5 Руководство пользователя (стр. 6 )

Справочник планов счетов. Создание и ведение произвольного набора планов счетов помимо тех, что изначально присутствуют в поставке БЭСТ-5. Данные  планы счетов поддерживаются во всех приложениях; Банк данных по счетам. Информационное хранилище по синтетическим и аналитическим счетам (остаткам, оборотам и всем корреспонденциям). Ускоряет  формирование отчетов и аналитических выборок. Работает вместе с приложением Главная книга; Связь с системами «Клиент-Банк». Работает вместе с приложением Счета в банках; Экспорт налоговых деклараций в электронном виде. Формирует годовую и промежуточную отчетность в электронной структуре, утвержденной ФНС РФ. Работает вместе с приложением Главная книга; Настройка видов движения. Дополнительная настройка видов движения имущества. Работает вместе с приложением Имущество; Дополнительные прайс-листы. Реализует возможность ведения неограниченного количества прайс-листов с многовариантной выборкой ассортимента. Работает вместе с приложением Продажи. Клиенты; Валютные счета-фактуры. Работает совместно с приложением Книга покупок-продаж; Сводные заказы. Дополнительный режим управления многоэтапными договорами продажи, предназначенный для отражения их спецификаций.  При планировании производства используется для составления планов производства на основе заказов от потребителей продукции. Работает с приложениями Продажи. Клиенты, Планирование производства; Работа со сканером. Поддержка технологий штрихового кодирования. Ввод и поиск информации о товарах на основе штрих-кодов. Работает с приложением Товары. Продукция и блоком «Удаленный склад товаров, продукции»; Экспорт/импорт строк складских документов. Экспорт/импорт строк товарных спецификаций складских документов в информационную базу  системы БЭСТ-5 из других систем товарного учета. Работает с приложениями Товары. Продукция, Сырье. Материалы, а также с удаленными блоками «Удаленный склад сырья, материалов», «Удаленный склад товаров, продукции»; Экспорт данных в электронном виде для ПФР и ГНИ. Работает совместно с приложением Заработная плата; Обеспечение автономной работы. Необходим для эксплуатации приложений, которые предусматривают работу в автономном режиме.

Данные и основы их обработки Предприятия и базы данных

Хранение информации, введенной в систему БЭСТ-5, осуществляется в базе данных. База данных состоит из набора файлов, где и находится вся информация. В свою очередь, файлы делятся на таблицы с данными и индексные файлы, которые содержат вспомогательную информацию для поиска данных.

Как уже было сказано в п. 1.2, система БЭСТ-5 автоматизирует деятельность на одном или на произвольном количестве юридически самостоятельных предприятий. Для каждого такого предприятия в системе создается своя собственная база данных и выполняется своя индивидуальная настройка ключевых учетных параметров.

В системе БЭСТ-5 предусмотрено создание баз данных нескольких типов. Тип базы данных зависит от профиля деятельности предприятия и выбирается пользователем при установке системы. Типы баз данных, поддерживаемых системой БЭСТ-5, представлены в следующей таблице:

Тип базы данных	Назначение
Хозрасчетное (Базовая БД)	Предназначена для коммерческих организаций, оптовой торговли, производства, сферы услуг. Бухгалтерские настройки, включенные разработчиками в поставку, ориентированы на ведение учета финансово-хозяйственной деятельности по Плану счетов, утвержденному Приказом Минфина РФ  от 01.01.2001 №94н (в редакции Приказа Минфина РФ от 01.01.2001 №38н). Примеры настроек для ведения налогового учета адресованы предприятиям, использующим общую систему налогообложения.
Хозрасчетное (Торговля, производство алкогольной продукции)	Предназначена для предприятий, торгующих алкогольной/спиртсодержащей продукцией и парфюмерией. Содержит специализированные формы отчетности, предоставляемые организациями данного профиля. Обеспечивает выгрузку данных в ЕГАИС.
Хозрасчетное-упрощенный учет (Базовая БД)	Предназначена для коммерческих предприятий, применяющих упрощенную систему налогообложения.
Магазин (Базовая БД)	Предназначена для предприятий розничной торговли, применяющих общую систему налогообложения и ведущих бухгалтерский учета на основе Плана счетов, утвержденного Приказом Минфина РФ  от 01.01.2001 №94н (в редакции Приказа Минфина РФ от 01.01.2001 №38н).
Магазин (Торговля алкогольной продукцией)	Предназначена для предприятий розничной торговли, продающих алкогольную и парфюмерную продукцию.  Содержит специализированные формы отчетности, предоставляемые организациями данного профиля. Обеспечивает выгрузку данных в ЕГАИС.
Магазин-упрощенный учет (Базовая БД)	Предназначена для предприятий розничной торговли, применяющих упрощенную систему налогообложения.
Бюджетная организация (Базовая БД)	Предназначена для бюджетных организаций различного профиля, ведущих учет согласно новой «Инструкции по бюджетному учету», утвержденной Приказом Минфина РФ от 01.01.2001 №70н (в редакции Приказа Минфина РФ от  10.02.2006 №25н).
Бюджетная организация (Детальная настройка для получателей бюджетных средств)	Адресована организациям различного профиля, принадлежащим к числу  получателей бюджетных средств. Включает в себя рабочую базу данных с детальной настройкой, созданной и глубоко проработанной с учетом многочисленных требований, которые предъявляются к бухгалтерским службам бюджетных организаций в связи со вступлением в силу Приказа Минфина РФ  № 25н от 10 февраля 2006 г.  Разработчик настройки – Первый Всероссийский Центр Решений БЭСТ в области автоматизации бюджетных структур (компания «Арина-Аудит», г. Калининград). К базе прилагается максимально подробная пошаговая инструкция по вводу, обработке и анализу бухгалтерских данных. Инструкция охватывает все необходимые действия – от порядка ввода информации и заполнения индивидуальных справочников до методики сверки учетных регистров.
Сводный баланс (хозрасчетное предприятие)	Формирование консолидированной отчетности по группе хозрасчетных предприятий, имеющих общего собственника, входящих в одну и ту же финансово-хозяйственную структуру и пр.
Сводный баланс (бюджетная организация)	Формирование консолидированной отчетности по группе бюджетных организаций, подведомственных общему распорядителю/главному распорядителю бюджетных средств.

Документы и реестры документов

Рассмотрим основные принципы ввода, хранения и обработки информации в системе БЭСТ-5. При чтении п. 3.1.1 Вы познакомились с главными информационными объектами системы БЭСТ-5 – первичными документами. Ввод документов осуществляется в приложениях, «обслуживающих» конкретные участки учета и управления. В зависимости от характера решаемых задач и от распределения обязанностей на предприятии, документы вводятся либо бухгалтерами, либо другим персоналом (например, складскими работниками, менеджерами отдела продаж или кадровой службы).

Введенные документы заносятся в специальные журналы, называемые реестрами учета документов. В реестр записываются документы одного типа, объединенные по некоторым общим признакам (например, банковские документы, относящиеся к одному  и тому же расчетному счету, расходные накладные, выписанные на одном и том же складе и т. д.).

Работа с реестром предусматривает ввод, просмотр и корректировку документов в оперативном режиме. В реестре Вы можете сортировать документы по различным критериям, делать фильтрацию по интересующим наборам условий, проводить поиск по заданным параметрам, а также рассчитывать итоговые суммы либо по реестру в целом, либо по некоторой его части. При необходимости реестр документов может быть выведен на печать.

Картотеки

Учет финансовых, материальных и кадровых ресурсов в системе БЭСТ-5 осуществляется с  помощью картотек. Каждая картотека состоит из набора учетных карточек. В свою очередь, карточка включает в себя ряд параметров, характеризующих конкретный ресурс (например, вид товара, имущества и т. д.) и отражающих его количественное, стоимостное и качественное состояние.

В зависимости от ситуации, учетные карточки могут быть внесены в базу данных вручную или автоматически формироваться  на основании первичных документов. В последнем случае некоторые данные из первичного документа (например, наименование материала и пр.) автоматически переносятся в карточку и группируются в ней.

В картотеке находится информация о ресурсах, объединенных по некоторому общему признаку (например, картотека учета запасов, хранящихся на одном складе). Работая с картотекой, можно проводить сортировку, фильтрацию и поиск по различным критериям, рассчитывать итоговые суммы как по всей картотеке, так и по отдельной ее части. Как и реестр документов, картотеку, в случае надобности, можно вывести на печать.

Справочники

К числу важнейших информационных объектов системы БЭСТ-5 относятся справочники. Справочники представляют собой наборы данных, предназначенные для классификации различных объектов учета (например, номенклатурный справочник) и операций с ними (справочник видов движения и др.), а также для хранения многократно используемой вспомогательной информации (справочники банков, ставок налогов и пр.).

В системе БЭСТ-5 справочники делятся на две основных категории: общие и локальные. Общие справочники – справочники универсального назначения, которые могут использоваться различными приложениями и группами приложений системы БЭСТ-5. Информационное наполнение большинства таких справочников – сведения общего характера, не имеющие прямой зависимости от особенностей учета конкретного предприятия. Подобные справочники в системе БЭСТ-5 вынесены в специальное приложение  Общие данные.  Это справочники видов и курсов валют, территориальных единиц, справочники сотрудников и структурных подразделений, партнеров, банков и пр.