Расширение практики обучения по принципу "Равный-равному" в сфере государственных финансов на уровне местного самоуправления в Кыргызской республике (стр. 3 )

Круг полномочий и требований для каждой должностной позиции детально описан в контрактах каждого из сотрудников. Сотрудники должны выполнять свои обязанности, которые описаны в круге их обязанностей в соответствующих контрактах.

8. Политика и процедуры утверждения документации проекта.

A.Утверждение Бюджета. В целях бюджетирования ОУП готовит План мероприятий, а ОРП готовит бюджет в количественных выражениях подготовленных заранее. Ключевой момент системы контроля за бюджетом – взаимосвязанность с Планом закупок Проекта. Разумно детализированный ежегодный бюджет будет регулярно разрабатываться ОРП и согласовываться с ОУП и ВБ. Поэтому для обеспечения удовлетворительного планирования деятельности проекта, не позже 30 ноября каждого года, ОУП от ОРП МФ должны иметь предварительную сумму освоения грантовых средств на следующий год. Общая ответственность за развитие и реализацию политики финансового планирования проекта лежит на ОРП. Он координирует деятельность по составлению бюджета и удостоверяет, что документируемый бюджет подготовлен и получено невозражение из Всемирного банка перед началом финансового периода. В конце каждого периода ОРП проводит анализ бюджетного выполнения, расхождения расследуются и, где необходимо, рекомендуются корректирующие меры. Процедуры по бюджетированию прописаны в Приложении 6.

B. Утверждение оплат по расходам, понесенным проектом. Все производимые финансовые платежи по гранту, такие, как выплаты, переводы и т. д., осуществляются в течение 10 календарных дней после письменного запроса Руководителя ОУП. Все счета к оплате, поступающие в ОРП МФ, принимаются и одобрпяются ОРП МФ. Для проверки расходов на приемлемость и на соответствие бюджетным данным и заключенным (или утвержденным) контрактам (или заказам), необходимо наличие полной документации по ним. ОРП проверяет данные в финансовых документах - это оригиналы счетов, заказы на закупку и акты приемки-передачи, и выверяет цены, производит проверку счетов на детали качества и количества.

С. Контракты для закупки оборудования и товаров. Различные товары, как будет описано в контрактах, будут доставлены в соответствующее подразделение. После проверки на соответствие спецификациям, документам, и подписания акта приема-передачи, Директор ОРП подписывает счет на оплату и отправляет их для оплаты вместе с копиями сопроводительных документов.

D. Контракты на консультационные услуги и обучение. Счета на зарплату и возмещаемые расходы будут предоставляться консультантом в ОРП после одобрения Руководителя ОУП. В случае обучения, до появления любых расходов консультант разработает и утвердит у Руководителя ОУП план обучения, а затем направит его в ОРП. Если расходы такого обучения значительны и должны быть выплачены предоплатой (которая не может превышать 10% от общей суммы расходов на данное обучение), тогда ОУП делает запрос в ОРП, чтобы консультанту была выдана сумма под отчет, запрос поддерживается описанием обучения, бюджетом и т. п. Когда обучение завершено, о подотчетной сумме должны отчитаться, а ОУП подтвердит, что затребованные расходы обоснованны, и вышлет сопроводительные документы в ОРП МФ. Любой не потраченный остаток будет передан консультантом в ОРП МФ, который оформит приходный кассовый ордер.

Основные требования к документации проекта указаны в Приложении 5.

9. БЮДЖЕТИРОВАНИЕ И ФИНАНСОВОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ ПРОЕКТА.

Годовой бюджет. ОУП и ОРП МФ в процессе своей деятельности должны руководствоваться Планом закупок. На его основе для целей внесения в бухгалтерскую программу будет разрабатываться ежегодный финансовый план проекта или, другими словами, годовой бюджет, который должен быть реалистичным и определять следующее: се мероприятия по реализации промежуточных и общих целей проекта (виды расходов, закупок и приобретений по компонентам проекта, менеджмент проекта (персонал, консалтинговые услуги и т. д.), и другую необходимую деятельность); Полностью соответствовать Плану закупок.

.

Мониторинг бюджета.

A. Бюджетирование - это постоянно продолжающийся процесс. Для облегчения процесса планирования и бюджетирования ОРП МФ, в бухгалтерскую систему вводится дополнительно разработанный модуль бюджетирования. Компьютеризированная система бюджетирования контролирует исполнение бюджета на всех стадиях бухгалтерского цикла - от отражения каждой бухгалтерской операции до выхода отчетных форм. ОРП МФ отвечают за контроль и управление бюджетом на постатейной основе. Для целей мониторинга бюджета была разработана отдельная форма. Данный отчет отражает все статьи годового бюджета проекта, все запланированные суммы, фактически понесенные затраты и отклонение.

10. Основные требования к ПОЛИТИКЕ, ПРИНЦИПАМ И СТАНДАРТАМ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА.

Правовая основа.

A. Методология ведения бухучета для Проекта разработана в соответствии с требованиями Всемирного Банка к бесприбыльным проектам, Международными стандартами бухучета и текущим законодательством КР. Так как требования Всемирного Банка являются доминирующими, система бухучета имеет множество особенностей, необходимых для соответствия этим требованиям.

Методика ведения бухучета представляет собой свод особых принципов, методов, правил и практических процедур, разработанных в соответствии с процедурами ведения бухучета, отчетности и аудита Всемирного Банка.

B. Основная цель учетной политики ОРП МФ - разработка информационной системы, способной вырабатывать своевременную финансовую информацию, которая позволит проводить оценку реализации Проекта и эффективности использования средств гранта.

Особенности системы бухгалтерского учета ОРП.

A. В основном, в качестве основ бухучета для проекта приемлем кассовый метод учета, то есть доход (или расход) определяется, когда наличность получается (или выплачивается), вне зависимости от того, когда были получены товары или услуги.

B. Рабочий план счетов. Ниже дана разработка первого пробного баланса и частичных счетов, где в дальнейшем, в случае необходимости, будут внесены незначительные изменения. Предполагается, что система как есть сейчас будет полностью отвечать нуждам проекта, хотя, конечно, нельзя исключить необходимость будущих разработок. План счетов является совокупностью счетов, классифицированных в соответствии с их целью и экономическим значением со специальным номерным кодом, предназначенным для компьютеризированного учета. В Приложении 7 представлен рабочий план счетов. Основные категории счетов включают:

1. Активы

Денежные средства

Дебиторская задолженность

2. Расходы Проекта

По категориям проекта и источникам финансирования

3. Пассивы

Краткосрочные

Долгосрочные

4. Финансирование

Полученные фонды

Прочие источники финансирования

Категории расходования средств проекта использовались как основа для разработки секции Расходы рабочего плана счетов. Высокий уровень детализации и аналитики возможен при использовании системы 1C, которая позволяет ОРП следить за затратами по каждому компоненту, подкомпоненту, категориям затрат, контрагентам (поставщики, подрядчики), источникам финансирования и т. д. Возможно использование пяти уровней аналитического учета по суб-конто. Данные бух. учета вводятся в компьютеризованную бухгалтерскую систему 1C при отражении операции. Уровень детализации, используемый в операциях, зависит от целей в получении разнообразия отчетов. Например, отчеты могут быть приготовлены как по категориям расходов, так и по компонентам проекта и т. д. Для эффективности программы необходимо избежать ненужной или бесполезной детализации и количества счетов при проектировании системы, и использовать максимально возможности использования свойств счета (суб-конто) и документов, формируемых бухгалтерской программой.

С. Метод учета основных средств. Финансовые отчеты ОРП не отражают основных средств, т. к. основные средства заносятся на баланс соответствующего Исполнительного агентства. Однако, все основные средства, вне зависимости от того, находятся ли они на балансе и используются ли они ОУП или нет, но приобретенные за счет финансирования Проекта, должны надлежащим образом учитываться для подтверждения расходования средств гранта.

Учет основных средств будет вестись за балансом с аналитикой по наименованиям. Аналитика по счетам расходов будет вестись отдельно по ОРП и соответствующим подразделениям. Для этого могут быть созданы отдельные счета в Плане счетов, где они будут значиться в денежном выражении и откуда они используются для ОРП, а количественный учет основных средств ведется за балансом.

Методика учета Основных средств проекта:

1. Основные средства проекта должны отражаться в Регистре основных средств по их исторической стоимости без начисления амортизации. ОРП не должен начислять амортизацию на основные средства проекта.

2. Компьютеры, оборудование для офиса и транспорт, приобретенные для соответствующих подразделений (получателей) проекта, приходуются на их баланс. С момента передачи их на баланс, учет и отчетность по ним ведут соответствующие подразделения, и несут за них ответственность.

D. Методика учета товарно-материальных запасов. ОРП будет использовать метод точной идентификации для списания стоимости товарно-материальных запасов на затраты проекта. Движение материалов и запасов регистрируется в бухгалтерских записях ОРП.

Е. Мульти-валютный учет. ОРП МФ будет проводить финансовые операции с использованием нескольких валют, в первую очередь, в долларах США и кыргызских сомах. Компьютеризованная система бухучета 1C значительно облегчает работу в мультивалютной среде. Все бухгалтерские записи могут вестись с использованием одной или другой валюты, или обеих сразу, баланс Проекта будет вестись в долларах США. Все остальные валюты будут пересчитываться по курсу обслуживающего банка на момент транзакции. Общие требования к финансовым отчетам следующие:

• Финансовые и бухгалтерские отчеты, представляемые во Всемирный Банк, должны быть представлены в долларах США.