Система управления предприятием БЭСТ-5 Руководство пользователя (стр. 28 )

В режиме Формирование отчетов можно получить разнообразные отчетные формы,  отражающие наличие и движение различных видов имущества, а также результаты расчета амортизации.

Бюджетирование

Одним из методов эффективного управления бизнесом является бюджетное управление, т. е. система планирования, учета, контроля и анализа деятельности, реализуемая на основе бюджетов. Бюджет представляет собой финансовый план работы предприятия на определенный период. В бюджете содержится ряд целевых показателей, которые должны быть достигнуты в сфере использования различных ресурсов, привлечения источников финансирования, доходов и расходов, движения денежных средств, инвестиций. В зависимости от профиля предприятия, такими показателями могут быть выручка от реализации продукции, расходы на сбыт, объем производства и пр. Процесс составления и исполнения бюджета называется бюджетированием.

Приложение Бюджетирование, входящее в состав системы БЭСТ-5, обеспечивает выполнение следующих функций:

Разработка бюджета (финансового плана) предприятия; Расчет операционных  и финансовых бюджетов; Контроль исполнения бюджета: сравнительный анализ плановых и фактических показателей.

Бюджет характеризуется названием, периодом, на который он составляется (заданным в виде начальной и конечной дат), а также рядом других реквизитов. Бюджет может иметь несколько вариантов: как правило, при бюджетировании принято разрабатывать оптимистический, пессимистический и оптимальный  варианты бюджета. Для каждого варианта могут существовать различные плановые показатели, однако структура всех вариантов полностью идентична. К числу основных информационных характеристик бюджета также относится набор параметров.  Это различные данные, влияющие на бюджет, но которые в силу своих особенностей либо изначально не могут управляться, либо почти не управляются менеджментом предприятия. Примерами подобных параметров являются курсы валют, сроки оплаты и отгрузки товаров и пр. Параметры бюджета также можно рассматривать как исходные данные.

Соответственно, бюджет (финансовый план) состоит из нескольких элементов. Во-первых, это карточка плана с основными идентификаторами плана. Во-вторых, это набор параметров финансового характера, которые являются его исходными данными. В-третьих, это набор операционных и финансовых бюджетов. Все эти элементы являются обязательными. В качестве необязательных элементов могут выступать таблица индикаторов бюджета и отчеты для контроля его исполнения.

Сам процесс бюджетирования в системе БЭСТ-5 включает в себя три этапа:

Этап 1. Разработка проекта бюджета

Данный этап подразумевает выполнение следующих действий:

Создается карточка финансового плана (бюджета); Формируется набор параметров бюджета; Разрабатывается структура плана (шаблоны расчетных таблиц); Формируется набор показателей бюджета; Ввод шаблонов отчетов для контроля выполнения бюджета.

Этап 2. Собственно бюджетирование

На этом этапе осуществляются:

Выбор необходимого варианта финансового плана; Ввод исходных данных; Расчет операционных бюджетов; Расчет финансовых бюджетов; Расчет плановых показателей.

Этап 3. Контроль исполнения бюджета

В рамках данного этапа:

Формируются отчеты по фактическим значениям показателей; Сравниваются значения плановых и фактических показателей.

Действия, выполняемые на этих этапах, реализуются при помощи ряда функциональных режимов. Рассмотрим их состав и назначение.

Бюджетные периоды

Для финансового плана (бюджета) указываются тип периода планирования и горизонт планирования. В текущей версии типом периода планирования является месяц. После определения типа периода планирования для бюджета устанавливают горизонт планирования. Горизонт планирования определяется числом входящих в него периодов. Так, если горизонт планирования равен 3, это значит, что планирование ведется на 3 месяца вперед, т. е. применительно к данному случаю горизонтом планирования является квартал. Вообще, горизонт планирования может составлять от 1 до 12 периодов. Разрабатывая конкретный бюджет, вначале следует указать исходную(базовую) точку для планирования. Поскольку в текущей версии этим периодом является месяц, то нужно указать первую дату месяца, с которого начнется планирование. После этого система автоматически определит границы планового периода.

•

Другие ограничения, которые накладывает текущая версия системы БЭСТ-5 на процесс бюджетирования – это формирование всех документов исключительно в одной валюте (а именно, в валюте учета), а также использование  в качестве исходных данных только данных финансового характера.

Настройка и сервис

Режимы, объединенные в данной папке, предназначены для выполнения первого этапа бюджетирования, т. е разработки проекта бюджета:

Начальная настройка. В этом режиме создается регистрационная карточка финансового плана (бюджета). Карточка содержит основные параметры бюджетирования в рамках данного плана (период и горизонт планирования, валюта  и др.). При создании карточки (если это необходимо) также разрабатывается список вариантов бюджета. Хранение данного списка осуществляется в справочнике Варианты бюджета; Параметры бюджета. Здесь формируется список параметров бюджета, рассматриваемых как независимые исходные данные. Параметры представляют собой числовые константы, которые могут использоваться в формулах для расчета показателей бюджета. Значение константы устанавливается для каждого периода бюджетирования. Наличие и применение параметров не обязательно; Шаблоны бюджетов. В данном режиме формируются структура будущего финансового плана, совокупность входящих в него бюджетных таблиц. Именно здесь «подключаются» операционные, финансовые и специальные бюджеты, относящиеся к данному финансовому плану. Этап построения шаблонов бюджетов является обязательным; Шаблоны отчетов. В этом режиме создаются шаблоны отчетов, которые используются для контроля фактических значений показателей бюджета (план-фактного анализа). Данный этап настройки не обязателен; Реестр показателей. Режим обеспечивает формирование показателей (финансовых коэффициентов) бюджета с целью контроля его качества, а также показателей, характеризующих выполнение бюджета. Примеры таких показателей – коэффициент рентабельности продаж, коэффициент отдачи на вложенный капитал и др. Все показатели сводятся в специальную финансовую таблицу, шаблон которой и формируется в данном режиме. Этот режим имеет вспомогательное значение, и его применение не является обязательным.

Следующие три режима относятся ко второму этапу, т. е. именно к самому бюджетированию.

Исходные параметры

Данный режим относится ко второму этапу бюджетирования и используется для ввода значений исходных параметров, предварительно описанных в режиме Настройка и сервис →Параметры бюджета.

Бюджетные таблицы

В этом режиме пользователь входит в реестр ранее сформированных шаблонов бюджетов. Здесь Вам потребуется ввести необходимые данные в каждый бюджет и выполнить расчет. У бюджетов, которые уже были рассчитаны, в реестре указаны дата и время расчета, а также имена менеджеров, ответственных за их подготовку. Работая с  выбранным бюджетом, Вы можете обратиться к его шаблону, при необходимости внести в него изменения и вновь вернуться ко вводу данных. Вызов шаблона осуществляется нажатием одноименной кнопки. Для выполнения расчета показателей бюджета следует воспользоваться кнопкой «Расчет».

•

Ввод данных в этих двух режимах осуществляется в рамках соответствующего бюджетного периода и выбранного варианта бюджета.

Показатели бюджета

Здесь отображаются финансовые коэффициенты, вычисленные на основе бюджетов. Имеющаяся кнопка «Шаблон» позволяет обратиться к карточке шаблона, настроенной в режиме Настройка и сервис → Реестр показателей.  Для расчета показателей служит кнопка «Расчет».

Исполнение бюджета

Контроль исполнения бюджета (т. е. третий заключительный этап бюджетирования) выполняется с помощью набора отчетов, которые сравнивают плановые и фактические значения показателей и вычисляют их отклонения. Все эти отчеты строятся на основе финансовых таблиц особого рода. Количество этих отчетов не ограничено. В данном режиме также предусмотрено обращение к исходным шаблонам, а расчет показателей также выполняется нажатием кнопки «Расчет».

Группа «Торговля»

Приложения, входящие в группу ТОРГОВЛЯ, решают задачи учета товарно-материальных запасов (товаров и готовой продукции), а также приобретения/реализации работ и услуг. Группа приложений ТОРГОВЛЯ позволяет полностью контролировать весь логистический цикл предприятия, начиная от оформления сделок закупки и кончая управлением продажами. Группа приложений ТОРГОВЛЯ располагает развитыми средства контроля договорных обязательств, что обеспечивает эффективное взаимодействие с поставщиками и покупателями. В приложениях поддерживается оперативный, бухгалтерский и налоговый учет операций.

Группа ТОРГОВЛЯ  включает в себя следующие приложения:

Продажи. Клиенты Товары. Продукция Закупки. Поставщики КНИГА ПОКУПОК-ПРОДАЖ Торговый зал Мобильная торговля

Рассмотрим каждое из них более подробно.

Продажи. Клиенты

Продажи – основной источник доходов практически каждого предприятия. Поэтому в системе БЭСТ-5 всегда уделялось и уделяется пристальное внимание вопросам учета, контроля и анализа торговли товарами, готовой продукцией, реализации работ и услуг.

Круг задач, связанных с управлением сбытом, решается в приложении Продажи. Клиенты, в котором реализованы следующие функции:

Ведение договоров с покупателями на продажу товаров, выполнение работ/оказание услуг; Учет заказов покупателей на товары и продукцию; Учет заказов покупателей на выполнение работ и оказание услуг; Ведение сводных заказов для многоэтапных сделок; Регистрация актов на выполненные работы при реализации работ и услуг; Выписка счетов на оплату, оформление накладных и других товарно-сопроводительных документов; Ведение прайс-листов; Управление отпускными ценами, скидками и надбавками; Подготовка широкого спектра оперативных отчетов по продажам в различных аналитических срезах (по датам, периодам, видам, группам и свойствам товаров, покупателям и группам покупателей, операциям, заказам, регионам, менеджерам и пр.)

Система поддерживает различные схемы торговых операций и расчетов с клиентами. В БЭСТ-5 ведутся учет обычных следок купли-продажи (как с предоплатой, так и отсрочкой оплаты), бартерных операций и взаимозачетов.