Расширение практики обучения по принципу "Равный-равному" в сфере государственных финансов на уровне местного самоуправления в Кыргызской республике (стр. 9 )

·  Цель расходов;

·  Утверждение затрат через обычные административные процедуры.

·  Курс обмена и обменные чеки.

С. Виды расходов на проведение обучающих мероприятий.

(i) Прочие расходы на проведение обучающих мероприятий (офисные принадлежности и материалы, копирование и печать материалов)

·  Разрешаются и возмещаются покупки всех товаров и принадлежностей, копирование и печать матариалов, необходимых для осуществления реализации и управления проектом в соответствии с принятым бюджетом.

·  Покупки офисных принадлежностей оплачиваются через систему выплат с банковских счетов или из кассы.

(ii) Прочие расходы на проведение обучающих мероприятий (услуги связи предоставляемые 120 ресурсным лицам для организации и проведения обучающих мероприятий по принципу «равный-равному»)

ОУП и ОРП несут расходы по:

·  Услугам телефонной связи для 120 ресурсных лиц для организации и проведения обучающих мероприятий по принципу «равный-равному».

(iii) Транспортные расходы на участие и мониторинг реализации обучающих мероприятий

ОУП заключит договор об аренде 1 авто, которое может использоваться только сотрудниками ОУП и ОРП для участия и мониторинга реализации обучающих мероприятий. Механизм использования авто будет оформлен отдельным приказом Руководителя ОУП. Дополнительно будет предусмотрена возможность использования услуг такси.

(iv) Командировки для участия и мониторинга реализации обучающих мероприятий

Командировочные расходы консультантов и сотрудников проекта утверждаются Руководителем ОУП.

Возмещение командировочных расходов

Процедуры возмещения командировочных расходов должны соответствовать законодательству Кыргызской Республики. Командировочные расходы либо возмещаются по фактически понесенным расходам, либо финансируются за счет авансов из кассы. Возмещение производится лишь на основе расходов, подтвержденных соответствующей финансовой документацией. Общая сумма расходов должна быть конвертирована в долл. США по курсу обмена на день конвертации с ВС. Курс обмена должен быть включен в авансовый отчет о командировочных расходах.

Общие положения

·  В отчете командировочных расходов должна стоять дата отъезда и приезда.

·  Использование частного транспорта в деловых целях возмещается по допустимой норме в зависимости от вида транспорта. Это оплата за бензин и расходы на проведение обучающих мероприятий. Для аренды машины - необходимо согласие Руководителя ОУП.

·  В отчете требуются подписи сотрудника, Руководителя ОУП и Финансового специалиста.

Процедуры проверки и оплаты счетов.

A. Все счета к оплате от консультантов или поставщиков товаров и т. п., поступающие к оплате в ОРП, будут сверены в деталях с соответствующим контрактом, если небольшие различия будут отмечены, то поставщики или консультанты извещаются для принятия корректирующих действий. Счета на возмещение получаются только в оригиналах с сопроводительными документами и проверяются ФМ/ГБ.

B. Получение счетов. Счета, поступающие в ОРП, должны быть просмотрены Специалистом по выплатам. Затем Специалист по выплатам передает счет Директору на подпись. Только оригинал счета-фактуры, подписанный Директором, должен быть передан ФМ ОРП. ФМ обязан сохранить оригинал этого счета.

Счета, полученные без какой-либо ссылки на контракт, или содержащие ошибки, должны быть возвращены поставщику для повторного предоставления.

ФМ сверяет все расходы, понесенные подрядчиками и/или консультантами, на предмет их соответствия контракту. Детальное описание процедур по оплате контрактов изложено в Приложении 8 и проверочном листе ниже.

Проверочный лист Финансовый менеджер тестирует каждый счет по следующим условиям: 1.Счет составлен в соответствии с условиями подписанного контракта 2.Одобрение МАР (если это необходимо) было получено 3.Товары доставлены/Услуги осуществлены в удовлетворительном состоянии, на товары имеется акт приема-передачи. 4.Счет завизирован Директором ОРП. 5.Счет проверен на детали закупок и соответствие контрактным данным и т. д. 6.  Счет составлен арифметически верно и все детали учтены 7.Поставка и условия платежа согласовывается с предыдущими счетами: -  Калькуляция по счетам -  Количество, указанное в счете, соответствует количеству в контракте -  Суммы по счету против суммы по контракту/акт приемки Основным контролирующим документом по счетам используется Ценовой график, обычный формат которого: Предмет / Количество / Описание / Цена за единицу товара / Общая цена 8.Специалист по выплатам зарегистрировал настоящий счет в журнале регистрации первичной документации и подсчитал остаток, если таковой имеется. Примечание: Если возникли какие–либо проблемы за прошлый период по данному счету, не осуществлять никаких выплат

C. Проверочный Лист. Во избежание ошибок при подготовке платежных документов по счетам, предоставленным к оплате, рекомендуется проверка на соответствие «проверочному листу» как описано ниже.

Проверочный лист Платежные инструкции 1  Проверьте название и адрес банка-получателя, номер счета и (см. счет Поставщика/консультанта) 2  Проверьте имя получателя и его адрес (см. счет Поставщика/консультанта) 3  Проверьте номер счета банка-корреспондента (если счет банка-получателя не расположен в стране, чья валюта объявлена) 4  Проверьте ссылку на счет-фактуру 5  Проверьте подпись уполномоченного представителя 6 Проверьте дату этого платежного документа

Процесс применяется ко всем полученным оригиналам счетов перед оплатой каждого счета. Такие же действия нужно будет производить с любыми счетами, чтобы была последовательность, и будущие счета не поступали бы в бессистемном порядке. Электронные таблицы контроля будут разработаны так, чтобы координация общих сумм контрактов, и сумм для каждой подсекции, выписываемые в счете-фактуре указывались на сегодняшний день, и чтобы оставшиеся балансы были бы получены.

D. Оплата счета.

(i) Одобренный Директором ОРП (завизированная на оплату) счет/фактура является прямым разрешением для секции Выплат на оплату данного счета, т. е. можно предпринимать действия, касающиеся осуществления выплат. Для этого СВ/Б оформляет необходимые платежные инструкции и документы (платежные поручения, чеки, заявки и т. д.) на снятие грантовых средств из ВБ или оплату с ВС и используя компьютерную систему бухгалтерии. При объединении двух или более инвойсов подрядчика/поставщика в одном платежном поручении, вносится конечная итоговая сумма.

(ii) СВ подписывает документы у уполномоченных лиц, имеющих право подписи (Д и ФМ). В соответствии с внутренними правилами ОРП, все платежные документы, предоставленные на подпись, должны быть проверены СВ/Б на соответствие проверочному листу 2, как описано ниже.

(iii) Далее Специалист по выплатам/бухгалтер представляет подписанное платежное поручение в банк на оплату. Специалист по выплатам/бухгалтер получает копию платежного поручения с отметками обслуживающего банка об исполнении, а на следующий день получает выписку.

(iv) Специалист по выплатам/бухгалтер отражает операцию в бухгалтерских книгах программы на основании выписки из банка. Одновременно, бухгалтерская программа автоматически сравнивает измененные суммы накопленных расходов по соответствующим категориям расходов с запланированными по бюджету. Финансовый менеджер проверяет правильность внесенной Специалистом по выплатам операции в программе 1С и оформляет проводку.

(v) Специалист по выплатам/бухгалтер подшивает платежное поручение с выпиской в папку с первичными документами "Банк", проставляет на нем номер контракта и вносит запись в соответствующий регистр.

(vi) Для целей внутреннего контроля ВС, ФМ может периодически по телефону запрашивать у работника операционного отдела банка информацию о состоянии Выделенного счета.

Хранение данных и документация.

A. Запись создается для каждой финансовой проводки (получение инвойсов поставщика, банковские выписки и отчёты, платёжные поручения и т. д.). Записи должны храниться и классифицироваться для обеспечения быстрого доступа, так как они обеспечивают документальное подтверждение, на котором основывается система бухгалтерии. Безопасность документов должна быть удовлетворительной. Специалист по выплатам/Бухгалтер должен обеспечивать аккуратность хранимой бухгалтерской и закупочной информации, включая сохранность оригинальной документации, сопровождающей расходы проекта, и обеспечивать, чтобы аудиторы, уполномоченные представители финансирующих агентств и другие подобные лица, которым может предоставить разрешение Директор ОРП, имели бы доступ к такой информации

B. Меры предосторожности по физической сохранности активов проекта:

i)  Физическая сохранность имеющейся в кассе наличности, а также наиболее важной документации обеспечивается наличием сейфа;

ii)  Доступ к активам проекта имеют только сотрудники ОРП;

iii)  Физическая сохранность предметов, находящихся в офисе Проекта, обеспечивается общей охраной здания.

C. Ограниченность доступа.

Этот параметр/опция должна быть в наличии в выбранном программном обеспечении. Что необходимо для внутренней безопасности, т. к. введение и использование соответствующего пароля предотвратит доступ посторонних лиц к информационным файлам бухгалтерской программы. Все изменения и вводы данных в файл производятся только финансовым персоналом, знающим пароль доступа (например, неавторизованный персонал не может удалять занесенные ранее проводки, контролируемый доступ, защиту пароля). Безопасность включает также копирование и процедуры по управлению системой, то есть главбух ответственен за создание резервной копии (на дискеты) бухгалтерских файлов еженедельно или ежемесячно. Это требование применяется к файлам по закупке и другим файлам и вопросам ОРП.

Программное обеспечение.