Технический регламент «О безопасности лекарственных средств для медицинского применения» (стр. 44 )

Своевременное размещение основных документов в архиве исследователя и (или) клинической базы и спонсора в значительной мере способствует успешному проведению клинического исследования исследователем, помогает работе спонсора и мониторов. Эти документы обычно являются объектом независимого аудита со стороны спонсора и инспекции со стороны уполномоченного государственного органа Кыргызской Республики в области здравоохранения в ходе оценки соответствия проведения исследования всем предъявляемым требованиям и полноты собранных данных.

Ниже приводится минимальный перечень основных документов клинического испытания. Эти документы подразделяются на три категории в зависимости от того, на какой стадии клинического исследования они создаются:

1) перед началом клинической фазы исследования;

2) в ходе клинической фазы исследования;

3) после завершения или досрочного прекращения исследования.

Объясняются цели создания/хранения каждого документа, и указывается, где документ должен храниться: в архиве спонсора и/или в архиве исследователя клинической базы. Допустимо объединение некоторых документов, если при этом отдельные документы могут быть легко идентифицированы.

Основной файл (мастер-файл) исследования должны быть создан в начале клинического исследования, как на клинической базе, так и в офисе спонсора. Исследование можно считаться официально завершенным только после того, как монитор проверит файлы исследователя и (или) клинической базы и спонсора и подтвердит наличие всех основных документов.

Любой или все документы, перечисленные в данном документе, могут быть затребованы спонсором для аудита и уполномоченным государственным органом Кыргызской Республики в области здравоохранения для инспекции и это требование должно быть выполнено.

21.2 Перед началом клинической фазы исследования. На этой стадии планирования необходимо подготовить и разместить в файлах исследования (до его официального начала) следующие документы:

Название документа	Цель	Находится в файлах
исследователя и (или) клинической базы	спонсора
1. брошюра исследователя	документально подтвердить факт передачи исследователю всей необходимой и неустаревшей информации об исследуемом препарате	Х	Х
2.подписанный протокол и поправки к нему (если таковые имеются), образец индивидуальной регистрационной формы (ИРФ)	документально подтвердить факт утверждения спонсором и исследователем протокола/поправок и ИРФ	Х	Х
3.предоставляемые испытуемым материалы:
-форма информированного согласия (включая все необходимые разъяснительные материалы)	документально подтвердить наличие формы информированного согласия	Х	Х
-другие письменные материалы	документально подтвердить наличие подробной и доступной для понимания информации, которая будет предоставлена испытуемым для получения их согласия на основе полной осведомленности	Х	Х
-объявления о наборе испытуемых (если используются)	документально подтвердить адекватность мер, принимаемых для набора испытуемых, и отсутствие элемента принуждения	Х
4.финансовые аспекты исследования	документально подтвердить финансовое соглашение между спонсором и исследователем и (или) клинической базой	Х	Х
5.страховое обязательство (если требуется)	документально подтвердить наличие подробной и доступной для понимания информации, которая будет предоставлена испытуемым для получения их согласия на основе полной осведомленности	Х	Х
6. подписанное соглашение между сторонами, например:	документально подтвердить достигнутые соглашения
исследователем и (или) клинической базой и спонсором	Х	Х
исследователем и (или) клинической базой и контрактной исследовательской организацией	Х	Х (если требуется)
спонсором и контрактной исследовательской организацией		Х
Исследователем и (или) клинической базой и уполномоченным государственным органом Кыргызской Республики в области здравоохранения (если требуется)	Х	Х
7. датированное и документально оформленное утверждение/одобрение Комитетом по биоэтике следующих документов:	документальное подтверждение экспертизы исследования Комитетом по биоэтике и разрешения/одобрения на его проведение. Указывается дата и номер редакции документа	Х	Х
-протокола и поправок к нему -ИРФ (где необходимо) -формы информированного согласия -других предоставляемых испытуемым материалов -объявлений о наборе испытуемых (если имеются) -информации о выплатах испытуемым (если необходимо) - других документов, утвержденных/одобренных документов Комитетом по биоэтике
8. состав Комитета по биоэтике	документально подтвердить соответствие состава Комитета по биоэтике требованиям GCP	Х	Х (если требуется)
9.уведомление регуляторных органов о намерении провести исследование или (если требуется) разрешение/утверждение ими протокола исследования	документально подтвердить, что до начала исследования уполномоченный государственный орган Кыргызской Республики в области здравоохранения был извещен или было получено его разрешение/ утверждение в соответствии с действующими нормативными требованиями	Х (где требуется)	Х (где требуется)
10. curriculum vitae исследователя и субисследователей и/или другие документы, подтверждающие их квалификацию	документально подтвердить, что уровень квалификации исследователей достаточный для проведения исследования и/или надлежащего медицинского наблюдения за испытуемыми	Х	Х
11.нормальные значения/границы нормы для клинических / лабораторных / инструментальных тестов/исследований, предусмотренных протоколом	документально оформить нормальные значения/границы нормы для этих тестов	Х	Х
12. клинические /лабораторные/ инструментальные тесты/ исследования -сертификация или -аккредитация или -внутренний и/или внешний контроль качества -другие методы верификации (если требуется)	документально подтвердить возможность качественного проведения тестов и достоверность получаемых результатов	Х (где требуется)	Х
13. образец этикетки на упаковке исследуемого лекарственного препарата	документально подтвердить соблюдение регуляторных требований к маркировке исследуемого лекарственного препарата, включая инструкции для испытуемых		Х
14. инструкция по обращению с исследуемым препаратом и необходимыми расходными материалами (если не включена в протокол или БИ)	документально подтвердить наличие инструкций по хранению, упаковке, расходованию и утилизации исследуемого лекарственного препарата и необходимых расходных материалов.	Х	Х
15. транспортные накладные (почтовые квитанции) на поставку исследуемого препарата и необходимых расходных материалов	зарегистрировать даты и способ доставки, номера серий исследуемого препарата и необходимых расходных материалов. Это позволяет вести учет номеров серий, оценить условия транспортировки, организовать учет препарата	Х	Х
16. сертификат анализа полученного лекарственного препарата	документально подтвердить подлинность, чистоту и количественное содержание активного вещества (дозировку) исследуемых средств		Х
17. процедура раскрытия кода для исследований, проводимых слепым методом	документально подтвердить наличие процедуры идентификации исследуемого лекарственного препарата в неотложных случаях без нарушения слепоты исследования для остальных испытуемых	Х	Х (третья сторона, если требуется)
18. рандомизационный список	документально оформить процедуру рандомизации испытуемых	Х	Х (третья сторона, если требуется)
19. отчет монитора о предварительном визите	документально подтвердить приемлемость клинической базы для целей исследования (документ может быть объединен с указанным в п. 20)		Х
20. отчет монитора о стартовом визите	документально подтвердить факт ознакомления исследователя и его сотрудников с процедурами исследования (документ может быть объединен с 19)	Х	Х

21.3. Во время клинической фазы исследования. В ходе исследования к вышеперечисленным документам добавляются новые документы в подтверждение того, что вся необходимая информация документально оформляется по мере ее поступления.

Название документа	Цель	Находится в файлах
исследователя и (или) клинической базы	спонсора
1 новые редакции БИ	документально подтвердить факт своевременного сообщения исследователю необходимой информации по мере ее поступления	Х	Х
2. новые редакции: -протокола/поправок и ИРФ -формы информированного согласия -предоставляемых испытуемым письменных материалов -объявлений о наборе испытуемых (если используются)	документально оформить новые редакции документов и подтвердить факт их вступления в силу	Х	Х
3. датированное и документально оформленное утверждение/одобрение Комитетом по биоэтике следующих документов: -поправок к протоколу -новых редакций: -формы информированного согласия -предоставляемых испытуемым письменных материалов -объявлений о наборе испытуемых (если используется) -других утвержденных/ одобренных документов -результатов периодического рассмотрения документации по исследованию (если проводилось)	документально подтвердить факт рассмотрения и утверждения/одобрения поправок и/или новых редакций. Указывается номер новой редакции каждого документа и дата	Х	Х
4. разрешение/ утверждение уполномоченного государственного органа Кыргызской Республики в области здравоохранения или его уведомление (в зависимости от требований) относительно: -поправок к протоколу и других документов	документально подтвердить соблюдение нормативных требований	Х (если требуется)	Х
5. научную биографию (curriculum vitae) нового исследователя и/или субисследователя	см. п. 10 табл. 1	Х	Х
6. пересмотр нормальных значений/границ нормы для клинических/ лабораторных/ инструментальных тестов/исследований, предусмотренных протоколом	документально оформить пересмотр во время исследования нормальных значений/границ нормы для этих тестов (см. п. 11 табл. 1)	Х	Х
7. изменения в клинических/ лабораторных/ инструментальных тестов/исследований: -сертификация или -аккредитация или -внутренний и/или внешний контроль качества -другие методы верификации (если требуется)	документально подтвердить достоверность тестов на протяжении всего исследования (см. п. 12 табл. 1)	Х (если требуется)	Х
8. транспортные накладные (почтовые квитанции) на поставку исследуемого препарата и необходимых расходных материалов	см. п. 15 табл. 1	Х	Х
9. сертификаты анализа новых партий исследуемого лекарственного препарата	см. п. 16 табл. 1		Х
10. отчеты мониторов	документально оформить визиты мониторов на клиническую базу и их результаты		Х
11. переговоры/ переписка, связанные с исследованием (помимо визитов): -переписка -протоколы заседаний -отчеты о телефонных переговорах	документально оформить достигнутые договоренности и результаты обсуждения административных вопросов, нарушений протокола, вопросов проведения испытания и отчетности по побочным явлениям	Х	Х
12. подписанные формы информированного согласия	документально подтвердить получение согласия каждого испытуемого, датированного до начала исследования, в соответствии с требованиями протокола и GCP. Документально подтвердить разрешение на прямой доступ (см. п. 3 табл. 1)	Х
13. первичная документация	документально подтвердить факт существования испытуемых и качество собранных данных. Включить в архив первичные документы, относящиеся к исследованию, лечению и анамнезу испытуемого	Х
14. заполненные, датированные и подписанные индивидуальные регистрационные формы (ИРФ)	документально оформить подтверждение исследователем или его уполномоченным сотрудником подлинности данных, внесенных в ИРФ	Х (копия)	Х (оригинал)
15. регистрация исправлений в ИРФ	документально оформить все изменения/дополнения или исправления первоначальных записей в ИРФ	Х (копия)	Х (оригинал)
16. уведомление спонсора исследователем о серьезных побочных явлениях и соответствующие отчеты	уведомление спонсора исследователем о серьезных побочных явлениях и связанные с этим отчеты	Х	Х
17. уведомление уполномоченного государственного органа Кыргызской Республики в области здравоохранения и Комитета по биоэтике исследователем и/или спонсором о непредвиденных серьезных побочных реакциях и сообщение другой информации по безопасности.	уведомление уполномоченного государственного органа Кыргызской Республики в области здравоохранения и Комитета по биоэтике исследователем и/или спонсором о непредвиденных серьезных побочных реакциях	Х (если требуется)	Х
18. сообщение спонсором исследователю новой информации по безопасности		Х	Х
19. промежуточные или годовые отчеты, предоставляемые Комитету по биоэтике, уполномоченному государственному органу Кыргызской Республики в области здравоохранения		Х	Х (если требуется)
20. журнал скрининга испытуемых	документально оформить список испытуемых, прошедших скрининговое обследование до начала испытания	Х	Х (если требуется)
21. список идентификационных кодов испытуемых	документально подтвердить наличие у исследователя и (или) клинической базы списка фамилий всех испытуемых и их индивидуальных кодов, позволяющего установить личность каждого испытуемого	Х
22. журнал регистрации включенных в исследование испытуемых	документально оформить факт включения испытуемых в хронологическом порядке с указанием их индивидуальных кодов	Х
23. учет исследуемого лекарственного препарата на клинической базе	документально подтвердить факт использования исследуемого лекарственного препарата в соответствии с протоколом	Х	Х
24. лист образцов подписей	получить образцы подписей и инициалов всех лиц, уполномоченных вносить данные и/или исправления в ИРФ	Х	Х
25. журнал учета хранящихся образцов биологических жидкостей/тканей (если имеются)	указать местонахождение и маркировку образцов для проведения повторных анализов	Х	Х