Расширение практики обучения по принципу "Равный-равному" в сфере государственных финансов на уровне местного самоуправления в Кыргызской республике (стр. 17 )

Если на определенном этапе проекта, некоторые консультационные услуги уже были предоставлены, были проведены исследования и были достигнуты конкретные результаты, то авторы ТЗ указывают на работу, завершившее ранее, местоположение информации и об ответственном человеке, который может предоставить их. ТЗ должен включать список имеющихся данных, оценки и места, где они могут быть получены. При необходимости для разработки предложений, некоторые из этих документов могут быть отправлены вместе с ТЗ к консультантам. Как правило, эта информация имеет первостепенное значение для консультантов для составления соответствующего проекта.

Если Клиент не может предоставить, по каким-либо причинам, техническое или другое содействие к консультанту, то данный случай должен быть четко изложено в этой главе для планирования дополнительных затрат, связанные с работой. В этом случае консультант может включать в стоимость своего предложения стоимость аренды жилья или закупку компьютерного и офисного оборудования и материалов, занятости обслуживающего персонала и т. д., т. е. все затраты, которых консультант считает необходимыми в реализации задачи.

Процедура отчетности и документы, подлежащие к отправке

В целях обеспечения надлежащего контроля деятельности консультанта и постоянного отслеживания прогресса в поставленных задач, четкие требования к отчетности и результатов консультанта должны быть установлены, количество и содержание отчетов, порядок и сроки их представления консультантов и утверждения.

Требования к отчетности должны описывать отчет, который необходим для контроля работы и отчет, который информировать клиента о результатах, полученных консультантами в процессе работ. Как правило, в отчете о начале работ описывается, план работы на основе консультаций с клиентом, а также Проекта уставе и т. д. В докладах о ходе, виды деятельности и цели изложены, а также проблемы, которые возникают, о мерах, принятых для их решения и изменения в программе.

Иногда они связаны с оплатой и должны быть представлены для подтверждения инвойс. Необходимо распечатать окончательный отчет после завершения. Кроме того, рекомендуется включить в отчете о ходе работ и итоговом отчете документы для отправки такие как, инструкции, отчеты семинара, гиды, учебных материалов и т. д. Эти материалы могут быть представлены в печатном виде и на электронных носителях.

В этом разделе ТЗ имеются порядок и сроки рассмотрения, пересмотр (при необходимости) и принятие отчетов. Практика и процедура требуют рассмотрения отчетов проектов финансируемых Всемирным банком, в течение периода не более чем 30 дней.

ТЗ должны также дать указание необходимого количества копий докладов, используемого языка отчета и лиц, ответственных за принятие и утверждение отчетов.

Институциональные механизмы

ТЗ должен определить институциональную схему задачи, указать функции и обязанности всех участников, а также тип, сроки и характер участия каждого участника, в том числе Клиента.

Квалификационные требования к консультантам и ключевым специалистам

ТЗ должен обоснованно указать квалификацию и опыт консультанта и его персонала, которые должны соответствовать для выполнения задание. При описании квалификации консультанта, квалификационные требования должны быть четко изложены, чтобы исключить неоднозначность и субъективный подход в оценке опыта и квалификации компании. Как правило, в описании требуемого уровня квалификации ключевого персонала в этом разделе, информация должна включать уровень образования, минимального требуемого опыта работы в этой области, и опыт работы в аналогичных сферах. Требования к каждой ключевой позиции описаны отдельно.

Дополнительная информация

Рекомендуется включить в этот раздел всю дополнительную информацию, которая может потребоваться консультантом для подготовки предложения качества, то, что в конечном итоге будет способствовать ранней оценки предложений и подписания контракта.

Подготовка списка подходящих кандидатов (короткий список)

Всемирный банк требует чтобы, Запросы Предложений (ЗП) выдавались только тем консультантам, которые способны выполнять задание, поэтому предложения по списку подходящих кандидатов составляется на основе информации, представленного выражения заинтересованности, представленных консультантами и анализа квалификации и опыта консультантов Проекта. Данный список должен основываться на длинном списке компаний, которые имеют достаточных ресурсов для выполнения задания. После анализа и оценки квалификации консультантов, шесть (6) наиболее квалифицированных компаний должны быть выбраны.

Список подходящих кандидатов без предварительной оценки квалификации этих компаний допускается только в некоторых случаях, если задача имеет весьма специфический характер или есть ограниченное количество консалтинговых фирм, способных выполнить задание. Тем не менее, в целях поощрения конкуренции и получить адекватные предложения, рекомендуется использовать процедуру двухступенчатого отбора, где сперва составляется длинный список, и затем короткий список, подготовленные на основе выбора наиболее квалифицированных фирм.

Требования для подготовки списка наиболее подходящих кандидатов

Список наиболее подходящих кандидатов должен быть подготовлен на основе анализа квалификации и опыта консалтинговых компаний, которые должны быть проведены при содействии консультантов проекта.

С целью установления списка наиболее подходящих кандидатов, необходимо использовать критерии отбора только тех компаний, которые способны выполнить задание в зависимости от их квалификации и опыта. Такие критерии отбора должны определить квалификацию компании и включать оценку возможностей кандидатов на основе:

·  опыт консультанта в реализации подобных проектов;

·  опыт выполнения аналогичного объема работ в аналогичном периоде времени;

·  общие и специальные знания в области задания;

·  соответствующие технические и управленческие способности консультанта;

·  опыт и квалификация персонала.

Критерии отбора относительно квалификации консультанта должны быть подготовлены таким образом, чтобы четко определить необходимую квалификацию компании на основании информации.

Список более подходящих кандидатов должен включать шесть фирм с широким географическим распространением, с не более чем двумя фирмами из какой-либо одной страны, кроме случаев, если не имеются другие компании, подавшие заявления о заинтересованности. Если не определены квалифицированные фирмы из развивающихся стран, список более подходящих кандидатов также должен включать не менее одну фирму из развивающейся стран. С целью установления списка более подходящих кандидатов, гражданством фирмы будет страна, где зарегистрирована или в случае, совместного предприятия, гражданства фирмы назначенного в качестве представителя совместного предприятия (СП). В случае создания совместного предприятия-по национальной идентичности фирмы, которая является ведущим партнером в совместном предприятии. Ведущего партнера назначают компании - члены СП.

Ограничения к участникам государственных институтов

Во время подготовки списка наиболее подходящих кандидатов, необходимо принимать во внимание определенные ограничения, связанные с формой собственности кыргызских компаний и научно-исследовательских институтов, заинтересованных в участии в конкурсном отборе. Банк установил следующие ограничения для участия государственных учреждений в конкурсном отборе консультантов:

(1)  государственные институты должны доказать о том, что они финансово и законно автономны;

(2)  соблюдение и работа по коммерческому закону;

(3)  государственные институты, которые не являются независимыми от министерства или ведомства, реализующего проект (то есть не в подчинении ГАМСУМО).

Соответствие государственного института с этими факторами определяется путем изучения названия, юридических и финансовых/бухгалтерских документов данных учреждений. В частности, такие документы должны свидетельствовать, что институт в настоящее время не получает никакого бюджетного финансирования и работает как обычная коммерческая структура. Таким образом, данное учреждение не имеет обязательств по возвращению заработанного дохода в бюджет, право на получение права и обязанности, принятие заимствований и соблюдение долговых обязательств и риска становления банкротом.

Желательно включить в список наиболее подходящих консультантов по одной категории, с аналогичными возможностями и задачами бизнеса (то есть лучше не включать в один список наиболее подходящих кандидатов частных, общественных и некоммерческих организаций).

Поэтому на основе изучения и анализа квалификации консультантов, было решено включить в тот же список наиболее подходящих кандидатов, как частных компаний и государственных институтов (при условии, что банк не имеет никаких возражений против их участия), выбор методы, где один из факторов оценки является цена, которая не может быть выбрана, поскольку статус и возможности государственных институтов могут негативно оказать влияние на справедливости конкурсного отбора. В таких случаях, следующие методы должны применяться: Отбор на Основе Качества (ООК) или Отбор по Квалификации Консультанта (ОКК).

Подготовка и выпуск Запроса Предложений

Чтобы соблюдать конкурентную процедуру отбора и придерживаться принципа честной конкуренции, конкурсная документация должна быть предоставлена к небольшому списку консультантов. Согласно правилам Международного банка реконструкции и развития (МБРР), конкурсная документация по отбору консультантов должна называться "запрос предложений" (ЗП).

Запрос предложений должны содержать информацию, которая необходима для консультанта для подготовки предложения, а также для четкого описания предлагаемой процедуры отбора и метода оценки. Полное и подробная информация, которая предоставлена в ЗП помогает консультантам более четко воспринимают цели и задачи по выполнению задания и предложить пути их достижения, которые в конечном итоге облегчает оценку предложений и выбор успешного консультанта Тендерной Комиссией Проекта.