Бухгалтерский учет в нефтегазовом секторе (стр. 51 )

Выдача груза осуществляется после проверки соответствия наименования груза и транспортной маркировки на нем с данными, указанными в транспортном документе, проверки массы, количества мест.

При наличии соответствующего состояния транспортных средств и обеспечении сохранности груза пр переработки перевозке менеджер или шофер, получающий груз, подписываются в дорожной ведомости, а представитель транспортной организации расписывается за сданный груз в железнодорожной накладной и отбирает доверенность у грузополучателя.

При поступлении запасов без тары их приемка производится по количеству и качеству в месте вскрытия и разгрузки вагонов (баржи, трюмы, судна). При этом выписывают специфический документ - отвес, в котором указывают состояние груза, количество запасов по транспортным документам и фактически принятых. Если же запасы поступили в тары, то на станции (пристани, аэропорт) назначения они принимаются только по количеству мест и весу брутто, а после доставки на склад получателя – по количеству и качеству единиц, упакованных в каждое место или весу нетто. При выдаче груза без проверки количества мест (веса) представитель транспортной организации должен сделать отместку на транспортном документе.

Если при приемке груза установлено повреждение состояния транспортных средств (вагона, баржи, трюма судна), упаковки и тары, выявлено несоответствие между наименованием, массой или количеством мест груза в натуре с данными транспортных документов, установлены следы хищений, повреждений или порчи груза, а также другие нарушения действующих правил перевозки грузов на соответствующем транспорте, станция (пристань, аэропорт) по своей инициативе или по требованию грузополучателя производит обязательную проверку количества мест, массы и состояния фактически поступившего груза, либо взвешивание части груза и проверку содержимого каждого поврежденного места в соответствии с картами, упаковочными ярлыками, описями и другими документами. В случае выявления недостачи и порчи груза, превышающих норму естественной убыли или норму расхождения в показании веса, установленного на станции (пристани, в аэропорту) отправления по сравнению с весом, зафиксированным на станции (пристани, в аэропорту) назначения, а также при установлении других расхождений и нарушений, свидетельствующих о ненадлежащем выполнении договора перевозки, представители грузополучателя должны потребовать от транспортной организации составления коммерческого акта.

Коммерческий акт составляется в трех экземплярах, и в нем указывается число мест или вес груза по железнодорожной накладной (коносаменту, авианакладной), фактический вес, выявленное расхождение, приводится краткое описание состояния груза. Номер акта и дата составления указываются в транспортном  документе. Коммерческий акт является основным документом для предъявления грузополучателем претензии и иска к транспортной организации, либо поставщику –грузоотправителю, если органы транспорта не виновны в выявленных расхождениях при приемке грузов. Если к проверке были приглашены эксперты, то их заключение оформляют отдельным актом, и в этом случае в коммерческом акте делается специальная отметка об изменении стоимости груза.

Коммерческий акт не составляется также при наличии записи в железнодорожной накладной (коносаменте, авианакладной) о приеме грузов к перевозке в поврежденной таре. В этих случаях претензии о недостаче грузов предъявляют не к транспортной организации, а к поставщикам.

При утрате документов, приложенных к накладной, простое вагона (баржи, трюма судна) и в некоторых других случаях составляется акт общей формы.

Все вышеуказанные формы актов должны быть оформлены в строгом соблюдении установленного порядка.

Претензию о возмещении причиненного ущерба грузополучатель (покупатель) должен заявить транспортной организации или поставщику в письменной форме. К ней прилагают коммерческий акт или акт общей формы и другие документы, обосновывающие предъявленные иски.

Доставка полученных со станции (пристани, из аэропорта) назначения грузов до склада организации осуществляется менеджером (экспедитором), или грузы сдаются для перевозки работникам (шоферам) своей или автотранспортной организации. Эти лица несут полную материальную ответственность за сохранность грузов в пути. При этом менеджер (экспедитор) выписывает товарно0транспортную накладную от трех до пяти экземпляров.

При доставке грузов менеджером (экспедитором) собственным автомобильным транспортом организации оформляют товарно-транспортную накладную в трех экземплярах, в них должны быть подписи менеджера (экспедитора), удостоверяющего факт отправки груза и заведующего складом, подтверждающего получение грузов. Из них первый экземпляр накладной после приемки грузов остается у заведующего складом, второй –представляет менеджер (экспедитор) в бухгалтерию при своем отчете, и последний экземпляр накладной передается шоферу с распиской заведующего складом, подтверждающего выполненную работу по его путевому листу.

При перевозке грузов менеджером (экспедитором) автотраснпором сторонней организации накладная выписывается в четырех экземплярах: два из них с распиской заведующего складом о получении грузов, передают шоферу, один представляет менеджер (экспедитор) в бухгалтерию при своем отчете, один – остается у заведующего складом, и представляется в бухгалтерию при отчете.

При доставке грузов со станции (аэропорт) на склад несколькими рейсами менеджер (экспедитор) может транспортную накладную в четырех экземплярах.

После сдачи груза на склад на всех трех экземплярах товарно-транспортной накладной расписывается шофер, заведующий складом и ставится штамп грузополучателя. Из них один экземпляр накладной остается у грузоплучателя, а два – передается шоферу, один из которых с распиской заведующего складом в приемке груза шофер возвращает менеджеру (экспедитору) в подтверждении того, что груз вручен грузополучаьелю. Последний экземпляр товарно-транспортной накладной остается у шофера для подтверждения выполненной автотранспортом работы по перевозке грузов.

С целью контроля за своевременным получением и полной доставкой грузов, а также за использованием выданных доверенностей менеджер (экспедитор) ежедневно предоставляют в бухгалтерию отчет о принятых грузах в двух экземплярах с приложением документов, подтверждающих получение грузов (железнодорожные накладные, коносаменты, авианакладные, коммерческие акты, счета –фактуры поставщиков) и товарно-транспортные накладные, удостоверяющие приемку грузов соответствующими материально-ответственными лицами (заведующими складами, секциями складов).

После проверки бухгалтерия расписывается в получении отчета на втором его экземпляре и оставляет у менеджера (экспедитора). На основе проверенного бухгалтером отчета в книге регистрации выданных довернностей делают отметки об их использовании. По представленным товарно-транспортным накладным осуществляется контроль за своевременным и полным оприходованием грузов и правильностью расчетов в автотранспортными организациями.

В крупных городах имеются специальные контейнерные транспортно-экспедиторские контры, которые на договорных началах осуществляют приемку грузов на станциях (пристанях, в аэропортах) назначения и их достаку на склад организации. При этом они несут полную материальную ответственность перед организацией за правильное оформление приемки грузов и сохранность при их доставке.

Порядок приемки организации запасов от местных поставщиков зависит от того, кем доставлен запас и в каком виде он доставлен –затеренном (упакованном)или незатаренном (распакованном).

Количественную и качественную приемку запасов от местных поставщиков производят, как правило, на складе поставщика, если запасы доставляются менеджером (экспедитором) или шофером организации или на складе покупателя, если доставляется транпортом поставщика.

Приемка запасов по количеству и качеству на предприятиях должна осуществляться в соответствии с Инструкцией о порядке приемки продукции и товаров по количеству и качеству.

Для получения запасов на складе поставщика представитель (менеджер) организации обязан представить доверенность и документ, подтверждающий его личность. При отпуске запасов поставщиком отбирается доверенность, а менеджеру выдаются все необходимые сопроводительные документы (счета-фактуры, товарно-транспортные накладные, сертификаты соответствия и др) и приемка запасов осуществляется путем проверки соответствия и качества запасов данным сопроводительным документам.

При этом запасы и запасы, имеющие фабричную упаковку (в пачках, бандеролях и др), менеджер (экпедитор) должен принимать по количеству мест и массе брутто без промера и просчета содержимого, а остальные запасы – по количеству товарных единиц и массе нетто. В этих случаях необходимо тщательно проверить исправленные тары, маркировки, состояние упаковки, целостность и исправность бандеролей и пломб.

Приемку затавренных запасов необходимо оформить надписями на сопроводительных документов поставщиков «Товар принят по массе брутто и количеству мест без фактической проверки» и «Товар принят по качеству согласно документам поставщика без фактической проверки», заверенными подписями сдавшего и принявшего запасов. Эти отметки лишают поставщика возможности оспаривать данные о принятии запасов по количеству и качеству согласно сопроводительным документам и подписям в случае установления в дальнейшем на складе фактов недостачи, несоответствия качества, комплектности запасов. В этом случае количественная приемка по весу нетто, количеству и ассорти запасов производится уже на складе организации.

Если при приемки запасов на складе поставщика будет установлена неисправность тары или маркировки менеджер (экспедитор) должен потребовать вскрытия тары и проверки содержимого по количеству единиц, качеству и массе нетто. Таким же образом по количеству единиц, массе нетто и по качеству осуществляется приемка запасов без тары или в открытой на складе поставщика. С момента росписи на сопроводительном товарном документе о приемке запасов и тары  на складе поставщика ответственность за доставку и сохранность несет менеджер  или шофер организации.

Администрация организации представляет поставщикам список должностных лиц, которым выданы доверенности на право приемки запасов, завозимых в порядке централизованной доставки. Номер и дату доверенности отмечают лица, доставившие запасы, во всех экземплярах товарно-транспортной накладной.