Бухгалтерский финансовый учет на железнодорожном транспорте (стр. 50 )

Приходные ордера, приемные акты в зависимости от организационной формы снабжения сверяют с относящимися к ним счетами поставщиков или извещениями; требования, полученные из кладовой и отражающие поступление материалов с дорожных складов, сверяют со вторыми экземплярами этих требований, которые бухгалтерия получает вместе с извещением склада; лимитно-заборные карты, поступившие от склада, сличают со вторыми экземплярами, полученными от цехов-потребителей; накладные, приложенные к реестру и отражающие сдачу на склад отходов или возврат материалов, сверяют с экземплярами тех же накладных, поступивших от цехов-сдатчиков и т. д.

После проверки первичных документов операции по приходу и расходу материалов оценивают и определяют итоги по каждой учетной группе материалов. Групповые итоги проставляют непосредственно в реестре. Получение этих итогов является обязательным условием сальдового метода, так как в бухгалтерии аналитический учет материалов ведется только в денежном выражении по учетным группам, а не по каждому номенклатурному номеру.

На основании реестров сдачи документов бухгалтерия по каждому месту хранения (кладовой) ведет накопительные ведомости отдельно по приходу и расходу материалов. Одновременно данные о поступлении и расходе материалов в денежном выражении в накопительных ведомостях распределяют по учетным группам.

Таким образом, накопительные ведомости представляют собой регистры аналитического бухгалтерского учета материалов. При составлении накопительных ведомостей первичные документы по приходу и расходу материалов уже не используют, что значительно облегчает работу. По окончании месяца в накопительных ведомостях по каждой учетной группе материалов подсчитывают итоги и переносят их в групповые оборотные ведомости.

Групповые оборотные ведомости составляют по каждому материально ответственному лицу по учетным группам. После перенесения итогов из накопительных ведомостей по приходу и расходу материалов в оборотных ведомостях определяют остатки на начало следующего месяца.

Итоговые данные групповых оборотных ведомостей используют для сверки с итогами записей в регистрах синтетического учета. Чтобы сделать такую сверку, если на предприятии не одно, а несколько материально ответственных лиц, составляют сводную оборотную ведомость без указания учетных групп. Вместо групп материалов в ней проставляют номера складов (кладовых) и фамилии материально ответственных лиц. Полученные в ней итоги должны соответствовать итогам оборотов и остатков синтетического счета (субсчета), на котором ведется учет материальных ресурсов.

Итог сводной оборотной ведомости в части расхода материалов сравнивают с итогом свода расхода материалов по учетной стоимости.

Кроме показателей аналитического и синтетического учета, по окончании каждого месяца производят сверку учетных данных бухгалтерии с данными складского сортового учета материалов. Для этого материально ответственные лица в складских карточках подсчитывают итоги по приходу и расходу за отчетный месяц и выводят остатки материалов на конец месяца. Полученный итог сверяют с остатком, который исчислен в карточке после записи в ней последней в данном месяце операции. Проверенные конечные остатки материалов работник бухгалтерии или материально ответственное лицо переносит из сортовых карточек складского учета в ведомость учета остатков материалов на складе.

Ведомость учета остатков материалов (табл. 8.10) бухгалтерия открывает на год для каждого склада. Наименование материалов и их номенклатурные номера вписывают в ведомость раздельно по каждой учетной группе.

В бухгалтерии или в вычислительном центре количественные остатки материалов оценивают и подсчитывают частные итоги по каждой группе и общий итог по всем группам материалов. Полученные итоги сверяют по каждой группе материалов и общему итогу с аналогичными данными групповой оборотной ведомости. Тождество остатков, содержащихся в ведомости учета остатков материалов и в групповой оборотной ведомости, подтверждает правильность оперативного (складского) и бухгалтерского учета материалов.

Если при сверке обнаружены какие-либо расхождения, то необходимо выявить ошибки и устранить их. Из-за ошибки по какой-либо учетной группе материалов возникает неравенство остатка, указанного в групповой оборотной ведомости, и остатка, который значится по этой же группе в ведомости учета остатков материалов на складе. Учетная группа локализует ошибки, что позволяет быстрее отыскивать их.

В дистанциях пути регистрами аналитического учета при сальдовом методе служат: по основному складу – накопительные приходные и расходные ведомости, составляемые по учетным группам материалов на основании реестров сдачи документов, по производственным участкам – материальные отчеты, в которых после оценки количественных данных определяют итоги по группам материалов. По окончании месяца по основному складу составляют оборотную ведомость, групповые итоги которой сверяют с соответствующими итогами ведомости учета остатков материалов. Затем проверенные итоги вносят в сводную оборотную ведомость, куда записывают также итоги материальных отчетов.

Таким образом, при сальдовом методе бухгалтерия не ведет сортовой учет материалов и, следовательно, не дублирует складской учет. В то же время она использует и обрабатывает данные складского учета, что устраняет отрыв бухгалтерского учета материалов от складского (оперативного), повышает своевременность и достоверность данных о наличии и движении материальных ресурсов, улучшает контроль за их сохранностью.

8.12. Инвентаризация материальных ресурсов

Инвентаризация материалов, топлива и других материальных ресурсов – одно из действенных средств контроля за сохранностью имущества организаций. Проверка наличия производственных запасов в натуре позволяет устанавливать такие их изменения, которые не отражаются и часто не могут быть отражены в первичных документах, например естественная убыль, порча и т. п. Инвентаризация позволяет уточнить фактическое наличие материальных ресурсов, отраженных в бухгалтерском учете.

Сроки и порядок проведения инвентаризации материальных ресурсов установлены специальными методическими указаниями Министерства финансов Российской Федерации. На складах филиалов ОАО "РЖД" и их структурных подразделений инвентаризацию производственных запасов проводят обязательно перед составлением годового отчета, кроме ресурсов, инвентаризация которых проводилась не ранее 1 октября отчетного года.

Наличие материальных ресурсов в натуре проверяют также при смене материально ответственных лиц, при установлении фактов хищений, порчи материалов, злоупотреблений, в случае стихийных бедствий, аварий, пожара и других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями, при смене формы собственности, иной реорганизации и т. п. В системе ОАО "РЖД" остатки нефти и нефтепродуктов проверяют не реже одного раза в месяц, а топливо на дорожных топливных базах инвентаризируют 3 раза в год: на 1 апреля, 1 июля и 1 октября.

Инвентаризации подлежат материальные ресурсы как собственные, так и находящиеся на ответственном хранении структурного подразделения. Инвентаризацию проводит комиссия при обязательном участии в ней работника бухгалтерской службы. Персональный состав комиссии утверждает руководитель структурного подразделения. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Руководитель структурного подразделения должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия материальных ресурсов в установленные сроки, а главный бухгалтер обязан обеспечить быстрое и точное выявление результатов инвентаризации и отражение их в системе счетов бухгалтерского учета.

До начала проверки фактического наличия материальных ресурсов инвентаризационная комиссия получает последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы о движении материальных ресурсов, которые председатель комиссии визирует с указанием «до инвентаризации на … [дата]». Бухгалтерии это служит основанием для определения остатков материальных ресурсов к началу инвентаризации по учетным данным. Также к началу инвентаризации материально ответственные лица дают расписки в том, что все расходные и приходные документы на материальные ресурсы сданы в бухгалтерию и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Фактическое наличие материальных ресурсов комиссия записывает в инвентаризационные описи, которые ведутся в двух экземплярах. Отдельные описи составляют на материальные ресурсы, находящиеся в пути, отгруженные покупателям (получателям), находящиеся на складах других организаций или переданные в переработку другой организации.

Если во время инвентаризации на склад поступают материальные ресурсы, они принимаются в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются после инвентаризации. Сведения о них заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации».

Инвентаризация не может быть причиной перебоев в снабжении структурных подразделений материальными ресурсами. С письменного разрешения руководителя структурного подразделения и главного бухгалтера в процессе инвентаризации они могут отпускаться в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Эти ресурсы заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации». В расходных документах об этом делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии.

Путем сопоставления содержащихся в описи данных с данными бухгалтерского учета выявляют результаты инвентаризации. Материальные ресурсы, по которым имеется отклонение фактического наличия от данных учета, записывают в сличительную ведомость с указанием в ней учетных, фактических данных и результата инвентаризации (излишек, недостача).

При использовании вычислительных машин составляют машинограмму – оборотно-сличительную ведомость. В ней по номенклатурным номерам определяют излишки и недостачу ма­териальных ресурсов в количественном и денежном выражении. Выявленные при инвентаризации излишние материальные ре­сурсы приходуют по дебету счета 10 «Материалы» с кредита счета 91 «Прочие доходы и расходы» в оценке по рыночной стоимости. При этом необходимо устанавливать причины обра­зования излишков и виновных лиц. Как правило, излишки явля­ются результатом различных нарушений со стороны работников снабжения.