Расширение практики обучения по принципу "Равный-равному" в сфере государственных финансов на уровне местного самоуправления в Кыргызской республике (стр. 18 )

В качестве основы для подготовки запроса предложений для конкретного задания, стандартный документ Всемирного банка должен использоваться – СТАНДАРТНЫЙ ЗАПРОС ПЕРДЛОЖЕНИЙ ДЛЯ ОТБОРА КОНСУЛЬТАНТОВ (октябрь 2011г.). Необходимо внести изменения, поправки и доработки для каждого конкретного задания для того, чтобы выполнить поставленные задачи к конкурсному отбору консультантов. В соответствии с правилами Всемирного банка, Инструкции к Консультантам должны быть изменены и корректированы по мере необходимости только посредством ввода соответствующей информации к Листу Данных. Также Общие Условия Контракта должны быть приспособлены к особенностям конкретного задания только путем включения соответствующей информации к Особым Условиям Контракта.

Временные контракты

Временные контракты рекомендуется только в тех случаях, когда невозможно адекватно определить сферу услуг или когда продолжительность или объем услуг, которые не зависят от консультанта. В рамках временных контрактов, консультант предоставляет консультационные услуги на основе фактического времени работы в соответствии с требованиями по качеству услуг. Оплата услуг консультанта состоит из (i) вознаграждения персонала консультанта на основе согласованных ставок вознаграждения и фактическим временем, отработанных персоналом под этим заданием, и (ii) возмещаемых расходов, рассчитанных на основе согласованных ставок и количества дней или месяцев работы. Этот тип договора требует тщательного надзора за работой консультанта по желанию клиента. В ходе выполнения поручения, Клиент, в зависимости от обстоятельств, должен делегировать работу консультанта.

Контракты такого типа обычно используются для сложных заданий, связанные с общим планированием и управлением, проектирования, технической оценки, мониторинга различных мероприятий, реализации результатов, в оказании помощи государственным органам в различных областях деятельности и надзора за выполнением работ. Цена этого вида договора включает вознаграждение персонала на основе повременной ставки и возмещения запланированных расходов на основе цен для товара расходов.

Контракты  с фиксированными выплатами

Используются Контракты с фиксированными выплатами, где четко и однозначно указаны задания, и которые позволяют консультанту нести минимальный коммерческий риск и, следовательно, консультант готов выполнить задание в соответствии с ранее согласованной единовременной суммой. Суммы оплаты устанавливаются с учетом расходов на основе планируемых затрат труда консультанта на этот этап периода. Выплаты в рамках контракктов с фиксмпрованными выплатами, не связаны с первоначальными расчетами, но выполняются в соответствии с согласованной повременной или прогрессивным графиком подачи четко определенных результатов. Это позволяет просто и удобно управлять контрактами.

Клиент обязуется оплатить консультанту в соответствии с графиком платежа, который связан с предоставлением некоторых результатов, таких как отчетов.

Контракты с фиксированными выплатами обычно присуждаются, как правило, за научные исследования: отзывы, передовые планы для экономических и отраслевых исследований, а также для развития законодательства и проведения тренинга. Также необходимо отметить том, что Всемирный банк разработал упрощенные формы вышеуказанных контрактов, которые, в случае согласия с Всемирным банком, могут быть использованы в тех случаях, когда предполагаемая стоимость консультационных услуг не превышает 300 000 долларов США.

Полный набор контрактных документов содержат:

1)  Формы договора,

2)  Общие условия контракта,

3)  Специальные условия контракта,

4)  Приложения к Договору (Описание услуг, Требования к отчетности, Ключевой штат персонала и под - консультантов, Разбивка контрактных цен, Форма Гарантии Авансового Платежа и т. д.)

Зависимо от языка поданного предложения, язык контракта может быть русским либо английским. В случае использования русского языка, необходимо подготовить перевод на английском языке для подачи данного контракта Всемирному банку.

ОРП должен подготовить пакет документов для включения в ЗП, и представить его на рассмотрение Всемирным банком для утверждения по электронной почте (применимой к контрактам, подлежащих предварительному рассмотрению Банком).

Подготовка предложений консультантами

Издание запроса предложений (ЗП)

После того, как Всемирный банк одобрил запроса предложений, то ОРП должен отправить с экспресс-доставкой его к наиболее подходящим компаниям или представителям с квитанцией, указывающее следующее: перечень полученных документов, имя, должность и подпись представителя фирмы, даты получения квитанции.

Разъяснения запроса предложений

В период подготовки предложений консультанты могут направлять письменные запросы о разъяснении к ОРП через почту, факс или электронную почту, относительно всех вопросов, связанные с главами ЗП. Запросы на разъяснение должны быть направлены на английском или на русском языке. ОРП отправит письменные разъяснения в ответ на такие запросы вместе с кратким резюме запроса или комментариями, но без ссылки на источник письма, ко всем наиболее подходящим консультантам по факсу и/или электронной почте. Разъяснения должны быть получены всеми консультантами в свое время до истечения срока подачи предложений, так что каждый консультант может принять во внимание новую информацию.

Разъяснения относительно технического задания должны быть подготовлены ОУП и ГАМСУМО. Данные разъяснения должны быть отправлены в ОРП для рассмотрения, пересмотра (если таковое потребуется) и раздачи среди наиболее подходящих консультантов. Разъяснения на запросы по процедурным вопросам должны быть подготовлены ОРП. В сложных случаях, связанные с применением правил Всемирного банка по закупкам, набросок письма разъяснения направляется Всемирному банку для рассмотрения и обсуждения до их отправки консультантам.

ЗП должен указать срок для подачи заявок для разъяснений (количество дней до окончания срока подачи конкурсных предложений). Целью создания такого срока является, чтобы в список наиболее подходящих консультантов получат разъяснения в срок и смогут рассмотреть их в подготовке предложений. По истечении этого срока, ОРП имеет право не отвечать на запросы консультантов для разъяснений. Тем не менее, если в результате получения такого запроса, серьезное разъяснение запроса предложений или Технического задания становится очевидным в целях получения более высоких предложений качества, это будет разумно принимать такие запросы, отвечать на них и расширить крайний срок для подачи предложений.

Поправки к Запросам Предложений

Если запросы и разъяснения приведут к значительным поправкам ЗП (например, в составе или объема работы, список наиболее подходящих кандидатов и т. д.), такие поправки должны быть согласованы с Всемирным банком. Поправки вносятся в виде дополнений в ЗП с последующим распределением среди включенных в список наиболее подходящих консультантов. При введении серьезных изменений в ЗП, которые требуют дополнительного труда и времени для подготовки предложений, срок подачи предложений может быть продлен.

Получение предложений консультанта

Все предложения должны быть доставлены по адресу, указанному в приглашении к подаче предложений не позднее даты и времени, указанных в приглашении. В соответствии с требованиями правил Всемирного банка, предложения подготовительный период должен быть не менее 4 недель и не более 3 месяцев. Тем не менее, время, отведенное для заданий со средним уровнем сложности должно быть 45 дней. Такой период времени считается достаточным для полного и всестороннего анализа предмета и создании сложной методологии, а также для достижения договоренностей с необходимыми специалистами. В то же время, такой период времени является слишком долгим для целей и для того чтобы, задачи поручения не устарели.

Требования к подготовке и представлению предложений, число копий и детали их упаковки и маркировки должны быть указаны в ЗП.

Представители консультантов, которые подают предложения, должны заполнит регистрационный лист с указанием имени, фамилии и должности лица, подавшее предложение, точное время доставки и количества пакетов / коробок. Вся эта информация должна быть заверена подписью курьера. Если посылка была доставлена службой доставки, регистрационный лист должен сопровождаться проверкой службы доставки с отметкой и с указанием получения посылки и фамилии человека, который получил пакет. Если пакет не несет никакой информации о его содержании и о времени официального открытия пакета, ОРП не несет ответственности за несвоевременное открытие пакета.

Все предложения должны быть возвращены в нераспечатанной упаковке после крайнего срока подачи.

Если представитель компании или курьер, который доставил пакет с предложением после крайнего срока подачи предложений, отказывается принимать обратно нераспечатанный пакет после заполнения регистрационного листа, то упаковка должна быть запечатана в наружном конверте и отправлено обратно с сопроводительным письмом с помощью службы доставки или курьером ОРП к официальному представителю консультанта под расписку.

Вскрытие технических предложений

Во время открытия технических предложений в присутствии консультантов, предложения не должны быть отклонены и их преимущества или недостатки не будут обсуждаться.

Все предложения, полученные после крайнего срока подачи предложений, не вскрывается. Они должны быть в запечатанном виде возвращены консультантам сразу же после завершения процедуры вскрытия технических предложений.

Финансовые предложения должны храниться в закрытом виде безопасного в безопасном сейфе ОРП до завершения технической оценки и получения одобрения Всемирного банка и их публичного вскрытия.