Расширение практики обучения по принципу "Равный-равному" в сфере государственных финансов на уровне местного самоуправления в Кыргызской республике (стр. 80 )

This term of engagement will remain effective for future fiscal years unless it is terminated, amended or superseded.

The auditor should understand that working papers under World Bank project can be subject to the review by Client’s and/or World Bank designated staff.

Приложение 10. Административные Правила

Рабочие часы и отсутствие на рабочем месте

1.  В ГАМСУМО действуют стандартные часы работы. Во всех случаях, персонал/консультанты должны быть в офисе в 9:00. Руководитель ОУП не подписывает Табели учета рабочего времени консультантам проекта, за дни, начинающиеся позже 9:00. Перерыв на обед составляет максимум 1 час.

2.  Если персонал/консультанты планируют отсутствовать в офисе более 15 минут, они должны позвонить в офис и объяснить своё отсутствие.

Использование компьютеров Проекта

3.  Компьютеры проекта (Как ПК так и ноутбук) остаются собственностью проекта. Они временно передаются для использования персоналом/консультантами проекта. Сотрудники будут расписываться за компьютерное оборудование, когда будут брать на себя ответственность и будут ответственны за хранение оборудования в надёжном месте.

4.  Пароли доступа компьютеров проекта должны храниться в ОУП.

5.  ОУП должен утвердить стандартную систему хранения файлов, которая будет использоваться на всех компьютерах проекта. Файлы и документы на компьютерах проекта должны храниться в стандартной файловой системе, чтобы позволить другому персоналу проекта найти документы.

6.  Персональные файлы могут храниться на компьютерах проекта, но должны быть в другой файловой системе и не должны содержать файлы или информацию, которая может нанести вред репутации проекта, если её кто-либо обнаружит.

7.  На всех компьютерах должна стоять защита от вирусов, с, как минимум, еженедельным обновлением. За Персональные компьютеры несет ответственность владелец, как указано в акте-приема.

8.  Еженедельное резервное копирование всех папок, содержащих документы проекта, а также данных Эл. почты Microsoft Outlook является важным. Резервное копирование должно производиться на внешний жесткий диск, который должен храниться в другом месте. Резервное копирование-это ответственность лица, владеющего компьютером, как указано в акте-приёма.

Использование Интернета

9.  Интернет в офисах проекта предоставляется только для рабочих целей.

10.  Любое персональное использование (Эл. почта, сообщения, просмотр) будет контролироваться, и в отношении лица могут быть произведены удержания.

коммуникации по Эл. почте

11.  Когда возможно, проект предоставит индивидуальные адреса Эл. почты для персонала/консультантов проекта. Когда это неудобно, могут использоваться персональные адреса Эл. почты. Во всех случаях должна быть добавлена «подпись» в конце сообщений, касательно проекта, с использованием стандартной формы, используемой персоналом Всемирного Банка.

12.  В компьютерах проекта должна использоваться программа ‘Outlook’ для сообщений Эл. почты и обмена ежедневной информацией. Вся информация Эл. почты касательно проекта должна храниться в соответствующих папках в программе ‘Outlook’ и подлежит резервному копированию.

Использование телефонов проекта (или МФ)

13.  Офисные телефоны используются только для работы.

14.  Количество звонков на мобильные телефоны, междугородние и международные номера должно быть ограничено, так же как и продолжительность звонков, для уменьшения стоимости коммуникационных расходов.

Использование такси для работы проекта

15.  В рамках Проекта будет заключен договор со службой такси для персонала проекта для фиксированных поездок в рамках Проекта.

16.  Любые необоснованные поездки будут вычтены из заработной платы.

Приложение 11. руководство по биБлиотеке проекта

Обоснование

Полная библиотека по документам проекта ведется офис менеджером/переводчиком ОУП (офис-менеджер) для обеспечения доступными ресурсами персонал проекта, консультантов и официальных лиц.

Содержание

Документы библиотеки должны содержать все финальные версии важных документов в Проекте, которые могут понадобиться в будущем. Это не подразумевает хранение всех одобрений, либо официальных писем или Эл. сообщений касательно проекта, так как ответственность за хранение этих документов лежит на Специалисте по закупкам и Финансовом Специалисте, в рамках их работы. Индекс показывает тип документов, которые должны храниться в библиотеке и быть доступными для сотрудников, работающих по проекту. Копии контактов не включаются в индекс документов, так как библиотека контрактов (в бумажном и электронном виде) ведется отдельно ОУП.

Формат

Бумажная версия будет доступна в центральном месте. Краткие сообщения и документы будут храниться переплетенными биндерами. Большие документы будут храниться в папках для документов. Документы, переплетенные биндерами и папки для документов будут промаркированы согласно списку документации, и будут храниться в этом порядке. Русские и английские версии будут храниться в разных местах и чётко помечены как «RUS» или «ENG».

Электронные версии будут храниться в безопасном архиве в оригинале и PDF формате (если есть), с доступом имеющим только администратором библиотеки для избежания недозволенных изменений в библиотеке. Будут созданы под-папки, для заголовков в списке документации. Также будут созданы под-папки для русских и английских версий. Для всех документов, хранимых в библиотеке, имя файла будет начинаться с номера документа, указанного в Списке документации. Обозначение ‘RUS’ или ‘ENG’ будет указано в конце названия.

Доступная общественности папка должна обновляться вместе с архивом. Эта папка будет доступна через Интернет для авторизованных пользователей. Весь персонал проекта, консультанты и соответствующие лица, смогут запросить электронные копии документов у администратора библиотеки по Эл. почте.

PDF-версии документов должны быть доступны для скачивания с сайта, как только проект будет полностью создан.

Обязанности

Все консультанты и персонал проекта должны направлять финальные версии важных документов по проекту администратору библиотеки для занесения в файловую систему. Документы должны быть направлены администратору библиотеки в течении двух дней после их одобрения соответствующим лицом. Список документации в бумажном и электронном виде будет вести офис-менеджер

Офис-менеджер будет вести Список документации, бумажные копии и электронные библиотеки. Список документации будет обновляться в начале каждого месяца и направляться всем лицам, указанным в списке контактов каждый месяц для информации.

Офис-менеджер будет обеспечивать резервное копирование электронных документов библиотеки, по крайней мере, один раз в месяц, полностью копируя папку библиотеки на внешний жесткий диск. Внешний жесткий диск будет храниться в безопасном месте в другом здании до следующего копирования.

[1] При принятии соответствующих решений, необходимо строго придерживаться правил закупок и отбора Всемирного Банка.

[2] С целью обеспечения достаточного времени для доставки тендерных предложений к месту их вскрытия.

[3] «другая сторона» - официальный представитель, имеющий отношение к процессу закупок или выполнения контракта. В данном контексте термин «официальный представитель» подразумевает сотрудников Всемирного банка и других организаций, принимающих решение по вопросам закупок либо рассматривающих такие решения.

[4] «сторона» - официальный представитель: термины «выгода» и «обязательства» имеют отношение к процессу закупок либо выполнения контракта, а «действие или упущение» нацелены на влияние на процесс закупок либо выполнения контракта.

[5] «стороны» - участники процесса закупок (включая официальных представителей) пытающиеся установить цены конкурсных предложений на искусственном, неконкуретном уровне.

[6] «сторона» («лица») – участник процесса закупок или выполнения контрактов.

be declared ineligible to be awarded a Bank-financed contract upon completion of the Bank’s sanctions proceedings as per its sanctions procedures, including inter alia: (i) temporary suspension in connection with an ongoing sanctions proceeding; (ii) cross-debarment as agreed with other International Financial Institutions, including Multilateral Development Banks; and (iii) the World Bank Group corporate administrative procurement sanctions procedures for fraud and corruption.

b A nominated sub-contractor, consultant, manufacturer or supplier, or service provider (different names are used depending on the particular bidding document) is one which either has been: (i) included by the bidder in its pre-qualification application or bid because it brings specific and critical experience and know-how that are accounted for in the evaluation of the bidder’s pre-qualification application or the bid; or (ii) appointed by the Borrower.

[8] Сумма Поручительской гарантии должна выражаться в валюте Страны покупателя, или эквивалентной суммой в свободно конвертируемой валюте.

[9] «другая сторона» - официальный представитель, имеющий отношение к процессу закупок или выполнения контракта. В данном контексте термин «официальный представитель» подразумевает сотрудников Всемирного банка и других организаций, принимающих решение по вопросам закупок либо рассматривающих такие решения.

[10] «сторона» - официальный представитель: термины «выгода» и «обязательства» имеют отношение к процессу закупок либо выполнения контракта, а «действие или упущение» нацелены на влияние на процесс закупок либо выполнения контракта.

[11] «стороны» - участники процесса закупок (включая официальных представителей) пытающиеся установить цены конкурсных предложений на искусственном, неконкуретном уровне.