Расширение практики обучения по принципу "Равный-равному" в сфере государственных финансов на уровне местного самоуправления в Кыргызской республике (стр. 15 )

Инструктаж

В ходе процесса отбора/торгов и рассмотрения оценки результатов Банк не вступает к дискуссии или переписку с любым консультантом за исключением подтверждения информации, полученного до присуждения контракта, которое ведется в соответствующих случаях.

Если после заключения контракта, консультант желает выяснить причины, по которым его предложение не было выбрано, он должен обратиться с просьбой в ОРП. ОРП должен подготовить обоснованный ответ и / или договориться о встрече с консультантом. Цель такой встречи должна быть только обсуждение предложения консультанта, но не предложения конкурентов.

Жалобы, полученные после опубликования присуждения контракта

Если после опубликования информации о присуждении Заемщик получает протесты или жалобы от участников торгов, копия жалобы, комментарии Заемщика по каждому вопросу, затронутому в жалобе, и копию ответа Заемщика должны быть направлены в Банк для рассмотрения и представления замечаний.

Если в результате анализа протеста Заемщик меняет свои рекомендации Присуждение контракта и оценочный отчет, причины такого решения и пересмотренный доклад об оценке должны быть представлены в Банк для одобрения. Заемщик должен предоставить переиздание заключения контракта.

Если договор не подлежит предварительному рассмотрению Всемирным банком, и если после опубликования информации о присуждении, ОРП получает протесты или жалобы от участников торгов, то ОРП должен дать ответ и отправить его участнику торгов.

Хранение запросов предложений

Специалист по закупкам/консультант должен хранить все документы по закупкам в последовательной хронологии. В целях обеспечения эффективного мониторинга и отчетности необходимо установить хорошую систему обработки документов. В соответствии с этой системой специалист по закупкам должен хранить все документы по закупкам в установленном порядке в течение 3 трех лет. По истечении этого срока документация должна быть передана в Государственный архив.

Введение учета

ОРП должен ввести учет каждого шага закупочного процесса. Необходимо иметь в обязательном порядке эффективную систему пользования документацией и отчетов в целях упразднения мониторинга, подотчетности, внутреннего контроля и выполнения проверок. Согласно данной системе, упомянутые стороны обязуются хранить все документации закупок в хорошем состоянии в течение трех лет. В конце периода хранения, документы передаются в Государственный архив согласно с установленными процедурами. Документы, которые подтверждающие о передаче документов, постоянно хранятся в ОРП.

Документы закупок хранятся в папках по каждой закупке в хронологическом порядке. Необходимо хранит тендерные предложения в специальных помещениях до их отправки в архив.

ОРП и должен подготовить таблицу проверки закупки. Так как содержание папок закупок зависит от метода и положения закупки, необходимо периодически обновлять данные таблицы проверки после выполнения закупки.

Для малых контрактов или товаров закупленных посредством использования процедуры закупки, папки должны включать следующие:

(a)  сметы;

(b)  короткие списки;

(c)  приглашение к участию поставщиков короткого списка;

(d)  цены котировки;

(e)  оценочный отчет или протоколы тендерной комиссии;

(f)  уведомление о присуждении контракта;

(g)  копия заказа на покупку или контракта;

(h)  корреспонденция с поставщиками, подрядчиками и консультантами;

(i)  документы о поправках и изменениях контракта;

(j)  акты приемки, отчеты, документы поставки и т. д.;

(k)  документы оплаты;

(l)  подтверждение банка, если необходимо.

Специалист по выплатам ОРП должен хранить оригиналы подписанных контрактов, и если необходимо, необходимо хранить копии в папках закупок. Оригиналы гарантийного обеспечения конкурсных предложений, гарантии предоплаты, гарантии исполнения контрактов должны хранится в ОРП до оканчания проекта, после окончания должны передаваться в финансовый отдел ГАМСУМО.

Глава II. Закупка консультационных услуг

Методы закупки консультационных услуг

Закупка консультационных услуг в рамках проекта осуществляется на основе: Руководства по отбору и найму консультантов по займам МБРР и кредитам МАР и Грантам заемщиков Всемирного банка (издание января 2011 года).

Методы отбора консультантов должны быть указаны в Соглашении о займе и в плане закупок. В процессе разработки Плана закупок ОРП должен оказывать поддержку ГАМСУМО в определении специфических методов закупок консультационных услуг для каждого конкретного задания.

Закупка консультационных услуг в первую очередь будет осуществляться на основе конкурсного отбора консультантов.

Предпочтительный метод закупки консультационных услуг – Отбор по качеству и цены (ОКС)

Отбор по качеству и стоимости (ОКС) является более предпочтительным методом закупки консультационных услуг. Данный метод включает в себя относительную простоту отбора консультантов и высокую страховку высококачественных услуг.

Метод отбора ОКС основан на следующие: клиент запрашивает шесть квалифицированных компаний, также делает запрос у консультантов подать их предложения, и выбирает более подходящего кандидата для назначения через специальную процедуру отбора. В ходе отбора, клиент должен соблюдать некоторые правила, которые более указаны в данной главе.

Этапы ОКС

Подбор консультантов основанные на качество и на цену, должны быть выполнены по нижеследующим категориям:

В соответствии с графиком, представленного в Плане закупок Проекта ОУП и представители ГАМСУМО должны организовать подготовку проекта технического задания. Параллельно с подготовкой Технического задания, бюджет для выполнения задания должен быть оценен. После того, как необходимые работы по рекламированию информации о конкурсном отборе консультантов и разъяснения представленных выражений заинтересованности по отношению к правомочности заинтересованных консалтинговых компаний, ОРП должен подготовить список потенциальных участников (длинный список). Длинный список вместе с представленными выражениями заинтересованности и анализа квалификации и опыта заинтересованных компаний, подготовленных консультантами проекта, должны быть представлены в ОРП для рассмотрения и подготовки короткого списка предложений в рамках соответствующего компонента Проекта. Тендерная комиссия проекта должна утвердить и представить предложения краткосрочных объявлений к ОРП для включения в конкурсной документации/Запросе предложений (ЗП). После получения утвержденных документов (Техническое задание, список наиболее подходящих кандидатов), составляется проект запроса предложений (ЗП) на основе нормативных документов Всемирного банка и необходимо предоставить его на рассмотрение Всемирному банку для утверждения вместе с соответствующей информацией о компаниях, проходившие первый тур и подробный бюджет об уступке.

·  Если Всемирный банк представил свои замечания и рекомендации, ОРП при содействии консультантов проекта принимает необходимые изменения в документах или предоставляет аргументированные объяснения и разъяснения в ответ на вопросы Банка. Если отзыв Всемирного банка требует существенного пересмотра технического задания или списка наиболее подходящих кандидатов, тендерные комиссии проекта должны одобрить такие изменения. ОРП должен организовать при необходимости работы по изменению, связанные с критериями оценки, а также незначительные пересмотры технического задания или списка наиболее подходящих кандидатов.

·  После одобрения запроса предложения (ЗП) Всемирным банком, ОРП должен издать ЗП к консультантам, проходившие первый тур.

·  Если консультанты, проходившие первый тур, запросят разъяснения положений ЗП в период подготовки их предложений, такие разъяснения должны быть подготовлены ОРП если они не изменят саму суть Технической задании. ОРП составляет разъяснения, касающиеся процедурных вопросов.

·  Консультанты, проходившие первый тур должны предоставить их предложения согласно инструкциям ЗП.

·  Вскрытие пакетов с предложениями и внутренних конвертов с техническими предложениями осуществляется сразу же после истечения срока подачи предложений. Процедура открытия осуществляется специалистом по закупкам или директором ОРП, либо членами Тендерной комиссии. Представители компаний-участниц также могут посетить церемонию вскрытия технических предложений. ОРП должен обеспечить безопасность представленных предложений до момента их официального открытия. ОРП должен обеспечить безопасное хранение финансовых предложений в закрываемых шкафах до момента их официального публичного вскрытия.

·  Тендерные комиссии проекта осуществляют оценку технических предложений. Результаты оценки должны быть зарегистрированы в соответствующих таблицах оценки и представлены в отчете об оценке. Результаты технических оценок утверждаются Тендерной комиссией проекта.

·  В случае необходимости, ОРП должен обеспечит перевод оценочного отчета на английский язык, и предоставить отчет технической оценки предложений во Всемирный банк.