Расширение практики обучения по принципу "Равный-равному" в сфере государственных финансов на уровне местного самоуправления в Кыргызской республике (стр. 4 )

• Финансовые и бухгалтерские отчеты, представляемые в государственные органы КР, будут представляться в долларах США или сомах (или, если необходимо, в обеих валютах).

F. Многоязыковый учет и отчетность. Бухгалтерские записи и компьютеризованный бухучет должны вестись на русском языке. Все документы по снятию средств MAP должны подготавливаться на английском языке; вспомогательные документы - контракты, счета-фактуры - на русском или на кыргызском языках, если не было представлено копии на английском языке.

Система отчетности будет двуязычной.

• IFR (промежуточные финансовые отчеты) и другие отчеты для Всемирного Банка должны предоставляться на английском языке.

• Отчеты, предоставляемые в государственные органы КР, должны составляться на русском языке.

G. Многокомпонентность бухгалтерского учета. Система бух. учета и финансового управления проектом централизована в ОРП. Она объединяет все компоненты. ОРП несет ответственность за общую консолидированную по всему проекту отчетность, бухгалтерский учет и работу со Специальным счетом. В целях консолидации, счета по расходам ОРП будут иметь несколько уровней субконто, отражающих Многокомпонентность Проекта.

Бухгалтерские книги и документы.

A. ОРП будет использовать компьютеризированную Главную книгу, основанную на 1C бухгалтерии, включая компьютеризированную кассовую книгу, с регистрацией первичных документов. Ведение компьютеризированных журналов также обязательно в форматах, предусмотренных системой 1C.

Документы и записи бухучета должны обрабатываться в следующей последовательности:

i)  Первичные документы, отражающие финансовое положение - контракты, соглашения, официальные письма, заказы, счета-фактуры, сертификаты на оплату и пр., оформленные в соответствии с законодательством Кыргызской Республики и соответствующие условиям контрактов и договоренностей ОРП.

ii)  Данные первичных документов накапливаются по мере исполнения контрактов Проекта в бухгалтерских книгах, сводных ведомостях и регистрах ОРП.

iii)  Все данные бухгалтерской системы должны соответствовать классификации Рабочего плана счетов и регистрироваться в Главной книге.

B. Все первичные документы должны подшиваться и храниться в следующих папках:

1. Папка заявок на снятие средств (WA file) (копии заявок на пополнение Спец. счета, включая подтверждающие документы и Расходные Ведомости (SOE), сертификаты на оплату, выписка о состоянии счета гранта, распечатка подтверждений из Интернета и оригинал ежемесячной выписки, заявки на прямые платежи)

2. Папки банковских платежных поручений и выписок из банка по каждому Специальному Счету - валютному и в местной валюте и счет-фактурой, на основании которой проводится оплата. (Количество файлов равно количеству открытых счетов)

3. Папка кассовых ордеров (приходно-кассовый ордер, расходно-кассовый ордер, сопровождаемые всеми соответствующими документами), с авансовыми отчетами (авансовые отчеты со всей сопутствующей документацией)

4. Папка по закупкам, включая копии контрактов

C. Регистры первичных документов

1. Регистр заявок на снятие средств

2. Регистр банковских платежных поручений

3. Регистр счетов и сертификатов к оплате

4. Регистр основных средств

D. Бухгалтерские журналы

Кассовая книга — ведется в компьютере и ежемесячно распечатывается и подписывается ФМ и СВ.

E. Компьютеризованные журналы - ежемесячный перенос бухгалтерских данных на бумагу, которые затем подписываются и хранятся в следующих журналах:

1.  Специальный счет в долл. США

2.  Транзитный счет в кыргызских сомах

3.  Кассовая книга

11. ПРОЦЕДУРЫ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА И ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ.

Операции по снятию и расходованию средств и управление фондами.

A.  Используемые процедуры выплат. Ответственность за реализацию Проекта «Расширение практики обучения по принципу «равный-равному» в сфере государственных финансов на уровне местного самоуправления в Кыргызской Республике»

Б. и, соответственно, по выплатам за товары, услуги и работы по Проекту ложится на Правительство Кыргызской Республики. ОРП выполняет функции по оплате от имени уполномоченного представителя страны-заемщика (Минфин КР). Всемирный Банк предоставляет ОРП Письмо по выплатам (Disbursement Letter), описывающее процедуры расходования средств гранта. В нем оговаривается, каким путем могут быть произведены выплаты по Проекту. Детальное описание финансовых процедур при операциях с грантовым счетом даны в справочнике «Процедуры расходования средств ВБ». При снятии средств со счета гранта могут использоваться следующие процедуры выплат:

·  Процедура снятия средств (это - для возмещения платежей, зачисления аванса, пополнение счета и прямые платежи непосредственно третьей стороне)

·  Процедура Специального Обязательства (это – покрытие расходов по аккредитиву коммерческих банков)

Каждая из этих процедур имеет свою форму Заявок. Необходимо воспользоваться он-лайн версией заявки на сайте Clientconnection ВБ. Заявки заполняются надлежащим образом и после подписания всеми уполномоченными лицами направляются непосредственно в ВБ. Все заявки должны быть пронумерованы по возрастающей, последовательно, по мере составления заявок. Указания по заполнению форм заявок и процедурам выплат см. в справочнике «Процедуры расходования средств ВБ».

B. Счета Проекта. Все ресурсы проекта будут концентрироваться на нескольких счетах:

· Счет Гранта;

· Выделенный счет (ВС) в долларах США, пополняемый со Счета гранта;

· Транзитный счет в кыргызских сомах, пополняемый с Выделенного счета в долларах США;

Контроль и доступ к денежным средствам на счетах возлагается на уполномоченных лиц ОРП. Следует отметить, что все счета проекта в отчетах будут выражаться в долларах США. Безусловно, сам ВС держится в USD. В случае конвертирования долларов с Выделенного Счета в сомы или другую валюту, будут оформляться подтверждающие документы, которые включают курс и сумму конвертированной валюты. Поэтому все выплаты из ВС, даже в случае оплаты поставщикам, чеки или платежные поручения, составленные в сомах, будут дебетованы на специальные счета в долларах США. Даже если счета проекта (транзитный или счет софинансирования и т. д.) в местной валюте или в различной валютах, для установления четких отношений между ними в USD, в отчетности должна применяться необходимая конвертация валюты на дату составления отчета. Деловая переписка по проекту должна проверяться Директором ОРП, и заверяться их подписью.

Г. Выделенный Счет. Выделенный счет (ВС) - возобновляемый счет, финансируемый из аванса средств гранта для покрытия доли MAP в допустимых расходах Проекта. Выделенный счет (ВС) используется лишь для части финансирования MAP, и должен быть определен как Специальный депозитный счет.

(i) Выбор банка для открытия Выделенного счета

Выделенный счет может быть открыт в одном из банков второго уровня (т. е. коммерческих банков), рекомендованных Министерству Финансов Национальным банком КР для этих целей и приемлемом для Всемирного Банка. Банк Выделенного счета должен соответствовать следующим критериям МАР:

Банк осуществляет операции в иностранной и национальной валюте Открывает аккредитивы Регулярно проводит аудиторскую проверку, имея при этом удовлетворительные аудиторские отчеты

·  Своевременно выполняет большое количество операций

Своевременно готовит подробные ежемесячные банковские отчеты Способен оказать широкий спектр банковских услуг Основал удовлетворительную сеть корреспондентских отношений

(ii) Открытие Выделенного счета

Выделенный счет открывается Минфином КР. В качестве Выделенного счета (ВС) будет открыт Валютный текущий счет, который и будет являться депозитным Счетом. Также для удобства Проекта предусмотрено открытие транзитного счета в местной валюте. Такой счет является производным от ВС в долл. США и пополняется путем конвертации средств гранта в кыргызские сомы коммерческим банком для проведения оплат в местной валюте. Для открытия ВС выполняются следующие шаги:

1. Минфином КР открывается ВС на имя Проекта. Счет должен быть валютным и средства на этом счете должны держаться в долларах США. Право пользования счетом передается ОРП.

2. До осуществления первой выплаты из средств гранта, принимаются меры по предоставлению в Банк письма, содержащего образцы подлинных подписей ответственных представителей МФ и ОРП, уполномоченных подписывать заявки на снятие средств гранта со стороны Получателя гранта. По требованию Банка, либо в случае изменений в списке уполномоченных представителей, письмо немедленно обновляется.

(iii) Уполномоченные лица Минфин, путем письма в коммерческий банк, где открыт Выделенный счет, уполномочивает Директора ОРП (первая подпись) и Финансового менеджера (вторая подпись) для использования, контроля и доступа к денежным средствам на Выделенном Счете. Это письмо сопровождается заверенными копиями образца подписи. Все платежные поручения в банк и чеки на снятие наличности должны быть подписаны как минимум двумя уполномоченными лицами.

НБКР регулярно снабжает МФ информацией относительно финансовых условий банков, держащих специальные счета. Если ситуация в коммерческом банке значительно ухудшается, так, что средства проекта находятся под угрозой потери, МФ может перевести средства специального счета в другой предположительно платежеспособный банк, уведомив об этом ГАМСУМО.

D. Пополнение Выделенного Счета. Первоначально на ВС предполагается поместить аванс (размер аванса см. Disbursement Letter (Письмо по выплатам)), затем суммы, оплаченные из ВС, будут пополняться на основании заявок на пополнение средств (форма 2380 Е (5-06)) и SOE (см. Справочник «Процедуры расходования средств ВБ») в соответствии со стандартными процедурами Всемирного банка и внутренними процедурами Минфина КР.

От ОРП требуется следовать следующим процедурам при представлении заявок на снятие средств гранта на пополнение (см. Disbursement Letter).