Бухгалтерский учет в нефтегазовом секторе (стр. 52 )

Отпуск запасов представителями поставщика заведующим складами может осуществляться и без предъявления доверенностей. В этих случаях организация заранее обязана показать поставщикам образец печатей, которые выдаются материально-ответственным лицам под расписку.

Приемка поступивших грузов на склад организации производится заведующими складами и другими материально ответвленными лицами по количеству и качеству. Предельный срок приемки грузов от местных поставщиков составляет 10 дней со дня получения, от иногородних поставщиков 20 дней со дня прибытия грузов на станцию назначения. Скоропортящиеся грузы (продукты) принимают по качеству и одновременно по количеству в течение 24 часов с момента получения груза. Следует иметь в виду, что неоправданная задержка приемки и оприходования грузов приводит к снижению объема реализации и замедлению оборачиваемости запасов, которые способствуют увеличению и снижению доходов организаций.

Отпуск запасов представителями поставщика заведующим складами может осуществиться и без предъявления доверенностей. В этих случаях организация заранее обязана показать поставщикам образец печатей, которые выдаются материально ответственным лицам под расписку.

Отпуск запасов представителями поставщика заведующими складами может осуществляться и без предъявления доверенностей. В этих случаях организациях заранее обязана показать поставщикам образец печатей (штапов), которые выдается материально ответственным лицам под расписку.

Приемка поступивших грузов на склад организации производится заведующими складами и другими материально ответственными лицами по количеству и качеству. Предельный срок приемки грузов от местным поставщикам составляет 10 дней со дня получения, от иногородних поставщиков -20 дней со дня прибытия грузов на станцию назначения. Скоропортящиеся грузы (продукты) принимают по качеству и одновременно по количеству в течение 24 часов с момента получения груза. Следует иметь в виду, что неоправданная задержка приемки и оприходования грузов приводит к снижению объема реализации и замедлению оборачиваемости запасов, которые способствуют увеличению расходов и снижению доходов организации.

При этом оприходование запасов на складе целесообразно оформлять, используя сопроводительные товарные документы поставщика (счет-фактуры, товарно-транспортные накладные). Для этого на них заведующим складом ставит специальный штамп приведенной ниже формы, где указываются дата приемки товаров, номер и дата сопроводительного документа, сумма фактически принятых товаров и отдельно тары, что заверяется подписью материально ответственного лица.

Отдельный приходный документ на поступившие запасы составляются только в случае выявления расхождений в их количестве и качестве, или при наличии одного документа поставщика запасы поступают на разные склады.

Следует отметить, что не во всех случаях можно оформить приемку товаров проставлением штампов на сопроводительных документов поставщиков.

В случае неисправки пломб, а также при нарушении целостности контейнеров, ящиков, тюков и другой тары поставщиков, в которые были упакованы грузы, их вскрывают в присутствии лица, доставившего груз.

Если при приемке груза выявлены несоответствия между данными о количестве (массе) груза по сопроводительному документу на поступившие грузы и фактическим количеством (массой) и качеством полученных грузов, то приемку приостанавливают и вызывают представителя поставщика, если это предусмотрено условиями договора или особыми условиями поставки. В случае его неявки в установленный срок или когда вызов такого представителя не является обязательным, приемку грузов и составление акта могут производить с участием компетентного представителя незаинтересованной организации в порядке, предусмотренном правилами приемки грузов или без какого-либо представителя (односторонне), если поставщик дал на это письменное соглашение.

Результаты приемки запасов и выявленные несоответствия по количеству и качеству оформляются составлением специального Акта и приемки запасов.

В каждом случае в акте дают описание установленных расхождений, заключение комиссии о причинах и месте образования недостачи.

Во всех экземплярах счета-фактуры и товарно-транспортные накладных заведующим складом делает запись о факте сставления акта.

На фактически поступившие и принятые материально - ответственным лицом запасы и тару составляется приходная накладная в двуях экземплярах, один из которых выдается менеджеру (экспедитору) или шоферу, а второй – остается у заведующего складом (магазином). Кроме того, по одному экземпляру указанных докуменов материально ответственное лицо оставляету себя, остальное передает представителю поставщика.

Приемка товаров по количеству и качеству производится специальной комиссией с участием представителей Бюро товарных экспертиз или торгово-промышленной палаты. Там, где это не представляется возможным, товар принимается с участием представителей других незаинтересованных организаций, которые должны иметь удостоверение (доверенность) на правоучастия в приемке товаров.

Если при приемке товаров установлено их ненадлежащее качество, некомплектность и недодача, то составляется Акт о приемке запасов (форма 3-4). Он оформляется по каждой иностранной фирме и наряду –заказу на товары, поступившие в фабричной упаковке инофирмы в почти экземплярах (два экземпляра –для расчетов казахстанскими и другими организациями и три экземпляра для предъявления претензий фирме), а по товарам в упаковке оптовой базы других поставщиков – в двух экземплярах: один – для претензионного письма поставщику, второй –для учета движения запасов.

Если организация отказывается принять запасы плохого качества, то она должна немедленно сообщить об этом поставщику, приняв запасы на ответственное хранение. Поставщик обязан в срочном порядке распорядиться запасами с момента получения извещения. В противном случае получатель имеет право возвратить их поставщику.

Акт составляется в трех экземплярах, подписывается всеми членами специальной приемной комиссии и утверждается руководителем организации не позднее, чем на следующий день после его составления. Один экземпляр акта направляют поставщику или транспортной организации вместе с претензионным письмом, второй –передают в бухгалтерию, третий экземпляр оставляют у материально ответственного лица. На сопроводительном товарном документе должна быть сделана отметка о составлении акта с указанием его номера и даты.

К претензионному письму прилагают также копию платежного требования-поручения, копию железнодорожной накладной (коносамента, авианакладной, товарно-транспортной накладной), копию удостоверения (доверенности) представителя, участвовавшего в приемке грузов, расчет претензий, упаковочные ярлыки, кипные карты и. т.п. При неудовлетворении в течение месяца поставщиком претензии исковые материалы направляют в экономический суд или вышестоящие организации ответчика в зависимости от суммы иска.

В целях предотвращения возникновения значительных сумм дебиторской задолженности по претензиям, связанным с поставкой запасов ненадлежащего качества или комплектности, организации имеют право списывать в безакцепном порядке излишне оплаченные суммы со счета поставщиков (изготовителя) на счет которого ранее был зачислен платеж. Такое требование банк принимает от покупателей на инкассо и в обеспечении займа в течение не более 10 дней после составления Акта о приемке запасов при условии, если акт составлен в установленный срок для приемки запасов по количеству и комплектности.

Одновременно с приемкой запасов принимают по количеству и качеству тару. При этом обращается внимание на маркировку, целостность тары, обозначения категории мешков, правильность цен и. т. п. В случае выявления расхождений количества, качества и цены приходуемой тары с данными документов поставщиков на складе составляют соответствующие акты в установленном порядке.

Тара и упаковочные материалы (упаковочная ткань, проколка, железо), поступившее вместе с запасами, бесплатно оцениваются по ценам возможной реализации и приходуются согласно составленному специальной комиссией акту на оприходование тары, на указанной в счете поставщика.

В условиях рыночной экономики организации могут приобретать запасы у юридических и физических лиц за наличный расчет.

При этом расчеты за поступившие или приобретенные запасы производятся наличными деньгами из кассы организации или из подотчетных сумм, которые выдаются из кассы материально-ответственным лицам (заведующим складом), менеджеру (экспедитору) на приобретение запасов.

Основанием приобретения запасов служит также договор купли-продажи, заключенный с поставщиками, в котором указывается форма расчета «оплата наличными».

В соответствии с договором купли-продажи (поставки) указанные лица (далее –поставщики) на отгруженные или поставляемые представителем поставщика запасы выписывают необходимые сопроводительные товарные документы (счет-фактуру, товарно-транспортную накладную и др) в трех или четырех экземплярах. К ним в зависимости от особенностей доставляемых запасов должны быть приложены документы о массе или количестве запасов (кипные карты, упаковочные ярлыки, отвесы) и о их количестве (качественные удостоверения, сертификаты соответствия, справки о результатах лабораторных анализов и. т.п).

При доставке запасов представителем поставщика один экземпляр сопроводительного документа с росписью представителя о получении запасов к доставке поставщик оставляет у себя, остальные три экземпляра передают своему представителю.

Поступившие на склад организации запасы принимает материально-ответственное лицо (заведующий складом) от представителя поставщика по количеству и качеству в таком же порядке. После полного оприходования запасов материально-ответственное лицо (заведующим складом) расписывается на всех экземплярах сопроводительных документов, затем один экземпляр документа оставляет у себя, два экземпляра выдает представителю поставщика для расчета за товары через кассу организации. При этом один экземпляр сопроводительного товарного документа предъявляется кассе на оплату, на основании которого выписывается кассовый ордер на выдачу наличных денег представителю поставщика. Данный экземпляр товарного документа вместе с расходным кассовым ордером прикладывается к отчету кассира, а последний экземпляр остается у представителя поставщика для подтверждения о сдаче запасов на склад организации.