Расширение практики обучения по принципу "Равный-равному" в сфере государственных финансов на уровне местного самоуправления в Кыргызской республике (стр. 6 )

Банковские выписки должны проверяться Финансовым менеджером для определения обоснованности указанных в них операций со средствами Проекта до предоставления их в MAP.

• Причина контроля Эта процедура контроля позволяет избегать сокрытия краж сотрудниками, работающими с банковскими счетами, посредством изменения первоначального банковского отчета для сокрытия подозрительных операций или несоответствующих сальдо на счетах.

(ii) Другие банковские процедуры

Все аннулированные чеки, возвращенные с банковскими отчетами, должны быть просмотрены Финансовым менеджером, а не Специалистом по выплатам, для того, чтобы проверить, что получатели платежей и суммы на чеках указаны верно и не изменены.

• Причина контроля В связи с тем, что сотрудники могут внести изменения в чеки после получения подписей, быстрое сканирование чеков может позволить обнаружить неверно указанные реквизиты получателей платежей или измененные цифры, а также неправильные подписи.

Необходимо постоянно получать и хранить подтверждения о получении платежей и предоставлять их, при необходимости, Всемирному Банку.

• Причина контроля Если банковские данные не соответствуют бухгалтерским, такой контроль обеспечивает наличие соответствующей документации для проверки данных и позволяет проверять счета.

Финансовый менеджер проверяет аннулированные финансовые документы, прилагаемые к банковской выписке, и проводит экспертизу любых подозрительных выплат. Следует удостовериться, что все спорные моменты, подозрительные квитанции и банковские возвраты правильно оформляются и регистрируются Специалистом по выплатам/бухгалтером.

• Причина контроля Вызывающие подозрение вопросы должны быть должным образом объяснены и своевременно расследованы. Если банк совершил ошибку при работе со счетом, она может быть исправлена только при своевременном ее обнаружении.

(iii) Сверка данных ОРП с данными Всемирного Банка

Финансовому менеджеру необходимо регулярно (при каждом составлении отчета IFR) проводить сверку данных по выплатам с данными сайта Clientсonnection Всемирного Банка.

I. Прямые выплаты со счета гранта. Прямые платежи поставщику/консультанту могут быть осуществлены непосредственно со счета гранта. Процедура прямого платежа идентична процедуре пополнения Выделенного Счета. Минимальная сумма заявки на прямой платеж указана в Disbursement Letter (Письмо по выплатам).

(i) Осуществление операций по выборке грантовых средств

Выборка средств со Счета гранта происходит после предоставления в ВБ заявки на снятие средств в соответствии с процедурами ВБ, описанными ниже;

·  Заявки на снятие средств подписываются уполномоченными лицами со стороны ОРП и со стороны Министерства финансов

·  ОРП ведет базу данных по суммам, снятым с грантового счета ВБ (номер и дата заявки, вид платежа, сумма в USD, нарастающим итогом в USD с начала проекта, остаток в USD с начала проекта).

(ii) Требования для Заявки на прямой платеж

До предоставления на рассмотрение в Банк документы должны быть проверены по следующим требованиям:

-  Соответствие условиям гранта и расходования средств

-  Удостовериться в том, что в Заявке содержатся все требуемые подписи лица (лиц), уполномоченных подписывать заявки на снятие средств

-  Удостовериться в том, что валюта, в которой будут осуществляться выплаты, указана точно

-  Предоставить оригинал заявки плюс одну копию, подписанную уполномоченным представителем, в которой указана запрашиваемая сумма вместе с подробными инструкциями в отношении выплаты.

-  Наличие достаточных средств гранта в данной категории расходования средств для покрытия платежа

-  При необходимости, предоставить документацию (в том числе свидетельства закупки), подтверждающую приемлемость закупаемых товаров, работ или услуг. Т. е. приложить вместе с заявкой все исчерпывающие инструкции по осуществлению выплат и все необходимые вспомогательные документы. Обычно, направляется один экземпляр каждого из перечисленных ниже вспомогательных документов:

- Инвойс поставщика или консультанта, одобренный уполномоченными лицами.

- Подтверждение осуществленной поставки (для закупленных оборудования и материалов) в виде копии коносамента или накладной отправителя, или акта приема-передачи.

- Подтверждение осуществленного платежа (для возмещения) может представлять собой уведомление коммерческого банка/выписки с банковского счета или письменно подтвержденную счет–фактуру/инвойс или официальную расписку

- Банковская Гарантия - в случае авансовых платежей, если она требуется по условиям контракта.

- Сроки Банковской Гарантии и сроки действия аккредитива (при наличии).

Во избежание ошибок и упущений в течение процесса подачи заявки на снятие средств, описанного в нижеследующей подготовке заявки на снятие средств, используется проверочный список, приведенный ниже.

Проверочный список: A.  Заявка на снятие средств (форма (5-06)) 1)  Проверьте номер заявки (см. номер предыдущей заявки) 2)  Проверьте валюту и сумму к оплате Детали по расходам 3)  Проверьте номер контракта и дату (см. форму контракта) 4)  Проверьте дату разрешения на закупку (спросите специалистов по закупкам или ДП) 5)  Проверьте описание товаров, работ или услуг 6)  Проверьте валюту, общую сумму контракта 7)  Проверьте общую сумму по счетам в этой заявке 8)  Проверьте категорию номера подкомпонента (см. Грантовое соглашение) 9)  Проверьте процент расходов, соответствующий для финансирования ВБ (см. Грантовое соглашение)

(iii) Дополнительные документы.

В целях ускорения времени рассмотрения заявок в Банке и выплаты средств со счета гранта, вместе с заявками, высылаемыми в Банк, следует:

- Предоставить экземпляры контрактов немедленно после их подписания (если только этот документ уже не был представлен в Банк)

- Указать дату, когда Банк принял свое решение о том, что у него «нет возражений» против контрактов по закупкам, требующих утверждения Банком, как указано в соглашении о гранте

- Свести к минимуму изменения в заявке, а в случае каких-либо существенных изменений подписать их уполномоченными должностными лицами.

-  Документы должны представляться в том же порядке, в каком соответствующие пункты расположены в сводных таблицах

(v) Сверка данных Проекта с данными сайта Clientconnection

Сверка данных по выплатам Проекта с данными Всемирного Банка (на сайте Clientconnection) должна производиться регулярно (при составлении отчета IFR). Финансовый менеджер производит сверку, распечатывает данные, подписывает их у Директора и подшивает в файл. Таблица сверки распечатывается с помощью автоматизированной бухгалтерской программы 1С.

J. Доходы/Убытки. Поскольку проект не подразумевает извлечение прибыли, не будет и регулярных притоков доходов.

(i) Доходы от начисленных процентов

В соответствии с условиями обслуживания, коммерческий банк, обслуживающий СС, начисляет проценты на неснятый остаток (свыше 30 тыс. долл.) на DС и помещает их на Процентный Счет, принадлежащий Министерству финансов Кыргызской Республики. Также взимает оплату за услуги банка за счет этих накопленных доходов. ОРП не ведет учета по данному счету.

(ii) Доход/Убыток от курсовой разницы

Убыток от курсовой разницы не может быть отражен как расход по проекту. Он должен учитываться на отдельном счете и показываться как доход или убыток от курсовой разницы в отчетах проекта.

(iii) Но существуют случаи продаж тендерных документов, если таковое случается, учет и контроль поступления и использования таких средств ведется аналогичным методом, используемым для грантовых средств, но на отдельных счетах. Рекомендуется в системе предусмотреть подобные счета. Тендерные счета также принадлежат Министерству финансов и средства, аккумулированные на данных счетах, могут использоваться для оплаты комиссионных услуг обслуживающего банка и текущих релевантных расходов, таких, как: закупка расходных материалов для проведения тендеров, расходы курьерской службы и т. д.. ОРП также не ведет учета по данным счетам.

Кассовые операции и процедуры контроля.

A. Общие процедуры. Снятие наличных средств с Выделенного счета имеет место только в случае, если нет возможности осуществить оплату понесенных или предполагаемых расходов посредством перевода денег (например: командировочные, отсутствие банковского счета, мелкие расходы и т. д.). При этом должны выполняться следующие требования по контролю за наличностью:

i)  снятие наличных денежных средств со счета осуществляется только по указанию уполномоченных лиц (Директора и Финансового менеджера), после предоставления счетов или заявок, завизированных Директором ОРП и приложенных к нему финансовых документов (оригиналов квитанций, чеков и т. д., заверенных печатью и подписями), подтверждающих факт расходов

ii)  Наличные средства должны сдаваться немедленно в кассу ОРП и оформляться по приходному ордеру.

iii)  Наличные средства должны выдаваться по указанию Директора ОРП и Финансового менеджера при наличии необходимой документации и оформляться по расходному ордеру.

iv)  Финансовый менеджер регулярно требует отчет по наличности от подотчетных лиц, тратящейся из авансов, требуя представлять соответствующие сопроводительные документы или возмещать расходы, которые не финансируются, или остаток, если таковой имеется.

v)  Наличность, полученная от продажи тендерных документов, добавляется к наличности ОРП, но депонируется в отдельную кассу, а затем кладется в банк на тендерный счет.. Финансовый менеджер контролирует их использование в соответствии с назначением (текущие релевантные расходы, закупка расходных материалов для проведения тендеров, расходы курьерской службы и т. д.).