Расширение практики обучения по принципу "Равный-равному" в сфере государственных финансов на уровне местного самоуправления в Кыргызской республике (стр. 7 )

vi)  Специалист по выплатам выполняет также функции бухгалтера, кассира и должен вести учет кассы и хранить всю документацию (расписки, счета и т. п.).

B. Фонд наличности ОРП - это сумма, хранимая ОРП для осуществления платежей в случае непредвиденных расходов и на административные цели. По возможности оплата всех счетов должна производиться с Выделенного счета или транзитного счета к ВС. Все кассовые операции должны быть отражены в разделе "Касса" бухгалтерской системы 1C и компьютеризированной кассовой книге. Любые корректировки записей в счетах Кассы, такие, как изменение или аннулирование операций, должны быть достаточно документированы и одобрены Финансовым менеджером, выполняющим также функции главного бухгалтера.

1. Наличность должна храниться в сейфе ОРП, доступ к которому имеет только Специалист по выплатам/бухгалтер. Если Специалист по выплатам/бухгалтер отсутствует длительное время, ответственность временно переходит к Финансовому менеджеру/главному бухгалтеру.

2. Снятие наличности с банковских счетов должно быть отмечено в кассовой книге в тот же день на основе приходного кассового ордера. Приходные кассовые ордера и расходные кассовые ордера должны быть пронумерованы в последовательном порядке, а после подшиты в отдельной папке "Кассовые ордера".

3. Снятые со счета на определенные цели суммы наличности должны выдаваться и оплачиваться по возможности в тот же день. Максимально допустимая сумма кассовых операций за один день – 5 тыс. долл. США. Сумма наличности в кыргызских сомах, оставляемая в ОРП на покрытие предстоящих непредвиденных расходов, не должна превышать эквивалента 500 долл. США. Сумма наличности в КЫРГЫЗСКИХ СОМАХ, превышающая эквивалент 500 долл. США, должна быть помещена на транзитный счет незамедлительно, как правило, до конца рабочего дня.

C. Разрешенное использование счетов кассы. Не разрешается использование наличности в обеих валютах для осуществления платежей поставщикам /подрядчикам, за исключением возмещения сумм наличных расходов lump-sum, а также невозможности проведения безналичного расчета (н-р, отсутствие банковского счета или отсутствие доступа к банковскому счету и т. п.).

Счет кассы может быть использован лишь в случае осуществления следующих видов платежей и только тогда, когда невозможно осуществление соответствующих оплат по перечислению, что кождый раз должно быть задокументировано должным образом:

i)  Местные покупки товаров и материалов для использования ОРП (офисные принадлежности, незначительные покупки, незначительный ремонт и замена запасных частей техники и оборудования, не предусмотренных контрактами по закупкам), если такие платежи не могут быть произведены через обычные процедуры оплаты (перечислением).

ii)  Железнодорожные, авиа, автомобильные расходы

iii)  Почтовые расходы

iv)  Авансы на командировочные расходы

v)  Услуги связи или интернета, при наличии таковых

vi)  Для других целей требуется специальное разрешение Директора ОРП по использованию счета кассы, в случае обоснования использования наличности.

D. Авансы из кассы. ОРП будет использовать систему авансов из кассы. Авансы могут быть выданы только по решению Директора ОРП лишь на разрешенные цели, за исключением зарплаты.

1. Получатель заполняет расходный кассовый ордер, подписанный получателем, ФМ/ГБ, СВ\Б и Директором ОРП. Расходный кассовый ордер должен включать следующую информацию: дату, имя получателя, цель расходования, сумму к оплате и подписи. Тотчас же делается запись в кассовую книгу и систему 1C.

2. Получатель не может взять следующий аванс до того, как он (она) не представит авансовый отчет по использованию предыдущего аванса (с сопроводительными документами, квитанциями и чеками, включая чеки по обмену валюты). Если Финансовый менеджер/главный бухгалтер признает расходы допустимыми, он (она) подписывает форму авансового отчета, определяет сумму к возмещению или возращению в кассу. Затем СВ\Б может возместить расходы получателя или вернуть неиспользованную наличность в кассу (на основе приходного кассового ордера).

3. СВ\Б подшивает авансовый отчет вместе с сопроводительной документацией в папку «Касса» к расходному ордеру на данный аванс. Операция вносится систему 1C и в компьютеризированную кассовую книгу.

E. Чеки на снятие наличных средств со счета. По завершению процедур открытия Выделенного Счета необходимо приобрести чековую книжку в том же банке. Следуйте следующей инструкции:

1. СВ/Б должен хранить бланки чеков в безопасном месте. Подписание чеков на предъявителя без обозначения суммы оплаты строго запрещено.

2. Директор ОРП или ФМ/ ГБ должны подписывать чеки, подготовленные СВ\Б.

3. СВ/Бухгалтер производит снятие наличности со счетов банка СС.

4. Чековые корешки в чековой книжке должны иметь последовательную нумерацию. Неправильно заполненные чеки не могут быть удалены из чековой книжки. Страница должна быть помечена чернилами как «Недействительно», подписана ФМ/ГБ и храниться в чековой книжке.

5. Наличность, снятая СВ/Б, должна быть срочно доставлена в ОРП.

F. Процедуры внутреннего контроля (счета кассы) Персоналу ОРП строго рекомендуется исполнять нижеприведенные процедуры в целях обеспечения установленных правил и процедур.

(i) Сверка счетов кассы

Общая сумма наличности в кассе и в подотчете плюс сумма расходов, представленная в документах, должна равняться общей снятой сумме наличности. Каждый месяц ФМ\ГБ проводит проверку остатков кассы в КЫРГЫЗСКИХ СОМАХ и долл. США со всеми компьютеризированными кассовыми книгами.

(ii) Фонд наличности

·  Распределение обязанностей при работе с наличностью является одним из наиболее эффективных способов обеспечения контроля над этим видом активов. Ни один человек не должен иметь полный контроль над работой с наличностью. Должно иметь место разделение обязанностей при работе с деньгами (СВ/ Б) и сверке счета кассы (ФМ\ГБ).

·  Поступающие денежные средства должны сразу же отражаться в бухгалтерской системе ОРП.

·  Кассовые операции должны быть сведены к минимуму и, по мере возможности, заменены банковскими операциями.

·  Любой сбор/получение денег должны быть зарегистрированы путем выписки последовательно пронумерованных приходно-кассовых ордеров. Все эти счета должны иметь пояснения, а причины любой недостачи определены и задокументированы. Счет кассы должен ежедневно подытоживаться.

·  Наличность должна сниматься со счета и выплачиваться по запланированному графику (в зависимости от дней зарплаты, запланированных покупок необходимых материалов и т. д.).

·  Случаи, когда полученные фонды оставляются на ночь в помещении, должны быть сведены к минимуму, а сами фонды храниться в надежном месте, таком как сейф.

·  Рекомендуется запечатывать сейф с кассой ОРП в конце каждого рабочего дня, и проверять печать перед открытием сейфа. СВ/Б должен планировать операции ОРП с наличностью таким образом, чтобы на выходные в сейфе оставались лишь суммы денег не более 500 долл. США.

·  Специалисту по выплатам/Бухгалтеру запрещено оплачивать личные счета и личные долги сотрудников, а также выдавать авансы под зарплату.

·  Все выплаты со счета кассы должны сопровождаться оригиналом (не копией) квитанции или ваучером с подписью получателя или авансовым отчетом.

·  Счета кассы должны ежемесячно сверяться.

·  Периодически должен проводиться внеплановый подсчет имеющейся наличности.

(iii) Чеки на снятие наличных средств со счета

·  Чеки на снятие средств со счета должны всегда храниться запертыми, а бланками чеков должен распоряжаться СВ/Б.

·  При аннулировании чека СВ/Б чернилами ставит пометку «недействителен» поперек лицевой стороны чека и хранит его в чековой книге.

·  ФМ\ГБ должен просматривать и подписывать все аннулированные чеки, чтобы избежать подозрительных передаточных надписей или изменения суммы чека или получателя. ФМ\ГБ обязан также проверять соблюдение последовательной нумерации всех аннулированных, недействительных чеков.

(iv) Ограниченный доступ к наличности - Офисные сейфы

Деньги должны быть спрятаны в сейфе или под замком и храниться в месте с ограниченным доступом. Ключи от офисного сейфа должны храниться только у СВ/Б. Ключи должны храниться в надежном, закрытом месте. Комбинации цифр на сейфе и замки должны периодически меняться, особенно в случае увольнения какого-либо сотрудника. Все сейфы в офисе должны быть весь день закрыты. Если СВ\Б отсутствует в офисе, кассовые книги должны быть закрыты, а ключи должны быть оставлены уполномоченному сотруднику (ФМ\ГБ).

• Причина контроля Для того, чтобы избежать кражи наличности, важно, чтобы наличность и кассовая книга хранились под замком и не были оставлены без присмотра.

(v) Ведение кассовых книг

Использование кассовой книги в компьютерной форме усиливает контроль над счетами кассы.

• Причина контроля Использование электронных журналов способствует лучшей проверке и выявлению потенциальных ошибок или потерь и уменьшает вероятность кражи наличности.

Любое изменение в кассовую книгу, при необходимости отмены или аннулирования проводки, должно быть должным образом зарегистрировано СВ/Б и одобрено ФМ\ГБ.

• Причина контроля. Этот контроль необходим для того, чтобы конечные суммы книги было нелегко заменить или ликвидировать.

(vi) Хищение наличности из кассы

Если произошла кража, необходимо известить Отделение милиции для проведения полного расследования и подготовки отчета. Приложите копию отчета в папку Кассовые ордера. Если кража или потеря денег произошла в результате халатного отношения к работе СВ\Б или другого работника, координатор проекта может потребовать возмещения средств ими.

Управление и контроль основных средств. Данный раздел определяет методы учета и контроля над приобретением, реконструкцией и ремонтом всех основных средств по проекту в соответствии с принципами МСБУ. Финансовые отчеты по кассовому методу не отражают отдельно основные средства, но учет основных средств ведется вне баланса. Основные средства, которые приобретаются и используются за счет средств Проекта, учитываются на балансе как «расходы на товары».