Расширение практики обучения по принципу "Равный-равному" в сфере государственных финансов на уровне местного самоуправления в Кыргызской республике (стр. 14 )

(a)  следует избегать путаницы и правовых пробелов, придерживаясь образцов документов, прилагаемые к руководству;

(b)  ответственное(ые) лицо (лица) должен (ы) знать контракта;

(c)  присуждения контракта должны быть изданы вовремя;

(d)  гарантийные и другие ценные документы должны быть надлежащим образом проверены на их срок действия;

(e)  контрактные документы должны четко определять:

(i)  объем услуг, которые должны быть выполнены и/или товары, которые подлежат к поставке;

(ii)  права и обязанности обеих сторон;

(iii)  функции и полномочия лица, назначенного Поставщиком для контроля и администрирования контракта.

Следующим этапом администрирования контракта является последующей контроль исполнения контрактов.

На этой стадии все действия в зависимости от их сложности можно разделить на семь групп. На данном этапе будут приняты во внимание следующие вопросы:

(a)  Ответственные лица. Нет необходимости назначать Менеджера проекта для администрирования малых простых контрактов, так как специалист по закупкам ОРП, специалисты ОР смогут сами скоординировать такие контракты. Поскольку управление больших сложных контрактов требует некоторых специальных мер действий, должны быть назначены менеджер контракта, ответственный за работу с документооборотом.

(b)  Коммуникации. Система связи устанавливаются не только между сторонами договора, но и между всеми отделами учреждений-исполнителей.

(c)  Управление временем

(i)  Предоставление программы или графика реализации и их периодических обновлений поставщиками товаров и услуг, или консультантами имеет решающее значение для успешной реализации контракта. Сетевые диаграммы, указывающие основные этапы реализации контракта могут быть достаточным для малых контрактов. Необходимо подготовит программы с основными этапами реализации, ответственными лицами и прочими документами на каждом этапе контракта.

(ii)  Продление даты завершения контракта должно быть выполнено уполномоченным лицом;

(iii)  Необходимо записать любой вид задержки в реализации контракта и пути их решения;

(iv)  Раннее предупреждение. При первой же возможности, поставщик / консультант должен предупредить Руководителя проекта или уполномоченного лица учреждения-исполнителя о вероятных будущих событиях, которые могут негативно отразиться на реализации контракта.

(v)  Совещания руководства. Стороны договариваются о том, как данные встречи должны проводятся (рассмотрение планов на следующие работы и для решения вопросов, поднятых в соответствии с процедурами раннего предупреждения).

Контроль качества

(vi)  При необходимости, закупающая организация должна соблюдать установленную процедуру по контролю качества, товаров и услуг, включая прием на баланс товаров или получения лицензий у подрядчиков, поставщиков и консультантов;

(vii)  Процедуры для проведения испытаний устанавливаются в контракте, где указывается название и виды испытаний, и ответственная сторона за финансирование данного испытания.

(viii)  Должны соблюдаться процедуры претензий, установленных в контракте, и ответственные лица (в том числе конечные пользователи), должны знать об этом. Они должны быть проинструктированы о дальнейших действиях, если будут обнаружены какие-либо недостатки, в том числе в случае, когда поставщик / консультант не исправил дефекты в согласованные сроки.

(d)  Контроль стоимости

(i)  Оплата должна строго производится согласно условиям контракта. Также необходимо всегда отслеживать сроки оплаты, способы оплаты и сопровождающие документы для оплаты, об освобождаемых налогах от суммы выставляемой суммы, применяемых валютах и облагаемых налогах.

(ii)  Корректировки цен и Договорная стоимость, если таковые имеются, должны быть применены в соответствии условиями контракта и ответственные лица должны быть осведомлены о них.

(iii)  Ставки и условия использования ликвидных убыток должны применятся на каждый отдельный контракт.

(iv)  Необходимо тщательно проверить Гарантийные письма (гарантия выполнения контракта) и другие ценные документы на их срок действия и их своевременных обновлений.

(e)  Урегулирование споров. В контракте должны быть определены применяемый закон и арбитражные процедуры в урегулировании споров между Учреждением –исполнителем и поставщиком/консультантом.

Урегулирование споров рассматриваются участниками торгов и консультантами в качестве основного фактора риска или уменьшения риска фактора в зависимости от того, как был составлен предоставляемые поставки.

В то время как, идет процесс приглашения на тендер, невозможно определить применяемое национальное законодательство для решения споров (местные поставщики и консультанты) или международный коммерческий арбитраж (иностранные поставщики и консультанты).

Споры между исполнителем и поставщиком или консультантом их Кыргызской Республики должны быть урегулированы в соответствии с механизмом, уполномоченного национальными законами.

В Руководстве по закупкам и консультационным услугам рекомендуется обратиться к международному коммерческому арбитражу, если победитель торгов или консультант, подрядчик является иностранными гражданами. В международном коммерческом арбитраже применяется два подхода: либо один институт будет администрировать арбитраж придерживаясь своих правил (Международная торговая палата (МКТ), Институт Торговой палаты Стокгольма, и т. д.), или будет выбрана арбитражная процедура с признанными наборами процедур, например, Арбитражный регламент Комиссии ООН по праву международной торговли (ЮНСИТРАЛ). Когда правила ЮНСИТРАЛ выбраны, очень важно определить надежного компетентного органа в контракте (например, МКТ) для того, чтобы администрирование поставки воспринимался подрядчиком, поставщиком и консультантом в целях справедливости и беспристрастности. Также, место арбитража является важным, и обычно подрядчики, поставщики или консультанты просят указать место арбитража не в стране Закупающей организации.

(f)  Завершение контракта

(i)  Приемка товаров/результатов осуществляется в соответствии с процедурами, установленными в закупающей организации.

(ii)  Если требуются чертежи и/или руководство по операционному управлению и руководство по обслуживанию, поставщик/консультант должен их предоставить во время.

(iii)  Условия завершения договора и его последствия должны быть описаны в договоре и должны применяться во время выполнения контракта.

(iv)  Обеспечение надзора исполнения гарантийных обязательств поставщиками/консультантами и своевременной выдачи Гарантии на исполнение контрактов.

Процедура по работе с жалобами

В ходе конкурсного отбора / торгов, его участники (в том числе потенциальные участники торгов / консультанты) могут подать жалобы, связанные с процессом выбора /процессом торгов. Участник (или потенциальный претендент/ консультант) может выбрать - представить свою жалобу в ОРП или непосредственно во Всемирный банк. Жалоба, представленная Всемирному банку, должна быть направлена в ОРП. После получения жалобы ОРП незамедлительно информирует ГАМСУМО о данной жалобе.

ОРП должен вести список полученных жалоб и этих жалоб будет заведенна отдельный журнал регистрации жалоб и результаты рассмотрения жалоб.

Процедура по работе с полученными жалобами относительно срока подачи тендерных предложений

Жалоба, полученная Всемирным банком относительно истечения срока подачи предложений /заявок от проходивших первый тур консультантов или отбора, которые получили тендерные документации, должны быть соответственно предусмотрены в ОРП вместе с замечаниями и рекомендациями для принятия соответствующих мер или подготовки адекватного ответа.

Если жалоба относится к техническим условиям, или техническому заданию, то ответ на жалобу должен быть подготовлен специалистами, которые участвовали в подготовке этих документов. ОРП должен завершить ответ (при необходимости) и направить ответ участнику, который представил жалобу. Если жалоба относится к процедурным аспектам, ОРП должен подготовить ответ. При сложных случаях, связанных с вопросами применения процедур закупок Всемирного банка черновой ответ, должен быть представлена во Всемирный банк для рассмотрения и обсуждения перед отправкой данного письма участнику.

Копия письма, отправленной участнику, который представил жалобу, должна быть отправлена во Всемирный банк.

Процедура по работе с жалобами, поступившие после вскрытия тендерного предложения

Если контракт не подлежит предварительному рассмотрению Всемирного банка, любая жалоба от участников, представленных в Банк, будет отправлено в ОРП для должного рассмотрения и принятия, соответствующих мер. ОРП, изучив жалобу, должен подготовить и направить ответ участника, который представил жалобу.

Если контракт подлежит предварительному рассмотрению, Всемирный банк также направит жалобу и всю имеющуюся информацию в ОРП для рассмотрения. Параллельно банк будет рассматривать подробности дела и, при необходимости, консультироваться с ОРП и запросит дополнительную информацию. Если дополнительная информация или разъяснения требуется от участника, ОРП может от имени банка запрашивать необходимую информацию или разъяснения от участника (в зависимости от ситуации) включить его, в случае необходимости, в оценочный отчет.

Если жалоба связана с содержанием технических спецификаций или технических заданий, соответствующее разъяснение/уточнение должно быть подготовлено специалистами, которые участвовали в подготовке этих документов. ОРП должен завершить уточнение (при необходимости), включить его в оценочный отчет и отправить ответ участнику, который представил жалобу. Если жалоба относится к процедурным аспектам, объяснение/разъяснения, которые будут включены в оценочном отчете и в ответе к участнику должны быть получены с помощью ОРП и копия отправляется Всемирному банку.

Однако если жалоба касается обвинений в мошенничестве и коррупции, описанная выше процедура может быть изменена за счет эмиссии конфиденциальности. В таких случаях Банк будет действовать с осторожностью в процессе рассмотрения заемщиком полученной информации.