Расширение практики обучения по принципу "Равный-равному" в сфере государственных финансов на уровне местного самоуправления в Кыргызской республике (стр. 8 )

А. Регистр основных средств

(i) В целях общей политики, актив в данной главе означает оборудование, транспортное средство, приобретенные из средств проекта, и которые отвечают следующим критериям:

• Длительный срок использования - основное средство, имеющее срок использования не менее года.

• Высокая стоимость - основное средство, которое имеет высокую стоимость не менее 45 месячных расчетных показателей на дату приобретения.

(ii) Основная классификация основных средств следующая:

• Офисное оборудование

• Компьютерное оборудование и ПО

• Любые автотранспортные средства

• Прочие основные средства, которые необходимо включить в регистр основных средств.

(iii) Все активы, приобретенные в ходе проекта, должны быть включены в регистр основных средств, который создается СВ/Б в системе 1C. Даже если ОРП не использует активы в своей деятельности и не отражает их отдельно в своих отчетах, но таковые активы были приобретены за счет средств проекта, то по каждому из них должен вестись надлежащий учет (вне баланса) для подтверждения расходования средств гранта.

(iv) Основные средства проекта должны учитываться отдельно. Записи должны своевременно пересматриваться и обновляться в случае приобретения основных средств или их списания.

Регистр основных средств должен включать такие детали, как: тип актива, его стоимость, дата покупки, организация, которой временно передается право распоряжения данным активом, мероприятия по передаче средств (# и дата документа, свидетельствующего о передаче средств), другая полезная информация по усмотрению ФМ\ГБ.

(v) Дополнительные затраты

Регулярный ремонт и содержание, включая затраты на запчасти и для поддержания актива в рабочем состоянии и не обеспечивающие приток экономических выгод, списываются на текущие расходы.

В. Политика в области амортизации ОС. Основные средства должны быть показаны в финансовой отчетности проекта и регистре ОС по первоначальной стоимости. Амортизация активов проекта не имеет большого значения, поскольку проект не подразумевает получение прибыли, по отношению к которой могут быть вычтены расходы по амортизации.

Таким образом, от ОРП не требуется начисление амортизации.

С. Списание и передача основных средств.

(i) Поскольку проект длится всего несколько лет, а сроки эксплуатации закупленных основных средств едва ли могут быть короче, за исключением небольшого числа недорогостоящих средств с более коротким сроком использования, то в обычных условиях ОРП не должен производить плановых и досрочных списаний основных средств. Если преждевременное списание востребовано исполнительным агентством, то данный запрос должен быть рассмотрен в индивидуальном порядке. Преждевременное списание должно быть утверждено до передачи активов с баланса на баланс и исключения их из списка оборудования. Причины преждевременного списания должны быть изложены в установленном порядке с использованием необходимых форм списания активов и проверены МФ.

(ii) В конце проекта все активы и обязательства проекта, включая и активы, находящиеся в распоряжении исполнительных организаций, передаются на баланс данных исполнительных организаций.

(iii) Индивидуальная инвентаризация

В случае, если какой-либо работник уходит из ОУП, Офис-менеджер проводит индивидуальную инвентаризацию активов, находившихся в его (ее) распоряжении. Каждый вновь назначенный работник подписывает акт приема активов, передаваемых в его (ее) распоряжение.

(iv) Ответственность за сохранность активов

Руководитель ОУП несет ответственность за сохранность находящихся в распоряжении ОУП активов. Конкретная ответственность за сохранность, пользование, уход и содержание делегируется тому работнику, в чьем распоряжении в настоящее время находится актив.

(v) Утерянное, поврежденное или используемое не по назначению оборудование или актив

В случае, если актив утерян, поврежден или используется не по назначению, лицо в ОУП, ответственное за его использование, уход и содержание, представляет руководителю ОУП отчет о ситуации, который проводит дальнейшее расследование дела. Руководитель подразделения организует срочное расследование и поиск актива. Если расследование оказывается безрезультатным, подробный отчет должен быть представлен Руководителю Проекта и Всемирному Банку. Отчет должен содержать следующую информацию:

• Дату пропажи актива

• Обстоятельства пропажи

• Описание и наименование актива, его модели и серийного номера

• Номер предмета в списке ОС.

(vi) Другие процедуры контроля ОС

• Все закупки основных средств, используемых в рамках проекта, осуществляются в соответствии с установленными процедурами и включаются в соответствующие по бюджету категории расходов.

• В данных учета следует указывать, какому конкретному работнику выдан в использование данный актив.

Управление и контроль ТМЗ.

A. ОУП и ОРП и руководители соответстсвующих подразделений несут ответственность за покупку и хранение товарно-материальных запасов, необходимых для осуществления проекта по соответствующим подразделениям. Товарно-материальные запасы по проекту включают канцелярские товары и офисные принадлежности.

Б. В проекте будет использоваться метод идентификации при отнесении товарно-материальных запасов на расходы на проведение обучающих мероприятий. Списание ТМЗ осуществляется согласно Акту списания и утверждается Руководителем ОУП или Директором ОРП соответственно.

Процедуры по счетам дебиторской и кредиторской задолженности.

A. Использование счетов дебиторской задолженности не является обычной для ОРП практикой. Счета к получению могут появиться лишь в следующих ситуациях:

1. Авансовые платежи подрядчикам, если таковые предусмотрены контрактом

2. Авансы из кассы, выданные сотрудникам.

3. Ошибочно перечисленные суммы или суммы к возмещению

Счета поставщиков и сертификаты на оплату не отражаются в бухгалтерских записях ОРП как обязательства (в соответствии с кассовым методом). Тем не менее, для обеспечения внутреннего контроля и правильного учета обязательств, по каждому подрядчику, поставщику или консультанту должен вестись аналитический учет и храниться первичные документы. Итоговые суммы и цены, указанные в счетах, должны проверяться ФМ до их утверждения на оплату.

B. Долгосрочные обязательства

Поступления на Счет гранта, прямые платежи, аккредитивы учитываются как долгосрочные обязательства.

Процедуры по заработной плате ОУП и ОРП и их контроль

1 Офис-менеджер ОУП ответственен за ведение учета пропущенных сотрудниками дней по болезни, отпусков без содержания, отпусков и пр., и подготовку ежемесячного табеля посещаемости ОУП для подписания Руководителем ОУП. Подписанные табели посещаемости направляются в ОРП в предпоследний рабочий день месяца. Приложение 4.

2. СВ\Б готовит Платежную ведомость по зарплате на основании соответствующих контрактов, используя систему 1C, с учетом информации по больничным, отпускам без содержания, оплачиваемым отпускам, ежемесячным табелям посещаемости от ОУП и т. д. Зарплата исчисляется в соответствии с условиями контракта с каждым сотрудником. При необходимости дневная ставка определяется следующим образом: месячная ставка делится на фактическое количество рабочих дней в месяце. Ведомости по зарплате сотрудников и консультантов ОУП проверяются ФМ\ГБ и подписываются ФМ\ГБ и СВ/Б.

3. Зарплата на основании Платежной ведомости перечисляется на индивидуальные банковские счета сотрудников.

4. Зарплата выдается СВ\Б раз в месяц в кыргызских сомах. При начислении заработной платы определяются суммы подоходного налога и отчислений в Социальный фонд Кыргызской Республики, которые в соответствии с законодательством Кыргызской Республики удерживаются у источника выплат.

5. Не разрешается получение зарплаты за другого работника.

6. Выдача авансов по зарплате не разрешается.

7.СВ\Б подшивает ведомости по зарплате и табель учета рабочего времени в соответствующую папку.

Процедуры внутреннего контроля

·  Офис-менеджер ОУП ведет учет рабочего времени консультантов и сотрудников, больничных листов, оплачиваемых и неоплачиваемых отпусков, и составлять табели посещаемости сотрудников и консультантов по соответствующим подразделениям за отработанный месяц. Табели утверждаются Руководителем ОУП и передаются ОРП, который должен начислять, отражать в бух. учете и выплачивать заработную плату. Вся система по заработной плате контролируется и утверждается ФМ/ГБ.

·  Бухгалтерские записи и отчеты должны храниться в сохранном месте.

·  Все изменения в статусе заработной платы сотрудника ОУП и ОРП (повышения зарплаты, увольнения), ставки оплаты и вычеты из сумм заработной платы должны быть надлежащим образом утверждены Руководителем проекта и письменно задокументированы.

Расходы ОУП и ОРП на проведение обучающих мероприятий, предусмотренных проектом

Расходы на проведение обучающих мероприятий - это расходы, понесенные уполномоченными работниками в процессе реализации проекта и признанные допустимыми согласно соглашению о финансировании. При учете расходов особое внимание следует уделять:

1. Признанию допустимых (возмещаемых) расходов согласно Грантовому соглашению.

2. Правильной классификации расходов по различным компонентам проекта и категориям расходов.

3. Сверке понесенных фактических расходов с цифрами бюджета.

А. Общая политика. Директор ОРП утверждает счета к оплате по расходам на проведение обучающих мероприятий.

Следующие затраты являются примерами затрат, не покрываемыми/ не возмещаемыми:

·  Чрезмерные или неразумные расходы:

·  Общественные взносы;

·  Подарки работникам, официальным лицам или др.;

·  Любые невыясненные или недокументированные расходы.

В. Документация. Все затраты должны сопровождаться оригиналами квитанций. Документация должна включать следующую информацию:

·  Дату, место и описание затрат;

·  Имя (имена), название, компанию, филиал, а также отношение подотчетного лица к проекту;