Бухгалтерский учет в нефтегазовом секторе (стр. 50 )

- контроль за своевременным и полным оприходованием поступивших запасов материально-ответственными лицами,

- контроль за соответствием количества и ассортимента завезенных ценностей текущим потребностям производства и обращения,

- контроль за правильным использованием запасов, соблюдением норм запасов на складах и норма отпуска и расхода сырья, основных, вспомогательных и других материалов.

Для решения этой задачи учет запасов строиться так, чтобы получить не только информацию об общем объеме запасов, но и детальные данные об их распределении по видам и ассортиментному составу. Основой информации для правильного определения и отражения в учете являются отчеты материально-ответственных лиц. Располагая такой информацией, руководители организаций могут осуществлять оперативный контроль за объемом запасов и их использованием в соответствии с периодически изменяемым нормам запасов отдельных видов сырья и материалов, товаров и незавершенного производства.

Следует отметить, что плохо налаженный учет лишает руководителя организации возможности получения своевременной информации о наличии запасов и их соответствии установленным нормативам, ритмичости их завоза и выполнений условий договора поставки.

  Четкая организация материальной ответственности должностных лиц за сохранность запасов.

Для обеспечения сохранности количества и качества запасов введена материальная ответственность, которая возлагается на работников, называемых материально-ответственными лицами.

В нефтяных компаниях имеется ряд должностных категорий работников, на которых возлагается материальная ответственность за сохранность запасов. Это - заведующие складами, заведующие секциями, кладовщики отдельных кладовых и другие лица, осуществляющие весь комплекс операций, связанных  запасами.

Сущность материальной ответственности заключается в возникновении правовых отношений между организацией (предприятием) и материально ответственным лицом по возмещению нанесенного ущерба, т. е материально ответственные лица обязаны возместить сумму недостачи или ущерба от порчи и хищения запасов, которые произошли вследствие любого действия или бездействия работников.

Для четкой и правильной организации материальной ответственности должностных лиц за сохранность запасов руководители и главные бухгалтера обязаны следить за строгим соблюдением установленных правил о порядке подбора и проверки работников, применяемых на должности, связанные с материальной ответственностью, и тщательно проверять, умеет ли данный работник правильно принимать, хранить и отпускать запасы, знает ли он установленный порядок документального оформления и учет товарных операций и самоконтролировать сохранность запасов.

В бухгалтерии организации проверяет: с формальной стороны правильность оформления и полноты заполнения всех реквизитов, наличие соответствующих подписей, даты составления, с арифметической стороны правильность таксировки, подсчета итоговых сумм и правильность определения сумм к оплате. После проверки все расчетные документы поставщика передаются  руководителю организации или уполномоченному лицу для решения вопроса об акцепте счета (дать согласие на оплату) или отказ от акцепта счета. Во всех случаях отказ от акцепта должен быть обоснован, когда будет доказана необоснованность отказа, организации будут обязаны уплатить поставщику пении штраф.

При акцепте счета на нем делают специальную отметку, и сопроводительные товарные документы передаются бухгалтерией материально-ответственным лицам (заведующим складами, секциями) для приемки запасов по количестве и качеству осуществляется строгий контроль за полным и своевременным оприходованием ими поступивших запасов. Аналогичным образом осуществляется бухгалтерией контроль за правильным оформлением расходных документов (счетов-фактур, товарно-транспортных накладных, расходных накладных) по списанию с материально ответственных лиц отпущенных, реализованных и прочих выбытий запасов.

Выполнение этой задачи финансового учета будет способствовать ускорению расчетов с поставщиками и покупателями, своевременному и правильному оприходованию поступивших и списанию выбывших запасов, тем самым будет обеспечен строжайший контроль за наличием, состоянием и сохранностью запасов по количеству и качеству по всему этапу их продвижения на предприятиях: поступление-хранение-реализация.

Для обеспечения сохранности запасов в каждой нефтяной компании необходимо четко определить круг лиц, несущих материальную ответственность за сохранность запасов и обязательную отчетность их в установленные сроки. От тщательного подбора и проверки этих работников во многом зависит сохранность запасов, предупреждение их порчи, недодачи и расхищения. При приемке и проверке отчетов матерально - ответственных лиц должен осуществляться систематический контроль за состоянием запасов, с помощью которого можно своевременно определить, соблюдены ли нормативы запасов, их оборачиваемости, правильно ли размещены запасы по местам хранения и принимать меры по нормализации запасов по материально ответственным лицам. При этом очень важно обеспечить своевременное предоставление в бухгалтерию всех документов по товарным операциям, их тщательную проверку в отношении правильности оформления, законности и целесообразности операций.

Большое значение в осуществлении контроля за сохранностью запасов и своевременным выявлением неходовых, залежалых и недоброкачественных запасов имеют периодически проводимые инвентаризации запасов на складах, особенно при назначении материально ответственных лиц на работу, уходе в очередной отпуск, переводе, увольнении их и. т.д. Материалы своевременно и качественно проведенных инвентаризаций запасов позволяют проверить соответствие фактических остатков запасов данным учета, выяснить причины обнаружения расхождений и принять меры по их устранению. При выявлении недодачи или порчи запасов важно своевременно и правильно оформить соответствующие документы, установить, когда и по чьей вине произошла недостача или порча запасов, только при этом условии можно точно измерить размер ущерба (вреда), причиненный работниками предприятию своими противоправными действиями, разграничить между виновниками материальную ответственность и потребность возмещения нанесенного ущерба. Учет должен не только своевременно выявлять случаи и виновников недостач, растрат и порчи запасов, но и принимать меры по предупреждению их возникновения, активно воздействовать на снижение потерь.

Для сохранности и нормализации запасов в процессе инвентаризации необходимо выявлять неродовые (малоходовые), залежалые и недоброкачественные запасы и составлять на них отдельную инвентаризационную опись. К ней прилагаются письменные объяснения руководителя нефтяной компании, в котором проводиться инвентаризаций, о причинах наличия таких запасов и его предложения об их использовании и срока использования.

Для обеспечения бесперебойного процесса производства и реализации продукции организации должны организовать закупку запасов у поставщиков в необходим количестве, качестве и ассортименте.

Правильная организация учета поступления запасов на склад предполагает строгое соблюдение установленного порядка приемки запасов и ее документальное оформление. Порядок приемки запасов и ее документальное оформление зависят от способа доставки (железнодорожным, водным, воздушным и автомобильным транспортом) и от места приемки (от органов транспорта, на складе поставщика и на складе покупателя).

При доставке запасов железнодорожным транспортом, водным и воздушным транспортом железная дорога, пароходство и аэрофлот несут полную материальную ответственность за сохранность и сроки доставки грузов, и местом их приемки являются соответственно станция, пристань и аэропорт назначения.

Органы транспорта извещают организацию о прибытии в ее адрес грузов. Прибывшие грузы храниться на станциях, или в аэропорту назначения бесплатно в течение 24 часов, не считая дня выгрузки. Сверх установленного срока хранения груза взыскивается плата в установленном порядке.

На основании полученных извещений о прибытии груза организация выписывает материально ответственному лицу менеджеру (экспедитору) или шоферу, отвечающему за доставку груза, распоряжение на их получение с указанием, куда должен быть доставлен груз. Материально ответственные лица должны хорошо разбираться в правилах приемки грузов от органов транспорта, и с ними заключаются договоры о материальной ответственности за сохранность грузов.

Для получения груза бухгалтерия выписывает менеджеру или шоферу доверенность, которую подписывают руководитель или его заместитель и главный бухгалтер (или лицо, осуществляющее ведение бухгалтерского учета) организации и заверяется печатью.

Доверенность – это документ на право получения определенным лицом запасов, денежных средств, документов, а также совершение определенных действий. Порядок выдачи доверенностей и контроль за их исполнением осуществляется бухгалтерией организации в соответствии с Методическими рекомендациями о порядке выдачи доверенностей на получение запасов и отпуска их по доверенности, утвержденными приказом Департамента методологии бухгалтерского учета и аудита Министерства Финансов РК.

Бланки доверенностей являются документами строгой отчетности, поэтому книжки доверенностей должны быть пронумерованы с указанием на последнем листе количество листов (прописью) за подписью главного бухгалтера.

Выдачу доверенностей регистрируют в заранее пронумерованном, прошнурованном и скрепленном печатью организации Журнале учета выданных  доверенностей (форма 3-2).

В Журнале учета выданных доверенностей указывается номер доверенности, дата выдачи, срок ее действия, должность и фамилия лица, которому выдана доверенность, наименование поставщика, номер и дата наряда (счета-фактуры, платежных документов и др), расписка лица, получившего доверенность, отметка о выполнении поручения по доверенности. Журнал учета выданных доверенностей храниться у лица, ответственного за выдачу и регистрацию доверенностей.

Контроль за соблюдением правил оформления, выдачи и использования доверенностей возлагается на главного бухгалтера организации.

Для получения груза на станции (пристани, в аэропорту) организация выдает менеджеру (экспедитору) распоряжение на получение груза, доверенность и грузовую квитанцию. После предъявления удостоверения личности (паспорта) и указанных документов органам транспорта и оплаты им соответствующих платежей и сборов менеджер ( экспедитор) или шофер получает от них железнодорожную накладную (коносамент, авианакладную), также другие сопроводительные товарные документы (сертификат соответствия, качественное удостоверение, спецификации и. т.п). При этом необходимо обратить особое внимание на правильное заполнение всех реквизитов (граф): номер транспортных средств, подъемная сила их, не нарушен ли срок доставки, т. е. время отправления, выгрузки и выдачи, правильность направления груза в адрес покупателя, принадлежность пломб доставленного груза и. т.д. Эти данные необходимы для установления своевременности доставки груза и предъявления иска к органам транспорта в случае задержки груза в пути. Затем получатель груза вместе с предъявлением транспорта проверяет состояние транспортных средств (вагона, баржи, трюмов судна и. т.п), цельность и правильность закрытия дверей, цельность люков и крыш и. т.п., наличие и исправность пломб, ясность оттисков штампа на них. После этого вскрывают транспортные средства, представитель грузополучателя проверяет цельность упаковки и устанавливает количество мест поступившего груза.