Расширение практики обучения по принципу "Равный-равному" в сфере государственных финансов на уровне местного самоуправления в Кыргызской республике (стр. 5 )

1.  Специалист по выплатам, готовит отчет о расходах (SOE). Согласно утвержденной форме и правилам ВБ, заполняются Расходные Ведомости (РВ) SOE по произведенным уже расходам за определенный период (специальные формы SOE прилагаются к Письму по выплатам.). Отчет о расходах включает типы расходов, по которым при необходимости представляются такие отчеты, и если стоимость контракта не превышает суммы, указанные в Письме по выплатам.

2.  В случае, когда сумма контрактов не превышает лимиты, установленные в Письме по выплатам, требуется лишь заполнить отчеты по расходам, ОРП должен хранить сопроводительную документацию и основания для платежа для проверки независимыми аудиторами и работниками Банка по крайней мере в течение года после получения Банком аудиторского отчета за финансовый год, в который было сделано последнее снятие средств, (см. Бланк Заявки на снятие средств с Отчетом о расходах, обратная сторона)

3.  В случае, когда сумма контрактов превышает лимиты, установленные в Письме по выплатам, все Заявки на снятие средств должны сопровождаться полной документацией и заполнены в Summary Sheet (SS). Приложить и обеспечить расходы надлежащей сопроводительной документацией для расходов, включенных в SS.

4.  Все заявки на пополнение счета должны быть последовательно пронумерованы. Уполномоченные лица Минфина КР и ОРП должны подписать каждую представленную заявку на снятие средств в установленном порядке. В связи с этим, в первую очередь Заявка, в которой указывается точная сумма и валюта запрашиваемой суммы, которая является итоговой суммой SOE & SS, утверждается Директором.

5.  ОРП предоставляет подписанные документы с сопроводительным письмом в Министерство финансов.

6.  Необходимо, чтобы подписанная официальными представителями ОРП Заявка на снятие средств на основе расходной ведомости сопровождалась следующими документами:

·  Сопроводительное письмо

·  Расходная ведомость

·  Выписка банка по Выделенному счету

·  Отчет сверки Выделенного счета.

По требованию Минфина КР могут быть предоставлены:

·  Копии всех банковских платежных поручений

·  Копии инвойсов, превышающих пороговую сумму

·  Ставки зарплаты, а если таковые расходы покрываются из средств гранта в первый раз, то Ведомость расчета зарплаты

·  Контракты на покупку товаров и услуг, если оплата за них произведена со Специального счета и отражена в расходной ведомости.

7.  Заявка на снятие средств с сопроводительной документацией (SS) может сопровождаться как всеми вышеупомянутыми документами, так и:

·  сопроводительным письмом от поставщика;

·  двумя копиями инвойса на оплату с указанием суммы, финансируемой из средств гранта;

·  распределение расходов по категориям затрат;

·  копия транспортной накладной или сертификат экспедитора (по контрактам закупок товаров);

·  платежные поручения банку Выделенного счета;

·  гарантия исполнения, как например, гарантия банка СС в случае авансового платежа, если предусматривается контрактом, или если сумма представляет исключительно высокий процент всех затрат по категории.

8.  Все заявки заполняются он-лайн на сайте ClientConnection. Подписываются путем использования электронных подписей. Вначале заявка подписывается уполномоченным представителем ОРП, затем – Министерством финансов, после чего начинается рассмотрение заявки Всемирным Банком.

9.  Любые несоответствия в Заявке и документах должны быть объяснены.

10.  Заявка на снятие средств (WA) готовится в двух экземплярах. Одна копия WA должна храниться в ОРП, и одна копия в Минфине КР.

11.  Все копии заявок должны быть подшиты Специалистом по выплатам в последовательном порядке в папку WA "Заявки на снятие средств".

12.  После рассмотрения банком заявки и отчетов, средства перечисляются на пополнение ВС.

13.  Специалист по выплатам незамедлительно сообщает Директору ОРП о перечислении средств на пополнение ВС

14.  Осуществлять пополнение Выделенного счета на регулярной основе (не реже чем один раз в квартал).

(ii) Уполномоченные лица.

Заявки на пополнение Выделенного счета должны подписываться лицами, указанными в отдельном письме авторизации для ВБ. Во избежание любых задержек в подаче заявок на снятие средств, в письмо авторизации может быть включено несколько официальных лиц, каждый из которых будет уполномочен подписывать эти документы.

E. Снятие средств с Выделенного счета.

(i) Оплата соответствующим подразделениям проекта, поставщикам или консультантам производится с ВС (или транзитного счета к ВС) по банковскому платежному поручению. Соответствующие подразделения, поставщики или консультанты обязаны предоставить инвойс (с Актом проделанной работы или отчетом о расходах), включающий всю сумму понесенных расходов, или заявку на оплату и сопроводительное письмо - запрос на официальном бланке. Такая документация представляется ежемесячно, или согласно условиям конкретного контракта. Форматы сопроводительной документации могут изменяться в зависимости от условий контракта и соглашения. Средства должны сниматься с ВС только по платежной инструкции/поручению ОРП. Вышеуказанная документация одобряется Директором ОРП. ОРП оплачивает счета в оговоренные соответствующими контрактами сроки.

(ii) Для выполнения действий с ВС по переводу средств, необходимо следовать нижеследующим правилам:

-  Перевод средств должен выполняться только по счетам, завизированным к оплате Директором проекта и Финансовым менеджером, подтверждающими приемлемость этой оплаты.

-  Платежные поручения и чеки ОРП должны быть подписаны уполномоченными должностными лицами ОРП, имеющими право подписи (Директор и Финансовый менеджер).

-  Каждая Платежная Инструкция должна иметь свой порядковый номер и строго храниться в секции выплат.

-  Регулярно вносить всю информацию о произведенном переводе денежных средств в соответствующую графу соответствующей бухгалтерской программы или электронную таблицу, другими словами, вести мониторинг использования Выделенного счета. Все передвижения на ВС будут отражены в финансовых отчетах проекта.

Во избежание ошибок и упущений используется следующая инструкция:

Проверочный лист Платежные инструкции 1.  Проверьте название и адрес банка-получателя, номер счета и (см. счет Поставщика/консультанта) 2.  Проверьте имя получателя и его адрес (см. счет Поставщика/консультанта) 3.  Проверьте номер счета банка-корреспондента (если счет банка-получателя не расположен в стране, чья валюта объявлена) 4.  Проверьте ссылку на счет-фактуру 5.  Проверьте подпись уполномоченных лиц 6.  Проверьте дату этого платежного документа

(iii) Переводы с Выделенного счета.

Все оплаты зарубежным поставщикам на закупку различного оборудования, для обучения за рубежом и другое будут производиться с Выделенного счета (валютного). С валютного счета будут сконвертированы сомы на сомовый субсчет, откуда и будут производиться платежи местным поставщикам различных товаров, поставщикам консультационных услуг или обучения.

(iv) Авансовое финансирование[1].

Для оплаты по некоторым контрактам для покупки товаров или услуг требуется авансовое финансирование. В этом случае разрешается авансовое финансирование контракта в небольшом объеме (до 10% от общей суммы контракта, на авансы свыше 10% от суммы контракта требуется разрешение ВБ). Такие платежи относят к авансовым и подлежат постоянному учету/контролю. Если требуется по условиям контракта, то необходимо получить банковскую гарантию.

F. Приостановка пополнения ВС. MAP проверяет расходные ведомости, и если Ассоциация находит, что средства использованы на неправомочные цели или:

·  Средства использованы, чтобы покрыть суммы кредиторской задолженности МФ и не компенсированы в течение отчетного периода;

·  Средства перечислены на другие счета, открытые МФ без разрешения ВБ,

то Банк может принять решение отказаться от финансирования данной заявки и рассмотреть ее лишь после того, как нарушения будут исправлены.

G. Курсовая разница. Валютные операции оказывают некоторое влияние на остаток на специальном счете. Такие разницы, имеющие место в результате обмена валют, признаются как убыток (в разделе прочих расходов рабочего плана счетов) и доход (в разделе прочих доходов) от курсовой разницы.

Убыток от курсовой разницы по гранту не может быть отражен как расход по проекту. Он должен аккумулироваться в записях ОРП как прочие расходы.

Все валютные операции должны отражаться в ДОЛЛ. США и КЫРГЫЗСКИХ СОМАХ, по курсу обмена обслуживающего банка на день совершения операции.

Суммы, подлежащие конвертации в сомы, должны тщательно планироваться во избежание обратной конвертации излишних сумм. Суммы, не выплаченные со счета сомового покрытия специального счета в течение 30 дней со дня последнего пополнения счета, должны конвертироваться обратно в долл. США и переводиться на валютный СС. Возмещение убытка от курсовой разницы – функция Заемщика, и соответствующие переводы для поддержания уровня СС должны быть произведены из его фондов.

H. Процедуры внутреннего контроля (банковские счета). Персоналу ОРП необходимо строго исполнять нижеприведенные процедуры в целях обеспечения установленных правил и процедур.

(i) Сверка банковских счетов

Сверка всех банковских счетов должна производиться Финансовым менеджером ежемесячно сразу после получения выписки из банка Выделенного счета. Сверка проводится между данными обслуживающего банка, данными программы 1С и первичными документами. Специалист по выплатам распечатывает данные по банковским счетам, подписывает их и передает на подпись Финансовому менеджеру. Затем данные документы подшиваются в папку первичных банковских документов вместе с выписками обслуживающего банка. Форма сверки Выделенного валютного счета (прилагаемая к Заявке на пополнение СС) имеет специальный образец и составляется при подготовке Заявок на пополнение СС.