Система управления предприятием БЭСТ-5 Руководство пользователя (стр. 22 )

Регистрационную запись, представленную в данном окне, можно откорректировать, нажав клавишу <Enter>. В окне для ввода/корректировки будут доступны поля Партнер, Основание и Оплачено. Сальдо расчетов по документу-основанию отображается в поле Остаток по расчетам – в основной валюте учета и валюте расчетов (если она отлична от основной). При ведении расчетов только в основной валюте,  эти две суммы будут равны. Корректировка суммы, относимой на документ-основание (по умолчанию для отнесения предлагается полная сумма платежного документа), осуществляется в поле Оплачено.

Рисунок 9‑36 Банковский документ, проведенный по выписке

Если платеж должен быть разнесен по нескольким документам-основаниям, то в этом же окне необходимо создать новые регистрационные записи (клавиша <F4>). При создании новой регистрационной записи код и наименование контрагента будут автоматически внесены в поле Партнер на основании данных платежного документа. Выбор нужного документа-основания производится в поле Основание – из реестра документов, вызываемого нажатием клавиши <F2>. Документы-основания выбираются из реестра последовательно. Те документы, по которым в данном сеансе работы уже были разнесены платежи, отмечены слева галочкой. После выбора требуемого документа-основания в окне для ввода/корректировки записи будут автоматически указаны его номер и дата, сальдо расчетов и сумма оплаты.

После внесения всех регистрационных записей для выхода из данного окна следует нажать клавишу <Tab> (в этом случае будет выполнено автоматическое сохранение записей) или <Esc> (в этом случае при выходе будет выдан запрос на сохранение).

•

Сумма платежного документа, проведенного по выписке банка, должна быть разнесена по документам-основаниям ПОЛНОСТЬЮ. При наличии суммы неразнесенного остатка, сохранение данного платежного документа не производится, о чем выдается соответствующее системное сообщение. Если список документов-оснований для разнесения исчерпан, то следует создать регистрационную запись на сумму неразнесенного остатка без указания документа-основания.

В форме для ввода/редактирования платежного документа, проведенного по выписке, имеется кнопка «Баланс». Если для указанного в документе партнера ведется учет расчетов по обязательствам, то при нажатии этой кнопки Вы оперативно получите информацию о сумме Вашей или его задолженности, об установленном для него кредитном лимите и допустимой сумме отгрузки. Если расчеты с этим партнером ведутся на уровне сделок, то будет показан и баланс расчетов по сделке, оформленной тем самым документом-основанием, на который был отнесен данный платеж. 

Рисунок 9‑37 Разнесение платежа по документам-основаниям

Для идентификации возврата ранее полученных или уплаченных денежных средств в платежном документе, прошедшем по выписке, существует специальное поле Возврат. В зависимости от ситуации в этом поле указывают Да или Нет. 

Формирование отчетов

Получение, печать или сохранение в файлах отчетов по состоянию и движению безналичных денежных средств осуществляется с помощью режима Формирование отчетов. Множество синтетических и аналитических отчетов, входящих в поставку системы БЭСТ-5, позволит увидеть полную картину движения денежных средств: каков их текущий остаток на каждом счете; когда, от кого и за что они поступили, куда и на какие цели были израсходованы и пр.

•

Приложение СЧЕТА В БАНКАХ предоставляет два способа записи проводок. Первый способ – это прямая запись проводок в Книгу учета операций. Второй способ – когда сформированные проводки предварительно сохраняются в так называемом буфере проводок и далее, после просмотра и внесения корректив, записываются в Книгу учета операций. Формирование проводок выполняется по каждому субсчету в отдельности. 

Специальные режимы

Папка Специальные режимы объединяет вспомогательные технические режимы, предназначенные для групповой обработки данных, учитываемых в рамках приложения Счета в банках. Это режимы корректировки номеров документов, формирования проводок по группе документов, а также просмотра содержимого буфера проводок.

Касса. Подотчеты

Приложение Касса. Подотчеты решает задачи учета операций с наличными денежными средствами, включая расчеты с персоналом по оплате труда и другим выплатам, расчеты с подотчетными лицами, а также расчеты с поставщиками и покупателями. Основные функции данного приложения:

Ведение рублевых и валютных касс; Ведение кассовой книги и учет операций по каждой кассе; Контроль превышения кассового лимита; Оформление приходных и расходных кассовых ордеров; Разнесение наличных платежей по партнерам и документам-основаниям; Кассовая обработка платежных ведомостей на выплату заработной платы; Учет депонированных сумм и включение их в расчеты с сотрудниками; Оформление авансовых отчетов и расчеты с подотчетными лицами; Формирование широкого спектра отчетов по кассовым операциям.

По каждой из касс предприятия ведется отдельный реестр кассовых документов. Применяемые методология учета и типовые формы документов полностью соответствуют требованиям Инструкции о ведении кассовых операций в РФ.

Система позволяет вести аналитический учет движения денежных средств в разрезе шифров целевого назначения. Эту возможность целесообразно использовать как в рамках обычного бухгалтерского учета (в частности, для бюджетных структур),  так и для анализа движения наличности в управленческом учете (состояние бухгалтерских счетов при этом не изменяется).

Приложение Касса. Подотчеты охватывает практически весь спектр операций по расчетам с подотчетными лицами: выдачу денег под отчет из кассы предприятия, обработку авансовых отчетов, возврат неиспользованных подотчетных сумм, возмещение перерасхода сумм по авансовым  отчетам.

Взаимодействие приложения Касса. Подотчеты с приложением Заработная плата существенно упрощает ведение расчетов с сотрудниками. Ведомости на выдачу зарплаты, аванса и прочих выплат, сформированные в приложении Заработная плата, могут быть переданы в приложение Касса. Подотчеты для оформления выплат сотрудникам и, при необходимости, для депонирования.

Предварительная подготовка приложения Касса. Подотчеты к работе выполняется в режимах, сгруппированных в папке Настройка, справочники. Выполняя настройку кассы, в окне для ввода начальных остатков Вы можете указать величину текущего кассового лимита, чтобы в дальнейшем сопоставлять с ней остаток денежных средств на заданную дату. 

Рисунок 9‑38 Реестр кассовых документов

Кассовые документы

Основными документами, оформляющими движение наличных денежных средств предприятия, являются приходный и расходный кассовые ордера. Подготовка и вывод этих документов на печать осуществляются в режиме Кассовые документы. Этот режим представляет собой реестр выписанных кассовых ордеров (Рисунок 9‑8). Реестр ведется в разрезе тех касс, которые Вы указали в рамках настройки данного приложения. В реестре отражаются дата операции, вид и номер документа, наименование контрагента/ФИО сотрудника предприятия, корреспондирующий счет и сумма по документу.

Кассовые документы (Рисунок 9‑9), зарегистрированные в системе, могут иметь один из двух статусов: Черновик или Оплачен. Черновик представляет собой электронный образ стандартного кассового документа, не влияющий на текущее состояние денежных средств (т. е. на состояние соответствующего кассового счета). Статус Оплачен автоматически присваивается документу в том случае, если по нему были сформированы проводки. При необходимости статус Оплачен вручную может быть изменен на статус Черновик.  Документы со статусом Черновик выделены в реестре зеленым цветом.

Для контроля оборотов по кассе, проверки правильности ввода кассовых ордеров и подготовки проводок по этим ордерам в приложении существует возможность проведения сверочного расчет. Сверочный расчет, запускаемый нажатием клавиши <F10> или при помощи команды меню Сверочный расчет, доступной при нажатии кнопки «Операции»,  может быть выполнен за заданный интервал дат и заданной денежной единице в трех вариантах:

По данным документов (получение информации о дебетовом и кредитовом оборотах по кассе); По данным проводок (получение информации об оборотах, начальном и конечном  сальдо по счету учета кассовых операций, поставленному в соответствие этой кассе); Сверочный отчет (сопоставление данных по проводкам и документам с целью выявления избыточных документов/проводок).

Если в настройке кассы была указана сумма текущего кассового лимита, то в сверочном отчете будет представлена информация о состоянии остатка денежных средств по отношению к  кассовому лимиту.  Если лимит превышен, в отчете указывается сумма его превышения. Если превышение лимита не выявлено, об этом также выводится  соответствующая информация. 

Рисунок 9‑39 Режим работы с кассовым документом

Как и в приложении Счета в банках, в приложении Касса. Подотчеты  используются модели калькуляции, позволяющие настроить алгоритм формирования суммы платежного документа, например, для выделения НДС из общей суммы платежа.  В справочнике Модели калькуляции настроены типичные модели калькуляции для кассовых операций. В этих моделях используется набор переменных, предварительно описанных в справочнике Параметры калькуляции. При необходимости кассовый документ может быть «привязан» к соответствующему документу-основанию. 

В процессе регистрации кассовых документов по ним создаются  соответствующие проводки. При обработке очередного документа бухгалтеру-кассиру достаточно выбрать требуемый код операции из справочника Типовые операции (папка Настройка, справочники), чтобы программа автоматически подготовила все проводки. Помимо автоматического создания проводок по документам, проводки можно также вводить и вручную.