Система управления предприятием БЭСТ-5 Руководство пользователя (стр. 3 )

Рабочие варианты поставки БЭСТ-5 также классифицируются по типам предприятий. Всего в системе БЭСТ-5 выделено три базовых типа предприятий:

Хозрасчетный. К данному типу относятся коммерческие и производственные предприятия различного профиля, ведущие учет по общей системе налогообложения; Бюджетный. К данному типу относятся все бюджетные учреждения. Согласно законодательству, для них предусмотрены особый план счетов, особые правила отражения операций и формы отчетности; УСНО. К этому типу относятся различные предприятия малого бизнеса, применяющие упрощенную систему налогообложения. 

Наряду с базовыми также существуют и другие типы предприятий, которые отличаются от базовых наличием специальных настроек для соответствующей отрасли/профиля деятельности.

Для каждого базового типа предприятия поставляются настроенные согласно текущему законодательству план счетов, типовые и групповые операции (см. п.3.1.2),  унифицированные формы первичных документов, отчетные формы и пр. Для типов предприятий с отраслевыми настройками, помимо стандартных базовых настроек (план счетов и т. д.), поставляются соответствующие режимы и функции, отраслевые первичные и отчетные формы.

Каждый тип предприятия имеет защиту от несанкционированного использования (см. п. 2.3). Учет для каждого типа предприятия ведется в отдельной (независимой от других баз) базе данных. 

Защита от копирования

Система БЭСТ-5 защищена от несанкционированного использования и копирования с помощью электронного ключа и файла лицензии (*.lic).

Электронный ключ подключается к первому параллельному порту (LPT1) или USB-порту компьютера.        Устанавливать электронный ключ можно только на выключенный компьютер – во избежание вывода оборудования из строя.

Если Вам требуется подключить принтер, то он подсоединяется непосредственно к ключу в параллельном порте. Другими словами, ключ в этом случае играет роль переходника, не мешая работе принтера. Если у Вас уже установлены электронные ключи защиты других программ, то они подключаются один к другому.

Каждый электронный ключ имеет свой номер, который можно прочесть на его наклейке. Как для локального варианта поставки системы БЭСТ-5, так и для сетевого варианта необходим всего один ключ. Подробнее об электронном ключе защиты написано в файлах Readme. rtf и Read2nd. rtf, присутствующих на поставочном диске системы БЭСТ-5 и находящихся в папке Readme.

При приобретении системы БЭСТ-5 пользователь наряду с ключом также получает файл лицензии. Файл лицензии содержит информацию о типе предприятия, приобретенных функциональных блоках системы БЭСТ-5 и о количестве рабочих мест, на которое была приобретена система.

В одной лицензии системы БЭСТ-5, включающей один тип предприятия, Вы можете  разворачивать множество баз данных этого типа. В составе одной лицензии программы можно приобретать множество различных типов предприятий и разворачивать множество баз данных любого из приобретенных Вами типов.

Данный файл формируется для каждого конкретного ключа и имеет расширение *.lic. Его имя составлено из нескольких элементов: <номер ключа>_<регистрационный номер>_<количество рабочих мест>_<№ версии системы на момент получения>. Файл лицензии можно использовать лишь с тем ключом, для которого он был сформирован.

Файл лицензии передается пользователю поставщиком системы БЭСТ-5 – для локального и сетевого вариантов поставок отдельно.

Полноценная работа БЭСТ-5 возможна только при электронном ключе, установленном на компьютере (или на сервере локально-вычислительной сети), и инициализации файла лицензии. Наличие этих двух компонентов в поставочном комплекте системы свидетельствует о лицензионной чистоте приобретенного программного продукта.

Демонстрационная версия

Демонстрационная версия иллюстрирует настройку и применение всех функциональных разделов БЭСТ-5 на примере базы данных вымышленного предприятия. В демонстрационной версии также содержатся незаполненные рабочие базы данных, в которые Вы можете ввести финансово-хозяйственную информацию Вашего предприятия и ознакомиться с тем, как выполняется их обработка. Тем самым демонстрационная версия позволяет увидеть систему в действии и опробовать ее различные функции – в том числе и «примерить» их на свое предприятие. Более того, ее рекомендуется использовать в качестве наглядного «учебного пособия» при чтении «Руководства пользователя».

Демонстрационная версия системы БЭСТ-5 не требует наличия электронного ключа и файла лицензии. Ее отличия от рабочих версий заключаются в следующем:

Максимальное количество документов/проводок, создаваемых для каждого предприятия – 400; Недоступен режим закрытия периода (подробнее об этом см. п.5.5)

⇘

Инструкция по установке демонстрационной версии находится в файле Readme. rtf, а также в Главе 6 данного документа

Справочная система

В программу БЭСТ-5  встроена система контекстно-зависимой помощи, которая является дополнением к «Руководству пользователя». Система помощи вызывается нажатием клавиши <F1> в любом месте программы. Справки по работе с программой являются контекстными, т. е. всегда содержат информацию о конкретном функциональном режиме, из которого они были вызваны. Справочная информация включает в себя не только сведения о клавишах, используемых в данном режиме: она также разъясняет его назначение, основные особенности и общие правила работы с ним. Справочная информация выводится на экран в отдельном окне.

Получение консультаций

Бизнес-решение БЭСТ-5 может быть приобретено только через БЭСТ» или ее сертифицированных партнеров. Поэтому все проблемы, которые клиент не в состоянии разрешить и устранить самостоятельно, должны адресоваться специалистам организации-продавца. При обращении к ним нужно предоставить сведения о приобретенной поставке системы (номер версии и пакета обновления, регистрационный номер и пр.) и подробно рассказать о возникшей проблеме. В случае возникновения системных ошибок БЭСТ-5 формирует специальный файл Errors. log, который следует передать разработчику. 

Организация учета Принципы построения системы

В основу системы БЭСТ-5 положены принципы комплексности и единого информационного пространства.

Все задачи учета и управления решаются на основе комплексного подхода, при котором обеспечивается тесное информационное взаимодействие всех подразделений и служб предприятия. При работе в едином информационном пространстве каждый пользователь, в любой момент времени и согласно своим должностным полномочиям, получает все данные, необходимые для исполнения его служебных обязанностей, – независимо от того,  кто,  где и когда ввел эту информацию в систему БЭСТ-5.

Таким образом, информация, единожды введенная одним пользователем, становится доступной всем заинтересованным лицам, имеющим право на ее получение. Подобный подход существенно экономит время сотрудников предприятия, избавляя их от двойной работы по вводу однотипных данных, и повышает достоверность информации, хранящейся в системе.

В едином информационном пространстве в системе БЭСТ-5 параллельно реализуются следующие виды учета:

Оперативный; Бухгалтерский; Налоговый; Управленческий.

Оперативный учет

Оперативный учет в системе БЭСТ-5 заключается в регистрации первичных документов, отражающих различные факты хозяйственной деятельности.

Документ – ключевая информационная единица системы БЭСТ-5 и, соответственно, отправная точка учета. В большинстве случаев он представляет собой стандартный способ оформления операций по наличным и безналичным расчетам с партнерами, поступлению и выбытию материальных ценностей и т. д.

Как правило, документы в системе БЭСТ-5 бывают взаимосвязаны друг с другом. С одной стороны, они могут быть сформированы на основе одних документов – к примеру, приходный кассовый ордер на основании расходной накладной. С другой стороны, один документ может инициировать создание других документов – так, например, на основании заказа покупателя можно оформить расходную накладную, и далее, на основании этой накладной – счет-фактуру.

Поскольку редактирование или удаление некоторого документа будет затрагивать связанные с ним документы, в системе БЭСТ-5 предусмотрены средства проверки междокументных  связей, которые обеспечивают корректную обработку таких ситуаций.

Из документов, введенных на стадии оперативного учета, складывается целостная картина состояния дел предприятия. В свою очередь, они создают информационный фундамент для бухгалтерского, налогового и управленческого учета.

Бухгалтерский учет

В рамках бухгалтерского учета в системе БЭСТ-5 осуществляется создание проводок по документам, зарегистрированным на стадии оперативного учета. Далее, на основании этих проводок формируется бухгалтерская отчетность, предназначенная как для внутреннего анализа хозяйственной деятельности, так и для различных внешних инстанций: налоговых органов, внебюджетных фондов, инвесторов и т. д.

В основу системы БЭСТ-5 положена концепция множественности планов счетов. Это значит, что для одного и того же первичного документа параллельно создаются проводки по нескольким планам счетов. Соответственно, один план счетов можно использовать для ведения бухгалтерского учета по российским законодательным требованиям, другой – для учета по международным стандартам, третий – для управленческого учета и пр. Данные планы счетов представляют собой подмножества общей системы счетов, однако они полностью независимы друг от друга.

В системе БЭСТ-5 предусмотрен справочник планов счетов, в котором хранится весь перечень применяемых планов.

Каждый план счетов имеет свой собственный код, наименование и валюту баланса. Некоторые планы счетов изначально присутствуют в поставке системы – как например, типовой план счетов для ведения бухучета в хозрасчетных организациях (такие планы счетов называются системными), некоторые – вводятся самими бухгалтерами, согласно характеру деятельности и целям учета их предприятий (в свою очередь, эти планы счетов называются пользовательскими).