Система управления предприятием БЭСТ-5 Руководство пользователя (стр. 43 )

Рисунок 9‑72 Приказы по персоналу

Картотека сотрудников

Картотека сотрудников – центральное место хранения информации о работниках предприятия. Все необходимые сведения о том или ином сотруднике сгруппированы в его Личной карточке. Личная карточка (Рисунок 9‑43) содержит более 20 информационных разделов, где отражаются общие, профессиональные, военно-учетные и прочие данные, условия найма, накопленный стаж, а также отслеживается «история» работы сотрудника на предприятии (движения по службе, взыскания, поощрения и т. д.).  Кроме того, реквизитный состав личной карточки может быть расширен по усмотрению пользователя. Личные карточки формируются  только на основании приказов о приеме на работу. На основании данных, представленных в личной карточке, обеспечивается полное заполнение форм Т-2 «Личная карточка работника» (Т-2 ГС «Личная карточка государственного служащего», Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника»).

Табели рабочего времени

В системе реализован полноценный учет рабочего времени. Для этой задачи используются поденные табели рабочего времени (Рисунок 9‑44). Табель составляется в разрезе структурных подразделений по каждому месяцу, при этом учитываются все нюансы движения персонала на предприятии.

Прием на работу сотрудника, его увольнение или переход из одного подразделения в другое – все это находит адекватное отражение в соответствующем табеле. При создании табеля подразделения на расчетный месяц, в него включаются все сотрудники, работающие в данном подразделении на момент начала периода. При вводе новых приказов в течение периода в табель автоматически добавляются сведения о движении персонала. Соответственно, в приложении создается своеобразный временной каркас, в рамках которого и ведется учет рабочего времени.

Для каждого сотрудника автоматически заполняется плановый график рабочего времени с учетом ежедневной продолжительности и сменного характера работы. В плановых графиках учитываются продолжительность рабочей недели, цикличность выходов на работу, продолжительность работы на каждый день цикла, смены, варианты графика для каждой смены и многое другое. Также автоматически учитываются и праздничные дни. Это позволяет практически мгновенно рассчитать плановый график на весь год и, соответственно, оценить бюджет рабочего времени.

Рисунок 9‑73 Личная карточка сотрудника

Содержимое табеля автоматически корректируется в зависимости от приказов по перемещению персонала, отпускам и командировкам. Если введенный приказ касается нескольких расчетных периодов (месяцев), он будет учтен в каждом из этих месяцев при создании соответствующего графика. Таким образом, для повседневного учета рабочего времени Вам будет достаточно ввести только различные отклонения от планового графика: отгулы, больничные и т. д. При этом можно не только изменить код использования рабочего времени для рабочего дня, но и внести изменения в продолжительность работы, например, из-за опоздания или переработки сотрудников.

По завершении учетных операций с табелем, в приложении формируется суммовой табель, в котором для каждого вида использования рабочего времени определяется итоговый бюджет в сутках или часах. Именно эти данные и передаются в приложение Заработная плата.

В приложении предусмотрено два способа корректировки ошибок в табеле, обнаруженных уже после закрытия периода.  Первый – использование механизма «возврата»/ «отката» в предшествующий период. Второй способ, - с использованием сторно-табелей. Такие табели заполняются по прошедшему периоду, но их содержание будет учтено в текущем периоде. В зависимости от ситуации могут использоваться оба способа.

График отпусков

В данном режиме ведутся графики ежегодных оплачиваемых отпусков персонала, составляемые на определенный календарный год. Ведение графиков отпусков персонала осуществляется в разрезе структурных подразделений.

Рисунок 9‑74 Табель рабочего времени

Штатное расписание

Штатное расписание позволяет планировать распределение персонала по структурным подразделениям предприятия и по предусмотренным в них должностям. Кроме того, штатное расписание определяет плановый фонд заработной платы. Должности (позиции) штатного расписания группируются в разрезе подразделений. Для каждой позиции указываются требуемое количество штатных единиц, количество вакантных ставок, условия оплаты труда (плановая сумма оклада/тарифа, нижняя и верхняя границы суммы оклада/тарифа и пр.). При этом количество вакансий рассчитывается системой автоматически – на основании данных приказов по движению персонала (прием, перемещение, увольнение), а также при изменении ставок самого штатного расписания.

Использование штатного расписания не является обязательным, однако, если предприятие желает его использовать, этот момент следует отразить в режиме настройки параметров приложения.

Структура предприятия

Данный справочник предназначен для описания организационной структуры предприятия: отделов, цехов, бригад и т. д.

При отсутствии приложения Кадры. Табельный учет справочник Структура предприятия, а также Картотека сотрудников и другие кадровые справочники формируются в других приложениях системы БЭСТ-5 в упрощенном виде. 

При использовании приложения Кадры. Табельный учет аналогичные справочники, имеющиеся в других приложениях, будут доступны исключительно для просмотра. В картотеке сотрудников приложения Заработная плата для корректировки будут открыты лишь те поля, заполнение которых не предусмотрено в приложении Кадры. Табельный учет.

Формирование отчетов

В данном режиме формируются стандартные документы кадрового учета, а также различные аналитические отчеты, своды и справки по сотрудникам предприятия.

Книга учета справок

Данный журнал обеспечивает формирование стандартных кадровых справок, предварительно перечисленных в справочнике Виды кадровых справок.  В этом справочнике для каждого вида справки указывают ее уникальный код и название, шаблон печатной формы и статус использования (т. е. использовать или нет). При формировании справки в Книге учета справок сохраняется ее печатная форма.

Заработная плата

Приложение Заработная плата предназначено для учета расчетов по оплате труда. Оно автоматизирует деятельность сотрудников отделов труда и занятости (ОТиЗ) и бухгалтеров расчетной группы. Приложение располагает всеми необходимыми средствами для оформления первичных документов по оплате труда и подготовке отчетности в налоговые органы и Пенсионный фонд – как на бумажных, так и на магнитных носителях.

В круг функциональных возможностей данного приложения входят:

Ведение картотеки лицевых счетов сотрудников; Поддержка различных систем оплаты труда: оклад, тариф, сдельная; Расчет зарплаты для любых категорий персонала: постоянных работников, совместителей и лиц, работающих по договорам; Гибкая настройка различных видов начислений и удержаний; Групповые начисления и удержания (ввод однотипных начислений и удержаний в пакетном режиме); Расчет зарплаты «от обратного», т. е. исходя от суммы к выдаче; Расчет отпускных и больничных; Расчет НДФЛ, ЕСН и отчислений во внебюджетные фонды; Формирование платежных ведомостей (аванс, зарплата, межрасчетные выплаты); Формирование списков на перечисление денежных средств в банк и на почту; Формирование платежных поручений на перечисление налогов и взносов во внебюджетные фонды; Разнообразные своды и справки по начислениям и удержаниям: по сотрудникам, подразделениям, начислениям и удержаниям, счетам затрат и т. п.; Автоматическое формирование бухгалтерских проводок с возможностью распределения начисленной зарплаты по счетам затрат; Подготовка данных по персонифицированному учету в ПФ и отчетности по НДФЛ.

Приложение может использоваться как автономно, так и в комплексе с другими приложениями. Для повышения эффективности учета оплаты рекомендуется совместное применение приложений Заработная плата, Кадры. Табельный учет, Касса. Подотчеты и Счета в банках. В этом случае Вы существенно экономите время при решении многих задач, например, при перечислении зарплаты сотрудников в банк и на пластиковые карты, учете фактически выданных сумм и депонентов, оформлении платежей по налогам и взносам и пр.

Приложение Заработная плата постоянно дорабатывается с учетом изменений и новых требований в законодательстве РФ.

При первоначальном запуске приложения Заработная плата необходимо установить дату начала работы в данном приложении. Лишь после выполнения указанной операции можно приступать к настройке и формированию основных справочников.

Основные справочники

Для описания порядка расчета зарплаты на предприятии предназначено два режима:

Настройка → Бухгалтерская настройка; Формирование справочников.

В папке Формирование справочников хранятся исходные сведения о том, какова  структура предприятия и о том, по каким правилам нужно считать и выплачивать зарплату его персоналу. Данная папка включает в себя справочники начислений и удержаний и их алгоритмов, справочники по кадрам и нормативные справочники со вспомогательными параметрами, применяемыми в расчетном периоде – минимальным размером оплаты труда, ставками НДФЛ,  нормами рабочего времени и др. В этой папке также ведутся списки тех лиц, которые получают положенные им выплаты вне предприятия – т. е. в банке или на почте. Кроме того, здесь настраиваются шаблоны типовых операций по оплате труда, расчетам по НДФЛ и с внебюджетными фондами.

Как уже было сказано ранее, приложение Заработная плата интегрируется с приложением Кадры. Табельный учет. Поэтому ведение справочников «кадрового» характера (подразделения, должности, графики рабочего времени и т. д.) осуществляется именно в приложении Кадры. Табельный учет. В приложении Заработная плата их содержимое будет доступно лишь для просмотра (за исключением нескольких информационных полей, относящихся к начислениям).  Однако, если на предприятии нет приложения Кадры. Табельный учет, то вся эта информация вводится в приложении Заработная плата. Все содержимое нормативных и кадровых справочников используется при заполнении лицевых счетов сотрудников и карточек персонального учета.