Система управления предприятием БЭСТ-5 Руководство пользователя (стр. 12 )

Данный этап предусматривает настройку следующего ряда параметров:

Начало расчетного периода. Укажите период, начиная с которого будет осуществляться ввод данных в систему БЭСТ-5. В дальнейшем Вам будет нужно ввести вступительный баланс на эту дату. В качестве даты начала расчетного периода целесообразно выбирать дату начала года, начала квартала или, в крайнем случае, дату начала месяца. Корректировка даты начала расчетного периода формально возможна, но крайне нежелательна, так как это может нарушить целостность информации; Код национальной валюты. Выберите код денежной единицы, используемой в роли национальной валюты. По умолчанию национальной валютой в системе БЭСТ-5 является Рубль РФ. В то же время при необходимости можно выбрать и другую валюту; Поддержка валютного учета. Помимо вида национальной валюты, Вам также следует указать, планируется ли учет операций в другой валюте или нет; Способ пересчета в национальную валюту. Если Вы отметили предыдущий  параметр флажком, то выберите соответствующее правило пересчета сумм операций в национальную валюту. Возможные варианты выбора: Курс ЦБ или Произвольный курс;

В случае выбора способа пересчета по курсу ЦБ при вводе валютной проводки в любом режиме любого приложения система БЭСТ-5 обращается к Справочнику курсов валют и ищет в нем курс иностранной валюты, действующий на дату ввода проводки. Если этот курс найден, то он автоматически используется в проводке «как есть» – без возможности его корректировки в проводке. В противном случае программа запрашивает у пользователя значение курса и далее записывает этот курс в Справочник курсов валют – также без возможности его последующей коррекции в проводке.

При выборе способа пересчета по произвольному курсу, пользователь вводит курс валюты в проводке, выбирая его из Справочника курсов валют или произвольно, без каких-либо ограничений. Тогда в Справочник курсов валют попадает тот курс, который был введен в первой валютной операции на данную дату. Все другие курсы действительны только для тех проводок, к которым они относятся и в справочник не записываются.

Содержание проводки переоценки счетов. В данном поле необходимо указать текст содержания проводки, формируемой при проведении автоматической переоценки валютных остатков по валютным счетам на конец отчетного периода Данная процедура переоценки выполняется в приложении главная книга; Формула расчета курса. Настройка формулы расчета курса позволяет  определить порядок пересчета иностранных валют в национальную. Для пересчета используется либо прямой, либо обратный курс. Прямой курс — это курс пересчета иностранной валюты в национальную. Он представляет собой  количество единиц национальной валюты, которому эквивалентна одна единица иностранной валюты. Формула расчета прямого курса, используемая в системе БЭСТ-5 — CURS. Обратный курс – это также курс пересчета иностранной валюты в национальную. В противоположность прямому, он определяется как количество единиц иностранной валюты, соответствующее одной единице национальной валюты. Формула расчета обратного курса — 1/CURS.

В этой связи обратим внимание на одну из возможностей применения обратного курса в системе БЭСТ-5. У некоторых пользователей возникает необходимость вести весь учет в иностранной валюте, например, в долларах США. С этой целью они объявляют национальной валютой доллар, а рубль применяется в качестве иностранной валюты для отдельных операций. Однако при этом очень неудобно пересчитывать курс валюты. В такой ситуации пользователю гораздо удобнее настроить использование обратного курса: тогда, работая с «иностранной» валютой – рублями, он задает привычный для него курс пересчета.

Отдельного разъяснения требует применение множителя курсов – MULTY, который также используется в описываемой формуле. В простейших случаях значение данного множителя равно единице. Между тем, на практике могут возникать ситуации, когда курс пересчета иностранной валюты в национальную является многозначным числом. Например, одна единица иностранной валюты может соответствовать 62570000 единицам национальной валюты. Поле, предназначенное в системе БЭСТ-5 для ввода курса валюты, имеет размерность 7 знаков для целой части и 5 знаков для дробной. Справиться с возникшей проблемой как раз и поможет множитель MULTY. Применительно к нашему случаю мы установим значение MULTY как 10000, а значение курса – 6257.

Как уже было сказано ранее, БЭСТ-5 предусматривает параллельное отражение  операций в нескольких системах счетов. Если валюта баланса, используемая для выбранного плана счетов, отлична от валюты документа, то будет задействован курс пересчета, указанный в Справочнике курсов валют. 

В книге хоз. операций видны проводки. Все проводки, независимо от плана счетов, на основе которого они были созданы, хранятся в Книге учета операций. Однако в ряде случаев возникает необходимость отделить проводки, созданные в рамках одного плана счетов, от других. С помощью данного параметра Вы можете выбрать виды проводок, отображаемых в экранной форме Книги учета операций: балансовые, забалансовые, налоговые, все; Разрешена корректировка проводок в книге хоз. опер. В зависимости от Вашего выбора, система разрешит или запретит внесение изменений в проводки, записанные в Книгу учета операций. В то же время следует иметь в виду, что даже при запрещении корректировки проводок непосредственно в Книге учета  операций, внесение изменений в их содержание может осуществляться в режиме работы с соответствующими первичными документами; Разрешена корректировка сумм в валютных документах. Включение для данного параметра предполагает возможность изменения рассчитанных рублевых сумм в валютных документах; Разрешена корреспонденция с одинаковыми счетами. Если для данного параметра установлен флаг, в системе можно создавать проводки с одинаковыми синтетическими счетами по дебету и кредиту; Дата перехода на УСН. Если предприятие переходит на упрощенную систему налогообложения, то следует указать дату этого перехода.

В режиме Настройка системы учета существует кнопка «Изменить». Данная кнопка позволяет при необходимости изменить значения ряда параметров, в общем случае не рекомендуемых для перенастройки: Начало расчетного периода, Код национальной валюты, Поддержка валютного учета.

•

Помните, что кнопкой «Изменить» следует пользоваться с очень большой осторожностью, так как ее неаккуратное применение может привести к некорректной обработке операций, потере данных и другим нежелательным последствиям.

Этап 3. Настройка плана счетов

Настройка плана счетов выполняется в приложении главная книга (ведение системы счетов → Формирование плана счетов). Перед началом работы с БЭСТ-5 рекомендуется тщательно выверить систему синтетических счетов, применяемых  на предприятии пользователя. Составьте список тех счетов и субсчетов, которые используются сейчас или потребуются в ближайшем будущем. Выпишите сальдо по имеющимся счетам на начало текущего года и на начало расчетного периода. Если Вы планируете вести учет в системе БЭСТ-5 не с января текущего года, то надо подготовить сальдо и обороты по счетам за каждый прошедший месяц.

Если у Вас применяется несколько планов счетов для целей бухгалтерского учета, подобные действия должны быть выполнены для каждого из этих планов. Для перехода к  нужному плану счетов нажмите кнопку «Вид», расположенную в нижней части экрана, после чего выберите соответствующий план. Перечень используемых  планов счетов должен быть заранее описан в Справочнике планов счетов.

Этап 4. Настройка сегментов аналитического учета

Один из важнейших этапов первичной настройки БЭСТ-5 – планирование системы аналитического учета. Именно на этом этапе определяется степень детализации данных, отражаемых на синтетических счетах, и именно здесь определяются те самые ракурсы, в которых будет рассматриваться информация о деятельности Вашего предприятия.

Как уже было сказано в п. 3.1.2, в системе БЭСТ-5 используется многосегментная модель аналитического учета. Настройка видов аналитических измерений осуществляется в приложении общие данные, в режиме Аналитические измерения → Виды измерений, а «привязка» совокупности аналитических измерений (сегментов) к счетам – в приложении главная книга, в режиме ведение системы счетов → Сегменты аналитики на счетах.

Для упрощения работы с аналитическими измерениями в системе БЭСТ-5 реализован удобный сервисный механизм групповых измерений. Он позволяет настроить группу совместно используемых аналитических измерений, которые в дальнейшем можно «привязать» к соответствующим счетам из плана счетов. Простейший пример такого «объединения» измерений – склад и материально-ответственное лицо. В итоге, вместо обращения к нескольким аналитическим справочникам, бухгалтер сразу же выбирает значения всех нужных ему измерений. Настройка групповых измерений делается в приложении общие данные, в режиме Аналитические измерения → Групповые измерения.

Применяемая система аналитического учета зависит от управленческих и учетных задач, стоящих перед предприятием пользователя и, разумеется, от опыта и искусства главного бухгалтера. В поставку системы БЭСТ-5 входит типовая настройка сегментов аналитического учета, включающая виды аналитики, рекомендуемые нормативными документами по бухгалтерскому учету и наиболее часто используемые нашими клиентами. В то же время Вы можете внести в нее необходимые коррективы, исходя из потребностей своего предприятия. Так, например, при использовании Счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» аналитический учет в общем случае должен вестись в разрезе партнеров. Однако возможна ситуация, когда на этом счете нужно учитывать движение средств не только по контрагентам, но и в разрезе договоров с ними. Таким образом,  схема аналитического учета определяется самим предприятием и не может быть предопределена разработчиками системы БЭСТ-5 «на все случаи жизни».

⇘

Подробнее о настройке сегментов аналитики написано в разделе «Главная книга» «Руководства пользователя».

Чем больше видов аналитики будет выбрано, тем более подробным будет учет финансово-хозяйственной деятельности. В то же время использование большого количества аналитических измерений приводит к увеличению количества реквизитов, заполняемых при регистрации хозяйственных операций, и усложняет интерпретацию данных.