Система управления предприятием БЭСТ-5 Руководство пользователя (стр. 7 )

Локальные справочники ведутся в отдельно взятых приложениях и применяются для организации учета в рамках этих приложений (или в пределах приложений одной группы). Так, например, в приложении ТОВАРЫ. ПРОДУКЦИЯ находятся номенклатурный справочник имеющихся запасов,  справочники  складов, видов  используемых типовых документов и пр. По сути, содержимое локальных справочников – отражение учетной специфики предприятия-пользователя на том или ином участке его работы. В них представлены виды ресурсов, которые нужно учитывать данному предприятию; операции, выполняемые с этими ресурсами, а также различные параметры/свойства данных ресурсов и операций.

Фактически справочники – это один из элементов настройки системы, и заполнение многих из них является необходимым условием для начала работы с ней.

По принципу ввода данных имеющиеся справочники можно классифицировать как условно-постоянные и оперативные. К условно-постоянным относятся справочники с редко изменяющимися данными (например, справочник типовых документов) и справочники, которые требуют предварительной проработки схемы учета до их заполнения (в частности, справочник групп материальных запасов). Данные справочники заполняются в специальных режимах. Наоборот, пополнение оперативных справочников, происходит практически постоянно – на основании сведений, содержащихся в первичных документах. Примерами таких справочников являются справочник партнеров, номенклатурный справочник и др. Оперативные справочники можно заполнять как в специальных режимах для ввода, так и при регистрации первичных документов (при вводе значений различных информационных полей).

Управление периодами

Оперативный доступ к информации, хранящейся в системе БЭСТ-5, обеспечивается с помощью управления временными периодами и определением регламента обработки данных в пределах этих периодов.

В системе БЭСТ-5 существуют понятия финансового (отчетного) и учетного периода. Финансовым (отчетным) периодом является один календарный год. Для  предприятий всех форм собственности, работающих на территории Российской Федерации, календарный год начинается с 1 января и заканчивается 31 декабря. В пределах календарного года, не реже одного раза в квартал, составляется промежуточная отчетность. Соответственно, при автоматизации бухгалтерского учета хранение данных на электронных носителях должно удовлетворять этим требованиям. Учетным периодом в системе БЭСТ-5 является один календарный месяц.

Управление периодами осуществляется в приложении Общие данные, при помощи справочника Календарные периоды, расположенного в папке Календарные справочники. 

В системе БЭСТ-5 предусмотрен многоуровневый способ обработки учетных операций и хранения их результатов. Все проводки и первичные документы, инициировавшие их появление, сохраняются в актуальном виде в течение определенного интервала времени, называемого расчетным периодом. Сохранение документов и проводок в актуальном виде означает возможность изменения их содержимого в любой момент времени, если это не разрушает целостность данных.

Для расчетного периода устанавливается дата начала расчетов, например, 1 января текущего года. Дата окончания расчетного периода формально не устанавливается. Начало расчетного периода может совпадать с началом любого месяца года. На эту дату вводятся начальные остатки по счетам, и с этого момента начинается регистрация финансово-хозяйственных операций в системе БЭСТ-5.

По истечении одного или нескольких месяцев пользователь может помесячно закрывать отчетный период. Закрытие должно выполняться только тогда, когда есть уверенность в том, что все документы за этот период уже введены и не потребуются никакие дополнительные корректировки данных. Закрытие очередного периода (месяца) может выполняться в произвольные моменты времени. Так, например, его можно проводить по завершении обработки данных за истекший квартал или по окончании полного годового цикла учета.

•

Момент закрытия расчетного периода в БЭСТ-5 определяет сам пользователь, исходя из особенностей документооборота на своем предприятии. Однако возврат (откат) к закрытым расчетным периодам программно не поддерживается. Это действие считается необратимым.

Закрытие расчетного периода производится в приложении ГЛАВНАЯ КНИГА. При выполнении этой процедуры БЭСТ-5 вычисляет остатки на начало следующего месяца, проверяет корректность настроенной модели учета и переносит данные бухучета (проводки из «Книги учета операций») в архив. Данные, находящиеся в архиве, доступны только для просмотра и получения некоторых отчетов. Сведения об остатках и оборотах по счетам бухучета, относящиеся к закрываемому периоду, переносятся в специальный набор данных для последующего хранения. В дальнейшем эти данные используются для составления отчетности и целей финансового анализа. Срок их хранения – 5 календарных лет.

В приложениях, решающих различные прикладные задачи, при закрытии расчетного периода также выполняются некоторые действия по перегруппировке финансово-хозяйственной информации. Как правило, это перенесение данных оперативного учета (реестров документов) в архивы. Перенесенная в архив информация доступна исключительно для просмотра и получения некоторых отчетов.

В некоторых приложениях (заработная плата) помимо  расчетного периода также используется понятие активного периода. Активный период должен лежать в границах расчетного периода, однако его обязательно закрывать помесячно. Все учетные и расчетные процедуры, выполняемые данными приложениями (такие как, например, расчет зарплаты или начисление амортизации имущества), производятся именно в пределах активного периода.

•

Активный период, действующий в рамках приложения ЗАРАБОТНАЯ ПЛАТА, определяется и закрывается с помощью специальной процедуры, выполняемой непосредственно в данном приложении. При этом предусмотрен возврат (откат) к закрытому периоду.

В приложениях сырье. материалы и товары. продукция также существует понятие активного периода. В рамках активного периода выполняются все процедуры, связанные с учетом товарных и материальных запасов и формируются все предусмотренные наборы отчетов.

•

В отличие от других приложений, активный период в приложениях СЫРЬЕ. МАТЕРИАЛЫ и ТОВАРЫ. ПРОДУКЦИЯ не обязательно должен лежать в пределах расчетного периода, определяемого в приложении ГЛАВНАЯ КНИГА. Возврат (откат) к закрытому периоду в этих приложениях не предусмотрен.

В приложении Имущество вместо активного периода применяется концепция хронологического ввода документов движения и ведомостей. Ее суть заключается в том, что при вводе конкретного документа или формировании ведомости проверяется возможность их создания за данную дату. Эта проверка делается на основании соответствующей карточки имущества. Подробнее о данной концепции написано в п. 9.1.4.

Организация расчетных процедур

Существует ряд приложений, в которых после ввода первичных документов необходимо выполнить различные расчетные процедуры: например, рассчитать зарплату сотрудников на основании табеля рабочего времени, оклада или тарифной ставки, начислить амортизацию основных средств и др. Все эти процедуры в системе БЭСТ-5 автоматизированы и вынесены в специальные расчетные режимы соответствующих приложений. Перед проведением такого расчета пользователь определяет условия его выполнения, т. е. задает исходные параметры расчета через специальную форму ввода. Результаты, полученные в процессе расчета, предоставляются для просмотра. При необходимости их можно откорректировать.

Расчетные процедуры можно повторять любое количество раз – при соблюдении существующих правил их выполнения. При выполнении соответствующего расчета программа попутно формирует все необходимые виды проводок.

Оперативные отчеты для управления предприятием

На основании данных оперативного учета в системе БЭСТ-5 формируется около 1500 видов отчетов, предназначенных для решения различных задач в сфере управления предприятием. Формирование отчетов осуществляется практически во всех прикладных приложениях.

Процесс получения отчета управляется пользователем. Используя специальную форму для ввода параметров, пользователь определяет набор условий, исходя из которых должен быть подготовлен отчет: например, указывает требуемый интервал дат, интересующий вид товаров и пр. Полученный отчет можно просмотреть на экране, вывести на печать, а также записать в файл, с которым в дальнейшем можно работать в автономном режиме, т. е. за пределами системы БЭСТ-5.

Наряду с готовыми отчетными формами в системе имеется встроенный Дизайнер отчетов. Он позволяет создавать любые необходимые отчеты и печатные формы, используя информацию из таблиц баз данных системы БЭСТ-5. Единожды  сформированный шаблон отчета в дальнейшем может быть многократно задействован в различных функциональных режимах.

⇘

Правила работы с Дизайнером отчетов изложены в файле Designer Reports. doc. Файл находится в папке Client\Doc (в каталоге, где установлена система БЭСТ-5) 

Экспорт и импорт учетных данных

Система БЭСТ-5 предоставляет широкие возможности по экспорту и импорту учетных данных в другие программные продукты.

Система БЭСТ-5 интегрирована с популярными офисными пакетами. В Книге учета операций, а также практически во всех реестрах документов, картотеках и справочниках системы БЭСТ-5 реализована возможность произвольного экспорта данных в MS Excel. Набор информационных полей, выгружаемых в MS Excel, выбирается по усмотрению пользователя – в зависимости от решаемой им задачи. При этом для экспорта доступны не только поля, относящиеся к отображаемой на экране таблице, но и поля связанных с нею таблиц. В окне, где выбираются экспортируемые поля, помимо их «внутренних» системных имен, дается пояснительная информация о назначении и формате этих полей. Также реализован экспорт данных и по предварительно настроенному шаблону.

Аналогичным образом учетная информация, хранящаяся в системе БЭСТ-5, может быть экспортирована в пакет OpenOffice. Данный пакет распространяется на свободных условиях и совместим с MS Office.

В системе БЭСТ-5 предусмотрена возможность выгрузки данных в формат XML, который в настоящее время приобрел статус общепризнанного мирового стандарта для экспорта-импорта информации.