Учетная политика Эмитента на 2011 – 2014 годы (стр. 26 )

В электронном виде ежедневно составляются отдельные ведомости открытых и закрытых счетов, которые подписываются аналогами собственноручной подписи главного бухгалтера или его заместителя. При необходимости ведомости открытых и закрытых счетов могут быть выведены на печать.

3.9. На каждое первое число года, следующего за отчетным, книга:

3.9.1. для хранения на бумажном носителе – распечатывается уполномоченными специалистами подразделений, определенных распоряжением главного бухгалтера Банка, в части действующих по состоянию на 1 января счетов.

Распечатанная книга по Головному офису Банка передается уполномоченному специалисту подразделения, осуществляющему регистрацию и сопровождение банковских счетов Головного офиса Банка.

Распечатанная книга сверяется с ведомостями открытых и закрытых счетов, пронумеровывается, прошнуровывается, скрепляется оттиском печати Банка (филиала), подписывается у уполномоченных лиц Банка (филиала).

Уполномоченный специалист подразделения, осуществляющего регистрацию и сопровождение банковских счетов Головного офиса Банка, и филиалы направляют книгу с приложением описи, в архив Банка для централизованного обобщения и последующего хранения.

3.9.2. для хранения в электронном виде – сохраняются данные обо всех действующих по состоянию на 1 января счетах книги. Возможность распечатывания книги (ее отдельных листов) обеспечивается соответствующим программным обеспечением.

В течение года книга, ведущаяся в электронном виде (или ее отдельные листы), по распоряжению Председателя Правления или главного бухгалтера может распечатываться:

3.9.2.1. в разрезе балансовых счетов второго порядка;

3.9.2.2. за заданный период;

3.9.2.3. на определенную дату

с обязательным указанием даты распечатывания.

4. Документооборот и оформление расчетных операций. Оформление документов

4.1. Все документы, поступающие в операционное время в бухгалтерские службы, в том числе из филиалов, подлежат оформлению и отражению по счетам бухгалтерского учета в этот же день. По документам, поступившим после операционного времени – исполнение осуществляется не позднее следующего рабочего дня в порядке обычного документооборота.

В Банке определен следующий порядок приема расчетных документов, представленных клиентами на бумажном носителе или поступивших по электронным системам:

4.1.1. проверка ответственным исполнителем расчетной группы в день поступления документа на соответствие:

- действующему законодательству РФ, в том числе нормативным актам Банка России;

- подписей и оттиска печати на документе карточке образцов подписей и оттиска печати, предоставленной клиентом.

4.2. Оплата расчетных и кассовых документов производится в пределах наличия средств на счете плательщика на начало дня и по возможности с учетом поступления средств текущим днем или в пределах суммы «овердрафта», определенной договором банковского счета и дополнительными соглашениями к нему.

В случае недостаточности средств на счете для удовлетворения всех предъявленных к нему требований оплата производится с соблюдением установленной законодательством РФ очередности.

4.3. Зачисление (списание) денежных средств по счетам клиентов производится на основании расчетных документов, оформленных в соответствии с нормативными актами Банка России и внутренними документами Банка и послуживших основанием для совершения этих операций (если иное не предусмотрено в договоре с клиентом, либо длительным распоряжением, выписанным клиентом).

4.4. Во взаимоотношениях с банками – нерезидентами документооборот регулируется договорами, заключенными с ними.

4.5. В целях улучшения обслуживания клиентов и равномерного распределения нагрузки, в Банке может разрабатываться по согласованию с клиентами график их обслуживания.

Физические лица – вкладчики обслуживаются в соответствии с режимом работы подразделения Банка, утверждаемым приказом Председателя Правления.

4.6. Поручения клиентов на перечисление средств с их счетов могут представляться в Банк в виде расчетных документов на бумажных носителях, а также в виде электронных платежных документов, передаваемых по каналам связи или иным образом (на магнитных, оптических носителях). Банком в договоре банковского счета определен порядок приема электронных документов клиентов, их защиты, оформления и подтверждения в соответствии с нормативным актом Банка России о порядке приема к исполнению поручений владельцев счетов, подписанных аналогами собственноручной подписи, при проведении безналичных расчетов кредитными организациями. Порядок отражения в учете и помещения подтверждающих документов в бухгалтерские документы дня регламентируется документами учетной политики Банка по данному направлению.

При оплате и подписании документов, подпись работника Банка (ответственного исполнителя) подтверждается оттиском номерного/именного штампа. Помимо номерных/именных штампов используется календарный штемпель – «датир».

Платежные документы на бумажных носителях, предназначенные для хранения в качестве оправдательных документов, кроме документов, принятых от клиентов по электронным системам дистанционного банковского обслуживания (далее – ДБО), по совершенным операциям, а также подлежащие приложению к выпискам из счетов, заверяются оттисками номерных/именных штампов и подписями ответственных работников.

Документы, принятые по электронным системам ДБО хранятся в соответствии с документами учетной политики Банка по данному направлению.

4.7. Расчетные операции, связанные с перечислением средств через учреждения Банка России, оформляются в соответствии с нормативными актами Банка России.

Расчетные операции через другие кредитные организации (их филиалы) осуществляются на основании договора о корреспондентских отношениях, в котором урегулированы следующие вопросы:

4.7.1. какими документами оформляются расчеты между банками-корреспондентами;

4.7.2. порядок направления документов и используемые технические средства;

4.7.3. способы удостоверения права распоряжения денежными средствами;

4.7.4. контроль и выверка расчетов;

4.7.5. ответственность за несвоевременное исполнение условий договора.

4.8. Подразделения, осуществляющие прием и обработку платежей клиентов, разделены на ФРОНТ и БЭК – офисы. ФРОНТ – офис занимается обслуживанием клиентов, приемом платежей, текущим контролем, оформлением, вводом документов в основную АБС с последующей передачей их в обработку в БЭК – офис. БЭК – офис, в соответствии с утвержденным в Банке внутренним порядком, осуществляет последующий контроль введенных документов и проводит документы по счетам бухгалтерского учета, для направления платежей по назначению.

4.9. В случае изменения реквизитов (наименования организации, ФИО индивидуального предпринимателя, физического лица и т. д.) владелец счета представляет об этом подтверждающие документы, на основании которых Банк вносит соответствующие изменения, в т. ч. в системы ДБО.

4.9.1. В целях обеспечения своевременного зачисления денежных средств клиентов по назначению, денежные средства, поступающие по расчетным документам с указанием в них прежнего наименования клиента, могут быть зачислены клиенту на основании его письма в течение 30 календарных дней с момента оповещения Банка об изменении наименования клиента (внесения в АБС).

4.10. При приеме расчетных и кассовых документов на бумажных носителях ответственный исполнитель (бухгалтер, контролирующий работник) обязан проверить, соответствует ли документ установленной форме бланка, заполнены ли все предусмотренные бланком реквизиты, правильность указания банковских реквизитов, соответствует ли оттиск печати и подписи распорядителя счетом, заявленным Банку образцам.

4.10.1. В случае поступления запроса от банков-корреспондентов и филиалов Банка об уточнении реквизитов получателей платежей, своевременно принимаются меры для выявления причин неверно указанных реквизитов, либо уточнения реквизитов и подготовки ответа на запрос. Ответ должен быть подготовлен и отправлен в течение двух рабочих дней.

4.11. Клиент обязан указывать в тексте расчетных документов, а также на обороте денежных чеков, назначение сумм платежа. Организации, которые в установленных законодательством случаях по роду деятельности не расшифровывают свои расходы (данный факт должен быть отражен в договоре банковского счета) представляют в Банк денежные чеки без указания сумм назначения платежа, а платежные поручения без указания цели расхода, но производят ссылку на реквизиты договора и налог. Сведения о назначении платежа на обороте денежных чеков заверяются подписями чекодателя.

Денежные чеки и платежные поручения принимаются Банком в течение 10 дней со дня их выписки, не считая дня выписки. В объявлениях на взнос наличными 0402001 (код формы по Общероссийскому классификатору управленческой документации) (далее – объявление на взнос наличными) должна быть указана дата фактического представления их в Банк.

Документы должны содержать четкое изложение сущности операции.

Каждый документ, предъявляемый в Банк на бумажном носителе, и каждый отдельный лист сводного документа, оформленного на бумажном носителе, например, сводного платежного поручения, должен иметь подписи уполномоченных должностных лиц клиента и оттиск его печати и соответствовать заявленным образцам. Подписи на всех документах должны быть сделаны ручкой с пастой (чернилами) черного, синего или фиолетового цвета. Оттиск печати должен быть четким. Объявления на взнос наличными подписываются вносителями. В сводном документе незаполненные части должны быть прочеркнуты.

Банк отказывает в приеме расчетного или кассового документа, если удостоверение прав распоряжения счетом будет признано сомнительным, либо нарушены требования по оформлению документа.

Внесение исправлений в кассовые и расчетные документы, в том числе в поступившие распоряжения владельцев счетов в виде электронных платежных документов, а также при осуществлении межбанковских расчетов не допускается.

4.12. В случае если клиент-нерезидент приобретает статус резидента (т. е. клиент получил вид на жительство в РФ, либо гражданство России и российский паспорт) и предъявляет в Банк достоверную и документально подтвержденную об этом информацию, при наличии у него на дату обращения открытых вкладных счетов производятся следующие действия: