Система управления предприятием БЭСТ-5 Руководство пользователя (стр. 24 )

В приложении также существует понятие метод расчетов. Расчеты могут производиться двумя методами:

По партнеру.  В этом случае подводится общий баланс расчетов с партнером – без детализации по конкретным сделкам. Этот метод целесообразно использовать при разовом или редких деловых контактах с данным поставщиком/покупателем; По сделкам.  В этом случае баланс расчетов одновременно подводится по каждой сделке и по партнеру в целом.

Если расчеты ведутся по сделкам, то также необходимо определить документ-основание сделки. В системе выделяются следующие виды документов-оснований:

Договор; Заказ (или счета на оплату); Счет-фактура.

Общая картина расчетов по обязательствам формируется на основании данных  первичных документов, вводимых в систему.

Помимо метода расчетов и вида документа-основания сделки, регламент расчетов с партнером характеризуется используемым видом валюты, величиной кредитного лимита и  видом реакции системы на его превышение (запрет на отгрузку, предупреждение, отказ от отслеживания суммы лимита). Именно эти параметры указываются в рамках настройки группы расчетов, которая далее ставится в соответствие тому или иному партнеру.

•

Наличие такого понятия как группа расчетов связано с тем, что в пределах одного предприятия порядок расчетов с партнерами обычно стандартизирован. Соответственно, могут быть выделены категории контрагентов, на которых распространяются однотипные правила расчетов. Справочник Группы расчетов как раз и служит для определения перечня этих правил.

Рассмотрим режимы, входящие в состав данного приложения.

Картотека расчетов

Рисунок 9‑42 Картотека расчетов

Вся информация о расчетах по обязательствам сконцентрирована в Картотеке расчетов (Рисунок 9‑12). Расчеты с партнерами осуществляются в реальном масштабе времени, в разрезе объектов расчетов. Под объектами расчета понимаются партнеры и/или сделки. Карточки, хранящиеся в Картотеке расчетов, создаются автоматически – при вводе документов-оснований расчетов и в соответствии с настроенным методом расчетов с партнером. При выборе метода расчетов По партнеру карточка создается по партнеру в целом. Если партнер – поставщик, то создается карточка расчетов по закупкам. Если партнер является покупателем, то создается карточка расчетов по продажам. Если же партнер – и поставщик, и покупатель, то создаются две соответствующих карточки. При вводе договора, счета на оплату или счета-фактуры система определяет партнера и его группу расчетов. Если этот документ является объектом расчетов с партнером (т. е. выбран метод расчета По сделкам), то одновременно с карточкой документа-основания создается и карточка расчетов по партнеру в целом.

При входе в Картотеку расчетов на экране выводится список партнеров в разрезе выбираемого типа операций (т. е. по закупкам и по продажам в отдельности) с указанием оборотов и сальдо расчетов по каждому партнеру. По каждому из партнеров отображаются его название, применяемые метод и валюта расчетов, суммы прихода, расхода и долга (т. е. сумма к оплате). В зависимости от установки значения параметра Показывать карточки расчетов с нулевым сальдо, расположенного в верхнем правом углу экрана, будут отображаться или все существующие карточки, или только те карточки, на которых имеется непогашенная сумма долга. 

Рисунок 9‑43 Детализация расчетов по сделке

При закупках под приходом понимается поступление товаров, работ и услуг, а расходом – их оплата. Наоборот, при продажах приходом является платеж от клиента, а расходом – отгрузка ему товаров, выполнение работ/оказание услуг. Если предприятие пользователя имеет задолженность перед партнером, то сумма этой задолженности показывается в колонке Сумма к оплате со знаком плюс. Напротив, когда у партнера существует задолженность перед предприятием пользователя, то сумма задолженности в данной колонке отображается со знаком минус. В качестве основных элементов карточек расчетов выступают название партнера, документ-основание сделки, валюта расчетов, сумма сделки, а также некоторая другая информация вспомогательного характера.

Чтобы детализировать сведения о расчетах с партнером, достаточно установить курсор на нужной строке картотеки и далее воспользоваться клавишей <Enter> или кнопкой «Детально». После этого появится окно с подробными данными о текущем балансе расчетов. Содержимое этого окна зависит от выбранного метода расчетов с партнерами. При выборе метода  расчетов По партнеру отображается перечень документов оплат и поставок, где фигурирует данный контрагент. При выборе метода расчетов По сделке для выбранного партнера в окне выводится список заключенных с ним сделок. Далее, каждую выбранную сделку можно детализировать по перечню относящихся к ней документов оплат и поставок (Рисунок 9‑13), и, наконец, ознакомиться с содержанием того или иного документа – нажав клавишу <Enter> или кнопку  «Документ». 

Рисунок 9‑44 Регистр расчетов

Регистр расчетов

Вторым важнейшим набором данных этого приложения является Регистр расчетов (Рисунок 9‑14). В него заносятся все операции, влияющие на картину расчетов с каждым партнером или по каждой сделке. При входе в регистр на экране отображаются перечень операций по выбранному типу операции (закупки, продажи или по обоим типам), выбранному партнеру/сделке или по всем партнерам и за выбранный интервал дат. В таблице регистра для каждой из операций выводятся тип записи (поставка или оплата), вид, номер, и дата документа, которым она оформлена, а также сумма документа, отнесенная на расчеты. Кроме того, в последней графе таблицы показан признак возврата товаров или оплаты поставщику/покупателю. 

Записи в данном регистре формируются непосредственно при вводе первичных документов,  изменяющих баланс расчетов. Внесение записей выполняется в валюте расчетов. Перевод суммы документа (если она была выражена в иной валюте) в валюту расчетов выполняется в момент записи документа. 

К числу документов, влияющих на баланс расчетов с партнерами, относятся:

Документы движения денежных средств, проведенные по выпискам банка (приложение Счета в банках); Кассовые документы движения денежных средств (приложение Касса. Подотчеты); Авансовые отчеты (в части расходных операций, связанных с приобретением ТМЦ, работ, услуг у внешних партнеров) (приложение Касса. Подотчеты); Приходные и расходные документы движения, зарегистрированные в  приложении Имущество; Акты выполнения работ/оказания услуг (приложения Закупки. Поставщики, Продажи. Клиенты) ; Документы прихода/расхода запасов (продукции) (приложения Товары. Продукция и Сырье. Материалы); Документы начисления и списания обязательств перед партнерами (приложение Расчеты с партнерами).

При вводе этих документов, выполняемом в реестрах соответствующих приложений, прежде всего проверяется тип контрагента. Если операция относится к сделкам продажи, то контрагент должен классифицироваться в Картотеке партнеров как покупатель. В свою очередь, для сделок закупки контрагент, указанный в документе, должен классифицироваться в этой картотеке как поставщик. Если эти условия выполняются, то одновременно с сохранением документа выполняется запись в Регистр расчетов на соответствующую сумму, выраженную в требуемой валюте расчетов. В противном случае запись  в регистр расчетов не производится. Иными словами, отсутствие в карточке партнера установленных признаков Поставщик или Покупатель исключает этого контрагента из системы расчетов.

Установив курсор на строке с интересующим Вас документом и нажав кнопку «Документ», Вы можете обратиться к его содержанию – с целью просмотра или внесения изменений, а также для отнесения платежей на соответствующие документы-основания.

Таким образом, Картотека расчетов и Регистр расчетов образуют автономный (по отношению к бухгалтерскому учету) информационный контур для отражения  обязательств перед партнерами. При данном подходе, с одной стороны, оперативно предоставляется полная, максимально подробная картина взаиморасчетов. С другой стороны, существенно упрощается структура используемого плана счетов: его не нужно «загромождать» дополнительной аналитикой для детального учета расчетов с партнерами. В свою очередь, информация, формируемая в данном приложении, может быть отражена в бухгалтерском или управленческом учете. 

Документы по расчетам

Наряду с задачами контроля расчетов данное приложение также решает задачи управления расчетами по обязательствам.

При управлении расчетами по обязательствам могут использоваться различные виды операций, например, начисление и списание обязательств в виде доходов/убытков, зачет обязательств между хозяйствующими субъектами. Для этих целей предназначены документы специального вида, которые ведутся в журнале Документы по расчетам.

Журнал Документы по расчетам включает в себя ряд разделов, список которых определяется в режиме Настройка и сервис → Разделы журнала. В журнал включаются документы, которые могут начислять/списывать обязательства, а также выполнять зачет обязательств между сделками.  Таким образом, пользователь сначала выбирает нужный раздел, а затем система показывает все относящиеся к нему документы. Для каждого документа отображаются его вид, номер и дата, объект расчетов (партнер и сделка с партнером) и сумма в валюте расчетов. Для отображения суммы применяются две графы – Приход и Расход.  Еще раз обращаем внимание, что для сделок продажи приходом является оплата, а расходом – отгрузка. Наоборот, для сделок закупки приходом является поступление ТМЦ, а расходом – оплата товаров.  Нажав кнопку «Операции» или воспользовавшись комбинацией клавиш <Ctrl+B>, Вы можете получить информацию о балансе расчетов по этому партнеру и/или заключенной с ним сделке.