Расширение практики обучения по принципу "Равный-равному" в сфере государственных финансов на уровне местного самоуправления в Кыргызской республике (стр. 10 )

Для автоматизации всех (или большинства) бухгалтерских операций, проект нуждается в специализированном программном обеспечении. Используемый программный комплекс будет использовать бухгалтерскую программу 1С, которая будет разработана с учетом спецификаций Проекта. Она сможет предоставлять данные: для периодической отчетности (ежемесячной, квартальной, годовой и т. д.), по отделам или видам деятельности, по финансирующему источнику и категориям расходов, по действительному бюджету за период и суммарному на текущую дату, по вариации между действительным бюджетом/планом за период, суммарным за год и на текущую дату и т. д.

Потенциал базовой программы дает возможности внести соответствующие изменения (расширение списка подразделений, изменение компонентов и категорий и т. д.), не прибегая к закупке нового программного обеспечения.

Для проведения модификаций базового продукта, предполагается найм консультантов фирмы-поставщика данной программы.

В целях предотвращения потери данных, Финансовый менеджер в конце каждого месяца создает архив программы 1С и записывает ее на компакт-диск или флэш-карту.

12. ФИНАНСОВАЯ ОТЧЕТНОСТЬ ПРОЕКТА.

Пользователи финансовых отчетов

A. ОРП представляет финансовые документы и отчеты следующим пользователям:

i)  Соответствующие государственные органы КР;

ii)  Международная Ассоциация Развития – донор проекта.

B. ВНУТРЕННЯЯ ОТЧЕТНОСТЬ

ОРП должен вести бухгалтерский учет и консолидировать счета по всему Проекту.

C. ВНЕШНЯЯ ОТЧЕТНОСТЬ

1. Отчетность проекта во Всемирный Банк

На протяжении всего проекта ОРП обязан предоставлять во Всемирный Банк регулярные промежуточные финансовые отчеты (IFR), в формате, согласованном с MAP. По завершении проекта, ОРП будет проводить аудиторскую проверку независимым внешним аудитором, премлемым дла Всемирного Банка и по техническому заданию, приемлемому Всемирному Банку (пример такого технического задания дается в приложении 9), финансовой отчетности проекта, покрывающую весь период осуществления проекта, включая IFR, и предоставлять заключение аудиторов и заверенные финансовые отчеты в Банк, не позже 6 месяцев после завершения проекта.

A. Предложенные форматы финансовых отчетов разработаны на основе форматов Всемирного банка (модель кассового учета) и будут автоматически созданы в системе 1C. Ответственность за своевременную и правильную подготовку отчетов ложится на ФМ, а проверка и утверждение - на Директора ОРП. Отчеты по управлению закупками (если необходимо) подготавливаются специалистом по закупкам и утверждаются Директором ОРП.

B. Сроки предоставления отчетов и язык

Отчеты по проекту предоставляются Всемирному банку на английском языке в сроки, указанные в Грантовом Соглашении.

C. Валюта, в которой представляются отчеты по проекту

Отчеты по проекту должны быть подготовлены в долларах США.

2. Отчетность проекта для местных государственных органов

по мере необходимости, например, в СФ и ГНИ – ежемесячно..

13. АУДИТ ПРОЕКТА

A. Согласно Грантовому соглашению и требованиям МБРР и MAP в отношении аудита, ОРП должен предоставлять заверенные копии финансовой отчетности и отчетов аудиторов. Эти документы должны предоставляться по их завершению, но не позже шести месяцев по завершении проекта.

B. Финансовая отчетность проекта должна проверяться квалифицированным аудитором, приемлемым для МБРР или МАР. Аудит должен охватывать весь проект, а не только его часть, финансируемую MAP. Аудит должен проводиться в соответствии с Международными стандартами аудита (МСА). Аудитор должен подготовить свое Заключение в письменном виде, которое определяло бы уровень четкости и достоверности финансовых отчетов и другой сопроводительной информации, связанной с финансовым положением и реализацией проекта.

C. Общие требования к аудиторам:

1. Отобранные аудиторы должны быть приемлемыми для Всемирного Банка.

2. Аудит проводится лицом или лицами, имеющими адекватное техническое образование и квалификацию аудитора. Требуется отсутствие возражений со стороны Банка/Ассоциации.

3. По всем вопросам, связанным с аудитом, должна соблюдаться независимость позиции аудитора.

4. Должный профессиональный уровень должен применяться (на всех уровнях) в планировании и проведении аудита и подготовки отчета.

D. Техническое задание для аудита должно включать следующее:

1.  Необходимо производить оценку надежности системы промежуточной финансовой отчетности ОРП (IFR). Аудитор должен убедиться в том, что система отчетности соответствует условиям документов Проекта и общим требованиям Банка.

2.  Аудит отчетности преследует следующие цели:

·  Выяснить, насколько достоверна информация, содержащаяся в отчетах, как за отдельный период, так и за весь проект нарастающим итогом.

·  Выяснить, насколько расходование средств производилось в соответствии с Грантовым соглашением.

Кроме аудита финансовой отчетности и Специального счета, ОРП обязан вести отдельные записи и счета по затратам. Снятие средств со Счета гранта, покрытие которых производилось на основе отчетов по управлению проектом (ОРП) или Отчетов о расходах (SOE) или Сводных ведомостей (SS). Получетель гранта должен убедиться в том, что данные записи проверены аудитором и заключение последнего содержит отдельное мнение о том, что данные Отчетов о расходах или Сводных ведомостей в течение финансового года, наряду с процедурами и контролем над их подготовкой заслуживают доверия и объясняют понесенные расходы.

1.  Аудитор может использовать любые проверки и тесты, какие посчитает необходимыми.

2.  Проверка должна фокусироваться на расходах, отраженных в IFR. Расходы проверяются на их соответствие Грантовому соглашению. Аудитор должен убедиться в том, что средства гранта использовались в строгом соответствии с Соглашением о гранте, и только в целях, для которых было предоставлено финансирование.

3.  Аудитор должен выразить свое заключение по уровню соответствия процедур выплат требованиям MAP и подтвердить годовой баланс Специального счета.

4.  Как приложение к Заключению, аудитор должен предоставить письмо руководству (Management Letter), описывающее следующее:

·  Слабые стороны и требуемые улучшения систем внутреннего контроля и финансового управления;

·  Наблюдения и рекомендации по системам учета и бухгалтерии.

·  Отчет по соответствию условий контрактов Грантовому Соглашению и требованиям, изложенным в документах проекта; и,

·  Дополнительную информацию и детали, которые, по мнению аудитора, могут быть полезными Получателю гранта.

E. Отчет аудита посылактся в Минфин и ВБ. ОРП несет ответственность за отбор аудитора, который должен произвести аудит в соответствии со стандартами, приемлемыми для МБРР/МАР.

После получения подтверждающего письма (acknowledgement letter) Всемирного Банка относительно аудиторского отчета, последний пубкикуется на следующем сайте: www. gamsumo. kg.

14. Административные правила

26. Стандартные правила по корреспонденции, телекоммуникациям, компьютерной политике и безопасности и т. д.представлены в Приложении 10. ОУП должен дать эти правила каждому консультанту, нанятому Проектом на время контракта, и должен посылать по электронной почте персоналу Проекта и консультантам каждый раз, когда административные правила меняются. Правила могут быть изменены Директором ОУП и одобрены Руководителем проекта.

15. Список контактов

27. Офис-менеджер ОУП несет ответственность за ведение списка контактов проекта по всем лицам, работающим с проектом, включая персонал Всемирного Банка, государственных чиновников, сотрудников Проекта и консультантов. Офис менеджер ОУП должен периодически обновлять этот список и направлять его по электронной почте каждому из списка контактов для сведения.

16. Библиотека проекта

28. Офис менеджер ОУП несет ответственность за ведение библиотеки проекта в электронном и бумажном виде. Инструкции по созданию и ведению библиотеки и набросок содержания библиотеки представлен в Приложении 11.

17. Прозрачность и Распространение информации Проекта

29. Для обеспечения беспристрастного доступа к информации всех участников в проекте (доноры, менеджеры, персонал, консультанты, потенциальные контракторы, бенефициары, и т. д.) все официальные проектные документы будут размещены на сайте ГАМСУМО для открытого доступа, за исключением документов с ограниченным доступом, по письменному решению Руководства проекта.

30. Документы для открытого общественного доступа включают: грантовое соглашение, Планы по Закупкам, все ТЗ, все уведомления о закупках; все присуждения контрактов; и любые обучающие материалы и технические отчёты, одобренные Руководителем проекта и специалистом по закупкам Всемирного Банка для распространения вне министерства.

31. Вся информация будет опубликована на сайте ГАМСУМО в течение 10 дней после одобрения Руководителем проекта и специалистом по закупкам Всемирного Банка, либо другим соответствующим ведомством по специальному документу.

32. Краткие информационные бюллетени по проекту доступны в форме Описания Проекта, с описанием финансирования, управления, целей, мероприятий и бенефициаров и информация о Ресурсах Проекта с перечислением затрат консультантов и других затрат по проекту. Эти документы могут обновляться в любое время Руководителем ОУП и одобряются Руководителем проекта.

18. Отчёты Проекта во Всемирный Банк

33. Отчёты о ходе реализации Проекта будут предоставляться во Всемирный Банк каждые шесть месяцев не позднее, чем за один месяц до окончания периода. Первый отчёт будет за период с даты вступления в силу, плюс 6 месяцев. Руководитель ОУП несет ответственность за подготовку отчёта, с предоставлением необходимых данных от персонала и консультантов проекта. Отчёт предоставляется во Всемирный Банк после одобрения Руководителем проекта.

34. Отчёт за последние 6 месяцев будет включен в Заключительный Отчёт в соответствии с условиями Раздела 2.06 ‘Стандартных условий’. Заключительный Отчёт будет представлен во Всемирный Банк в течение 6 месяцев после даты Завершения Проекта.