Система управления предприятием БЭСТ-5 Руководство пользователя (стр. 23 )

•

Приложение КАССА. ПОДОТЧЕТЫ предоставляет два способа записи проводок. в Книгу учета операций. Первый способ – не что иное как прямая запись. Второй способ – когда сформированные проводки предварительно сохраняются в так называемом буфере проводок и далее, после просмотра и внесения корректив, записываются в Книгу учета операций. Формирование проводок выполняется по каждому субсчету в отдельности. 

Формирование счетов-фактур

Находясь в реестре кассовых документов, Вы можете сформировать счет-фактуру на предоплату или на поступление прочих денежных средств для выбранного приходного кассового ордера. Это делается при помощи кнопки «Фактура» или комбинации клавиш <Alt+F>.

Счет-фактура формируется на полную сумму платежного документа. Формирование счета-фактуры выполняется только по тем приходным ордерам, в которых указан партнер предприятия. Если в приходном ордере в качестве документа-основания был указан счет-фактура на отгрузку, то формирование авансового счета-фактуры не производится. при установке курсора на соответствующий кассовый ордер. При установке курсора на соответствующий кассовый ордер в заголовке реестр выводятся номер и дата сформированного счета-фактуры.

Разнесение платежей по партнерам и документам-основаниям

В режиме ввода/редактирования кассового ордера предусмотрена возможность разнесения его суммы по партнеру и соответствующему документу-основанию (договору, счетам-фактуре, заказу продажи или счету на оплату). Возможность отнесения платежа на документ-основание доступна только в том случае, если расчеты по контрагенту, указанному в кассовом ордере (в поле Партнер), ведутся в разрезе заключенных с ним сделок. Выбор нужного документа-основания осуществляется в поле Док.-основание – из списка, вызываемого нажатием клавиши <F2>. Предложенный список включает документы-основания, относящиеся к указанному партнеру.  В этом списке, в графе Остаток отображаются остатки задолженностей по перечисленным документам. После выбора требуемого документа-основания его реквизиты (а именно код, номер и дата) будут перенесены в кассовый ордер. При этом сумма кассового документа относится на документ-основание в полном объеме, т. к. разнесение платежа в данном случае выполняется по принципу «один к одному».

Для идентификации возврата ранее полученных или уплаченных денежных средств в кассовом документе существует специальное поле Возврат. В зависимости от ситуации, в этом поле указывают Да или Нет. Данное поле доступно для корректировки только в том случае, если в документе был указан именно партнер предприятия.

В форме для ввода/редактирования кассового документа имеется кнопка «Баланс», которая позволяет увидеть картину расчетов по обязательствам с указанным в нем контрагентом – поставщиком и/или покупателем. При нажатии этой кнопки Вы оперативно получите информацию о сумме его или Вашей задолженности, об установленном для него кредитном лимите и допустимой сумме отгрузки. Если расчеты с этим партнером ведутся на уровне сделок, то также будет показан баланс расчетов по сделке, оформленной тем самым документом-основанием, на который был отнесен данный платеж. 

Кассовая книга

Кассовая книга формируется в системе автоматически – на основании зарегистрированных кассовых документов. Книгу можно сформировать в пределах календарного года за любой период. Для подготовки кассовой книги необходимо открыть режим Формирование отчетов → Специальные кассовые отчеты → Кассовая книга за период. Далее, в открывшемся окне запроса введите период, за который должна быть сформирована книга и укажите другие параметры, необходимые для ее оформления.

Рисунок 9‑40 Авансовый отчет

Авансовые отчеты

Режим Авансовые отчеты предназначен для учета расчетов с сотрудниками по выданным им подотчетным суммам из касс предприятия. Здесь вводятся и обрабатываются данные по заполненным авансовым отчетам, а также создаются печатные формы этих отчетов.

Авансовые отчеты вводятся в разрезе счетов учета расчетов с подотчетными лицами, указанными в рамках настройки данного приложения. Они регистрируются на основании предъявленных первичных документов (счетов-фактур, товарных и кассовых чеков, транспортных билетов и т. д.). В реестре авансовых отчетов содержатся сведения о номере и дате документа, табельном номере и ФИО подотчетного лица, а также сумме авансового отчета. В нижней части реестра для отчета, на котором установлен курсор, отображаются валюта документа и наименование подразделения предприятия, в котором работает это подотчетное лицо. 

В режиме ввода/обработки авансового отчета (Рисунок 9‑10) предусмотрены оформление операций списания израсходованной части подотчетной суммы, оформление приходного кассового ордера на неиспользованную часть (остаток) подотчетной суммы и оформление расходного кассового ордера на возмещение перерасхода.

Рисунок 9‑41 Форма ввода/редактирования строки авансового отчета

Сумма, указанная в строке, входящей в расходную часть авансового отчета, может быть отнесена на расчеты с партнером. Если расчеты с этим партнером ведутся в разрезе сделок, то сумму строки можно отнести на соответствующий документ-основание (счет-фактуру, договор, счет на оплату). Для этого в форме для ввода/редактирования строки существуют поля Партнер и Документ-основание  (Рисунок 9‑11).

Платежные ведомости

Режим Платежные ведомости включает в себя реестр ведомостей, сформированных в приложении Заработная плата и переданных в кассу для документального оформления произведенных по ним выплат. Ведомости, переданные в приложение Касса. Подотчеты, и находящиеся в этом реестре, имеют статус Черновик. Кассовая обработка платежной ведомости заключается в том, что кассир делает для каждого сотрудника отметку о выплате или депонировании начисленной суммы и формирует по ней расходные ордера (на каждого сотрудника или один на всю выплаченную сумму) и, если это необходимо, – ведомости депонирования.

Депоненты

Режимы, входящие в папку Депоненты, позволяют вести учет депонированной заработной платы и контролировать выплату депонированных сумм.

В режиме Ведомости депонирования выполняются ввод и корректировка ведомостей депонирования и производится формирование проводок по этим ведомостям. Ввод ведомостей в реестр может осуществляться автоматически – при кассовой обработке каждой платежной ведомости. Однако пользователю может быть удобнее  самостоятельно вводить ведомости депонирования (с помощью клавиши <F4>) и группировать в них сотрудников по своему усмотрению.

Картотека депонирования содержит перечень карточек депонированных сумм и может содержать сведения как о выплаченных, так и о невыплаченных депонентах. Первоначально в картотеку необходимо ввести начальные остатки (с помощью клавиши <F4>), т. е. завести карточки на суммы, депонированные до начала эксплуатации БЭСТ-5. Общая сумма по картотеке депонентов после ввода начальных остатков должна совпадать с сальдо по счету расчетов с депонентами. В дальнейшем данные в картотеку депонирования попадают автоматически – при вводе ведомости депонирования. При выплате депонированных сумм соответствующие карточки считаются закрытыми и могут быть перенесены в архив картотеки. В рамках работы с картотекой предусмотрен механизм перенесения в архив тех карточек депонентов, по которым истек установленный законодательством срок для хранения невыплаченной заработной платы –  с отнесением соответствующих сумм в доход предприятия.

Находясь в режиме Книга учета операций, Вы можете просмотреть и откорректировать  проводки, сформированные при регистрации документов, зарегистрированных в приложении Касса. Подотчеты.

Формирование отчетов

В режиме Формирование отчетов представлен широкий выбор синтетических, аналитических и законодательно регламентированных отчетов, отражающих состояние и движение наличных денежных средств, картину расчетов с подотчетными лицами и расчеты по депонентам.

Специальные режимы

В папке Специальные режимы объединяются вспомогательные режимы, используемые для групповой обработки данных, учитываемых в приложении Касса. Подотчеты. Это режимы корректировки номеров документов, формирования проводок по группе документов, а также просмотра содержимого буфера проводок.

Расчеты с партнерами

Ведя свою деятельность, каждое предприятие систематически вступает в деловые контакты с другими предприятиями и частными лицами с целью приобретения и продажи материальных ценностей, выполнения работ, оказания услуг и т. д. В этой связи у него возникает необходимость учета расчетов по обязательствам перед различными  контрагентами. Справиться с данной задачей помогает приложение Расчеты с партнерами.

В приложении реализованы следующие функции:

Ведение картотеки расчетов по сделкам закупки и продажи; Оперативный контроль расчетов по обязательствам в разрезе партнеров и заключаемых с ними сделок; Начисление/списание обязательств на уровне партнера или отдельно взятой сделки; Формирование отчетов по расчетам с партнерами.

Расчеты по обязательствам ведутся в оперативном режиме – независимо от процедур бухгалтерского учета. Информация по расчетам, накапливаемая в рассматриваемом приложении, адресована менеджерам, ответственным за операции закупки и продажи товаров.

Расчеты с партнерами подразделяются на две категории: расчеты по закупкам и расчеты по продажам. При этом один и тот же партнер может одновременно выступать в двух ролях, т. е. быть и поставщиком, и покупателем. Параметры, характеризующие партнеров как участников сделок закупки/продажи, указываются в их карточках – в Картотеке партнеров (валюта расчетов, кредитный лимит и т. д.). Эти характеристики вводятся не напрямую, а через так называемые группы расчетов. Для описания перечня групп расчетов и их параметров используется вспомогательный справочник Группы расчетов, расположенный в настройке приложения Расчеты с партнерами. Другими словами, каждому поставщику/покупателю ставят в соответствие определенную группу расчетов, в которой как раз и содержится общий регламент расчетов.